Warum wir bei Spendesk die größten Fans unserer Software sind
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Veröffentlich am 3. Juli 2020
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Verschiedene Branchen bringen unterschiedliche Vorteile und Vergünstigungen mit sich, wer im Restaurant bedient, darf vor oder nach der Schicht dort essen, andere bekommen in der Kosmetikbranche kostenlose Produkte zum Ausprobieren.
Das ist in der Techbranche (leider) nicht der Fall, eine Software ist als Produkt weniger greifbar. Aber das schöne bei Spendesk ist, dass wir alle neuen Funktionalitäten immer als erstes testen dürfen. Jeder Mitarbeiter hat ein Spendesk-Konto und die größten Fans der Software sind wahrscheinlich wir selbst.
Wie unsere Buchhalterin, die Mitarbeiter aus Marketing, Sales, Data, Product und nicht zuletzt unser CEO Spendesk verwenden, erfahren Sie in diesem Artikel. Wir haben sie nicht nur gefragt, wie sie Spendesk nutzen, sondern auch welches Feature ihnen am meisten Mehrwert bringt und was sie zuletzt mit Spendesk bezahlt haben.
Tipp: Sie können im Inhaltsverzeichnis direkt zu dem Abschnitt springen, der Sie am meisten interessiert.
Inhaltsverzeichnis:
1. Emilia, Customer Success Managerin
Ich benutze Spendesk hauptsächlich, wenn ich zu meinen Kunden nach Deutschland reise. Mit einer virtuellen Karte zur einmaligen Verwendung buche ich meine Zug- oder Flugtickets und reserviere meine Unterkunft in einem Hotel oder Airbnb.
Vor Ort bezahle ich auf Geschäftsreisen meine Mahlzeiten mit meiner physischen Spendesk-Karte. Da Kartenzahlungen in Deutschland leider nicht immer akzeptiert werden, reiche ich außerdem regelmäßig meine Spesenabrechnungen über Spendesk ein.
Ich mag die kleine Benachrichtigung in der App nach einer Zahlung mit der Spendesk-Karte, die mich daran erinnert, direkt ein Foto von meinem Beleg zu machen. Wenn das Foto nicht perfekt ist, wird es automatisch passend zugeschnitten.
Insgesamt bin ich auf Dienstreisen viel gelassener, weil ich eine bessere Übersicht über meine Ausgaben habe. Ich weiß, was ich mit Spendesk bezahlt habe, ob ich meinen Beleg bereits hochgeladen habe und wann ich nach meiner Spesenabrechnung das Geld zurückerstattet bekomme.
Ich habe Spendesk zuletzt verwendet, um eine Spesenabrechnung für ein Taxi zurück zum Flughafen nach einem Kundentermin in Hamburg einzureichen. Der Termin hat länger gedauert als erwartet, daher war es zu spät, um die Öffentlichen zu nehmen, und ich konnte dann im Taxi nur bar bezahlen.
2. Alexandre, Head of Data
Im Data- Team verwenden wir Spendesk hauptsächlich, um Rechnungen und Abos für verschiedene Tools zu bezahlen. Ab und zu nutze ich Spendesk auch, um Mittag- oder Abendessen für das Team zu bezahlen, das fördert den Zusammenhalt.
Für mich persönlich hat Spendesk zwei große Vorteile: Ich gewinne wertvolle Zeit, und behalte die Übersicht. Es ist zum Beispiel super einfach, eine Rechnung an das Finanzteam zu schicken. Ich lade sie einfach auf die Plattform hoch und das war’s dann auch schon. Ich muss mich um nichts weiter kümmern, alles erledigt sich von selbst.
Mein letzte Zahlung via Spendesk war eine Rechnung für Looker, eines unserer Tools. Dafür habe ich die Funktion "Upload my Invoice" verwendet. Mein Lieblingsfeature sind aber eindeutig die virtuellen Karten für wiederkehrende Zahlungen wie die Abonnementverwaltung. Extrem einfach zu benutzen!
3. Eva, Buchhalterin
Spendesk hat gerade für mich als Buchhalterin mehrere Vorteile:
Ich habe auf meinem Schreibtisch keinen Papierstapel mit Rechnungen mehr, denn dank Spendesk ist alles digitalisiert. Ich brauche nur noch mein Macbook, meine Wasserflasche (und ein paar Kekse) - sonst nichts!
Insgesamt gibt es weniger Probleme mit meinen Lieferanten, denn ich bearbeite die Rechnungen jetzt doppelt so schnell wie vorher und kann sichergehen, dass sie pünktlich bezahlt werden.
Ich sehe in Echtzeit, wer gerade wofür Geld ausgibt und kann Karten bei Bedarf mit einem Klick sperren, ohne dass ich unsere Bank oder eine überteuerte Servicenummer anrufen muss.
Unsere Mitarbeiter haben mehr Autonomie und können selbst online bezahlen. Für mich bedeutet das: Ich muss selbst viel weniger Zahlungen durchführen. Bei Spendesk haben wir außerdem seit kurzem ein neues Feature, das „Play by the rules” heißt und Karten blockiert, wenn ein Mitarbeiter zu viele fehlende Belege hat. Das ist wahnsinnig praktisch und hilft bei der Jagd nach fehlenden Belegen.
Für den Monatsabschluss brauche ich jetzt nur noch halb so viel Zeit, stattdessen kann ich mich auf Aufgaben konzentrieren, die einen höheren Mehrwert haben.
Dank der virtuellen und physischen Spendesk-Karten werden von den Mitarbeitern insgesamt viel weniger Spesenabrechnungen eingereicht. Und die verbleibenden Abrechnungen sehe ich in Echtzeit und nicht erst sechs Monate später. Sie werden in digitaler Form eingereicht und sind bereits vom zuständigen Manager genehmigt. Die Spesen kann ich mit einem Klick zurückerstatten.
4. Rodolphe, CEO & Gründer
Ich nutze Spendesk vor allem zur Verwaltung meiner Reisekosten und Spesen d.h. für Geschäftsessen mit Kunden, Flugtickets, Taxis und Hotelreservierungen. Dafür verwende ich unterwegs meine physische Spendesk-Karte. Für Online-Einkäufe nutze ich virtuelle Karten, unser Spesen-Modul für die Rückerstattung von Auslagen verwende ich, wenn ich z.B. nur bar bezahlen kann.
In meiner Rolle als CEO nutze ich Spendesk außerdem regelmäßig, um die Ausgaben der verschiedenen Teams zu analysieren. Wenn ich eine bestimmte Ausgabe genauer verstehen möchte, suche ich einfach in Spendesk nach der entsprechenden Transaktion.
Es ist mir wichtig, den Überblick über alle Ausgaben meines Unternehmens zu behalten und dank Spendesk kann ich mit nur wenigen Klicks auf alle Zahlungen zugreifen – bei Bedarf nach Kostenstelle, Team oder Projekt sortiert. Es beruhigt mich zu wissen, dass wir einen klaren und effizienten Prozess haben und ich sehen kann, dass jeder Euro im Unternehmen sinnvoll ausgegeben wird.
An unserem Produkt begeistert mich vor allem die Möglichkeit, Belege und Rechnungen direkt an unseren Bot Marvin weiterleiten zu können. Mit Hilfe von OCR-Technologie werden alle wichtigen Informationen ausgelesen und die Rechnung kann im System direkt der richtigen Zahlung zugeordnet werden, noch bevor das Finanzteam sie bearbeitet.
5. Elisabeth, Head of Product
Ich verwende Spendesk in zweifacher Hinsicht. Als Angestellte nutze ich Spendesk für Zahlungen online, unterwegs und für das Einreichen von Rechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern. Daher nutze ich regelmäßig alle auf Spendesk verfügbaren Zahlungsmethoden. Als Managerin kontrolliere und validiere ich zudem die Ausgaben, die von den Mitgliedern meines Teams getätigt werden.
Es liegt wahrscheinlich an meinem Beruf, aber ich mag vor allem Funktionalitäten, die sich perfekt in den Alltag der Anwender integrieren. Als Angestellte finde ich die virtuellen Karten in all ihren Formen (Desktop, mobil oder über die Chrome-Erweiterung) sehr praktisch, das begeistert mich jedes Mal!
In meiner Rolle als Managerin gefällt mir vor allem die Integration mit Slack. Damit werde ich sofort über eine neue Anfrage in Spendesk informiert und kann sie in zwei Sekunden direkt in Slack validieren. Ich kann eine Anfrage mit einem Klick zwischen zwei Meetings oder in der U-Bahn freigeben, ohne den Antragsteller unnötig lange warten zu lassen. Das erleichtert meinem Team und mir den Alltag ungemein!“
6. Sophie, Business Developer UK
Als Business Developer für Großbritannien mit Sitz in Frankreich verwende ich Spendesk vor allem, wenn ich von Paris nach London reise, um Kunden zu treffen. Mit den virtuellen Karten buche ich meine Zugtickets und Hotels, vor Ort bezahle ich mit meiner physischen Karte, z.B. um mir vor meinen Meetings noch kurz einen Kaffee zu holen.
Für mich liegt der Hauptvorteil von Spendesk in der Benutzerfreundlichkeit. Ich muss nicht mehr alle meine Belege von meinen Geschäftsreisen bis zum Monatsende in meinem Geldbeutel mit mir herumtragen, stattdessen mache ich einfach ein Foto und lade den Beleg direkt in die mobile App, das war’s.
Aber die virtuellen Karten zur einmaligen Verwendung finde ich noch besser! Bevor ich zu Spendesk kam, wusste ich nicht einmal, dass es diese Art von Karten überhaupt gibt. Virtuelle Karten sind nicht nur modern, sondern auch sehr intuitiv zu verwenden, bei Gesprächen mit Interessenten ist das häufig ein richtiger Wow-Effekt!
7. Stephanie, Head of Marketing
Ich habe drei verschiedene Rollen bei Spendesk. Ich bin Angestellte, Managerin und Budgetverantwortliche.
Im Alltag validiere ich in Spendesk täglich die Ausgaben meines Teams und
führe selbst meine eigenen Zahlungen durch. Am Ende des Monats schaue ich mir dann an, wie wir unser Budget verwendet haben, und bespreche mit dem Finanzteam, wie wir die Budgets optimieren können.
Für mich sind die beiden Hauptvorteile von Spendesk Zeitersparnis und Benutzerfreundlichkeit. Spendesk hat es mir ermöglicht, die Zeit, die ich zuvor für administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Budgetverwaltung aufgewendet habe, drastisch zu reduzieren. Jetzt kann ich die Einkäufe meines Teams im Handumdrehen verfolgen, alles läuft in einer Plattform zusammen.
Zuletzt habe ich mit "Submit My Invoice" die Rechnung der Agentur bezahlt, die an unserem neuen Werbevideo arbeitet – aber am besten gefällt mir unsere Integration mit Slack. Slack ist aus unserem Arbeitsalltag bei Spendesk nicht mehr wegzudenken und ich kann die Ausgaben meines Team mit einem Klick genehmigen.
Spendesk wurde entwickelt, um Finanzteams den Alltag zu erleichtern, doch die Vorteile sind teamübergreifend. Wenn Sie erfahren möchten, wie Spendesk auch Ihrem Team helfen kann, dann können Sie hier ganz unverbindlich einen Termin mit einem unserer Experten vereinbaren.
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