Nos 5 conseils pour anticiper un changement de bureau sans stress

Faustine Rohr-Lacoste par Faustine Rohr-Lacoste | 30 juillet, 2018

Les déménagement sont difficiles à gérer, d’autant plus lorsqu’il s’agit des bureaux d’une entreprise. Trouver un nouveau local, résilier le bail précédent, organiser le déménagement en perturbant au minimum le travail des équipes... la liste est longue !

Chez Spendesk, nos effectifs ont doublé en une année seulement, afin de ne pas pénaliser nos activités commerciales et surtout préserver le bien-être des salariés, un déménagement s’imposait. Nous vous donnons ici toutes nos astuces pour bien préparer un changement de bureau, sans stress !

 #1 - Déménagement fin 2018 ? Anticipez

Notre premier conseil est bien évidemment : anticiper ! Il est primordial, quelle que soit la taille de l’entreprise (bien que plus l’entreprise compte d’employés, plus l’organisation est complexe), de vous y prendre minimum six mois à l’avance. En effet, entre le temps de trouver le bureau parfait pour tous (et croyez-nous, chacun a des critères de sélection différents), que ce dernier se libère et que vous puissiez y emménager… vous pouvez compter plusieurs mois.

#2 - 700m2 pour 40 personnes ? Voyez Grand

Un seul mot d’ordre : think BIG ! Les entreprises qui grandissent vite doivent être capable de voir loin, en choisissant des locaux trop grands le jour du déplacement pour anticiper une nouvelle augmentation d’effectifs dans les années futures. Chez Spendesk, nous avons décidé que l’année 2018 sera celle de l’accélération: nous passerons de locaux de 200 mètres carrés à...700 mètres carrés pour suivre notre croissance et celle de nos équipes ! Ainsi, quand vous cherchez de nouveaux locaux, réalisez un audit de sa capacité et correlez-le avec vos objectifs de croissance. Au final, “voir très grand” peut vous permettre de réaliser d’importantes économies : au lieu de changer trop souvent de locaux, vous optimiserez les transitions et pourrez même sous-louer un partie de vos locaux au départ !
 
Nos anciens bureaux

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#3 - Juillet ou Octobre ? Trouvez le bon moment

Que ce soit pour bénéficier de prix avantageux lors de votre déménagement ou pour avoir l’aide de plusieurs personnes, pensez à la saison pendant laquelle vous changerez de locaux. Il est bon à savoir que de début mai à fin septembre les prix des services de déménagement augmentent. Il est également conseillé de déménager en semaine pour bénéficier de l’aide dont vous auriez besoin ou de vous assurer que les services dont vous aurez besoin sont ouverts.

#4 - EDF, Free… ? Ne négligez aucun détail

Déménagement rime souvent gestion des contrats. Résilier son contrat EDF, changer d’adresse, établir un nouveau contrat internet.. autant de procédures chronophages et complexes à gérer. N’hésitez pas à vous faire accompagner par des experts pour simplifier votre transition et être opérationnel plus rapidement. Pensez aussi à l’aspect sécurité du nouveau lieu. Pour cela, vous pouvez rencontrer le gestionnaire de l’immeuble et le représentant du propriétaire qui vous informera de tous les aspects sécuritaires dont vous devez être au courant pour assurer la protection de vos employés.
 

Pour préserver toutes vos données informatiques, il est essentiel de faire l’inventaire du parc informatique de chaque poste et de s’assurer qu’il y ait une archive de tous les documents pour permettre la traçabilité des informations de chacun. Le meilleur moyen de sauvegarder tous les documents est bien évidemment d’utiliser des solutions Cloud sécurisées.

#5 - Standing desk et salle de call ? Soyez innovant

Vous aurez surement besoin et surtout envie de faire des aménagements dans vos nouveaux bureaux. Pensez à inclure vos collaborateurs dans la réflexion afin de compiler les inputs et feedbacks de tous. L’équipe sales vous demandera certainement des salles de call, l’équipe produit de grands écrans, l’équipe marketing un espace dédié pour organiser des évènements...Il est donc essentiel de penser à l’organisation de l’espace de travail tant d’un point de vue stratégique qu’ergonomique.
 
Dans l’élaboration des plans de salles et des tables, il faudra penser à la dynamique des groupes, au placement des managers, des nouveaux ou des salariés déjà bien établis. La fluidité de la circulation est primordiale mais également l’énergie qui se propage entre les individus.
 
Vous pourriez également communiquer sur de nouveaux modes d’organisation de l’espace et du travail, même s’il est plus prudent d’instaurer des phases test sur ce genre d’initiatives. Ainsi, vous pourrez proposer des espaces de co-working, un système de changement quotidien de bureau et de voisin ou une période d’essai en télétravail...sans oublier un espace de détente destiné au repos des salariés. En plein Mondial de football, les équipes de Spendesk ne pouvaient rêver mieux!
 
 

Avec ces 5 conseils, vous pourrez appréhender votre futur déménagement plus sereinement. Un déménagement est l’occasion de créer de nouvelles dynamiques, alors n’hésitez pas à capitaliser dessus. Chez Spendesk, notre futur déménagement répond à notre ambition: Think Big and Be Bold.

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TOPICS : Gestion des dépenses

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