Arbeitswelt im Wandel: Digitalisieren Sie jetzt Ihre Finance & HR Tools

Personal- und Finanzabteilungen haben mehr Gemeinsamkeiten, als man zunächst glauben könnte: Auch wenn die Aufgaben der Teams sehr unterschiedlich sind, spielen Papierkram und komplizierte Excel-Tabellen bei beiden noch immer eine (zu) große Rolle. Warum es sich lohnt, veraltete Prozesse gerade jetzt zu digitalisieren und wie damit im Idealfall die Produktivität in allen Teams gesteigert werden kann, erfahren Sie in diesem Artikel.

Zunächst müssen wir zugeben, dass viele deutsche Firmen bei allem, was Digitalisierung angeht, leider spät dran sind: “Die Corona-Krise hat uns die Bedeutung digitaler Technologien für Wirtschaft, Verwaltung und Gesellschaft sehr klar vor Augen geführt. Die Krise ist ein Weckruf, die Digitalisierung nun massiv voranzutreiben", sagte Bitkom-Präsident Achim Berg damals in einem Interview.

Digitalisierung als Wettbewerbsvorteil

Wir erinnern uns an die Zeiten vor Corona, als es in Deutschland noch viel Kritik an der Digitalisierung gab. Home Office war nicht nur in traditionellen Firmen oft ungern gesehen, denn Manager:innen konnten sich irgendwie nicht vorstellen, dass jemand zu Hause wirklich produktiv ist.

Doch die Zeiten haben sich geändert und Firmen, die den Sprung ins digitale Zeitalter bereits geschafft haben, sind allen anderen einen großen Schritt voraus.

Gemäß Angaben der Bundesnetzagentur gibt etwa ein Viertel (27 Prozent) der Unternehmen an, bereits eine Digitalisierungsstrategie implementiert zu haben. Während die Mehrheit der großen Unternehmen (69 Prozent) über eine solche Strategie verfügt, liegen die entsprechenden Anteile bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) niedriger. Hier gibt es also noch Luft nach oben!

In einer Studie von Bitkom stimmen 48% der mehr als 600 befragten Unternehmen im Jahr 2020 folgender Aussage zu: “Wettbewerber aus unserer Branche, die frühzeitig auf Digitalisierung gesetzt haben, sind uns voraus”. Zum Vergleich: 2017 waren es nur 36%. “Besser spät als nie” ist jetzt das Motto für viele Firmen, die den Anschluss nicht komplett verpassen möchten, doch wo fängt man am besten an mit dieser Digitalisierung?

Schritt 1: Digitalisierung von Daten in Finance & HR

Ein erster Schritt kann es sein, dort anzusetzen, wo viele administrative Aufgaben die Mitarbeitenden davon abhalten, sich auf die Kernaufgaben ihrer Arbeit zu konzentrieren. Ein konkretes Beispiel ist die Hassliebe zu Excel, nicht nur im Finanzteam. Tabellen mit Spesenabrechnungen, Listen mit fehlenden Kreditkartenbelegen oder die Kalkulation von Urlaubstagen, das alles findet man in diversen Excel-Tabellen auf dem Firmenserver oder verschiedenen Desktops. Doch wenn am nächsten Tag plötzlich Home Office auf dem Programm steht, kann nicht mehr auf alle Dokumente zugegriffen werden, da wird es schnell schwierig, den Überblick zu behalten.

Doch es geht auch anders: Wenn in einem ersten Schritt die im Unternehmen verfügbaren Daten digitalisiert werden, führt dies bereits zu mehr Flexibilität. Wenn alle Mitarbeitenden von überall aus Zugang zu wichtigen Daten haben, ist es egal, ob das gesamte Team im gleichen Büro sitzt, oder ob einige Mitarbeitende regelmäßig im Home Office arbeiten – alle bleiben handlungsfähig.

Durch die Digitalisierung von Daten geht außerdem keine wertvolle Zeit mehr mit der Suche nach der letzten Version des besagten Excels verloren, stattdessen liegen Daten in Echtzeit vor und die Gefahr von Fehlern und Frustration sinkt. Im Idealfall steigt dadurch langfristig gesehen die Produktivität der Teams. Aber wie kann die Digitalisierung konkret für Finanzteams aussehen?

Cashflow als Priorität für Finanzteams

Für Finanzteams ist es, gerade in Krisenzeiten, extrem wichtig, die Kontrolle über den Cash Flow zu behalten, sodass strategische, faktenbasierte Entscheidungen für die Zukunft der Firma getroffen werden können. Eine Umfrage innerhalb der CFO Connect Community unter Finanzverantwortlichen in kleinen und mittelständischen Unternehmen hat ergeben, dass die derzeitigen Prioritäten von Finanzteams neben Cashflow und Forecasting auch Remote Prozesse sind.

Cash Management ist natürlich nicht nur in Krisenzeiten die absolute Priorität von Finanzteams. Im Alltag sorgen jedoch chaotische Prozesse, Excel, sowie geteilte Kreditkarten für einen Mangel an Übersicht und Kontrolle.

Freigabe-Workflows, auch für größere Summen, werden am Telefon, über Chat-Systeme und per E-Mail erteilt. Dies führt in Kombination mit den mehr oder weniger bewährten Excel-Tabellen zu einem hohen Frustrationslevel - innerhalb des Finanzteams und bei den anderen Mitarbeitern.

Echtzeit-Übersicht, Richtlinien & Freigabeprozesse

Daher ist es wichtig, dem Finanzteam in Echtzeit Zugriff auf alle Ausgaben und Transaktionen zu geben, die mit physischen oder virtuellen Kreditkarten online oder unterwegs getätigt werden. Diese Daten sollten mit anderen Rechnungen z.B. für monatliche Abos, in einer Benutzeroberfläche zusammenlaufen. Für die Buchhaltung bedeutet das: Kostenübersicht in Echtzeit. Sie wissen immer, wer gerade wie viel ausgegeben hat, wo sich für den nächsten Monat Kosten sparen lassen und ob die Teams ihr Budget respektieren. Dies ist auch für das Forecasting für die kommenden Monate essentiell.

Ein weiteres Problem sind oftmals unklare, interne Richtlinien: Mitarbeitende wissen selten, wie viel sie wirklich pro Monat ausgeben dürfen und welche Ausnahmeregelungen dabei gelten. Dies führt zu langen E-Mail Konversationen, Anrufen bei Manager:innen und Überziehen des Budgets. Am Ende des Monats geht dann für alle die Suche nach den Belegen los. Wer Glück hat, findet alle, der Rest macht sich keine Freunde in der Buchhaltung.

Eine schnell implementierbare Lösung dafür sind klare Richtlinien und ein dezentrales Freigabesystem. Konkret heißt das, Mitarbeitende müssen ihre Ausgaben nicht mehr per E-Mail oder mündlich von ihrem/ihrer Vorgesetzten bestätigen lassen. Stattdessen erhalten sie pro Monat ein Budget, über das sie frei verfügen dürfen. Alle weiteren Ausgaben, die diesen zuvor festgelegten Rahmen überschreiten, können vom/ von der zuständigen Manager:in abgesegnet werden.

Belege & Spesenabrechnungen digitalisieren

Der/die Manager:in wird sofort per Push-Benachrichtigung oder E-Mail über eine neue Anfrage informiert. Nachdem der/die Manager:in die Anfrage mit einem Klick freigegeben hat, kann das Teammitglied eine virtuelle Kreditkarte für einen einmaligen Zahlungsvorgang erstellen, und dann online mit diesem sicheren Zahlungsmittel bezahlen.

Das Teammitglied erhält nach der Zahlung eine automatische Erinnerung, den Beleg hochzuladen. Dieser wird mit Hilfe von Auto-Kategorisierung der richtigen Kostenstelle zugeordnet und das Finanzteam kann alle Daten am Monatsende direkt in die Buchhaltungssoftware, z.B. DATEV, exportieren.

Anfragen, die z.B. das Monatsbudget überschreiten oder nicht essentiell sind, können mit einer kurzen Erklärung von der budgetverantwortlichen Person abgelehnt werden. Die Mitarbeitenden werden durch dieses System agiler und verwenden weniger Zeit auf administrative Aufgaben, wie z.B. Spesenabrechnungen – denn die machen, wenn wir ehrlich sind, keinem wirklich Spaß.

Finanzteam, HR und Mitarbeitende profitieren

Durch die Digitalisierung dieser Abläufe verbessert sich auch die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Teams, administrative Aufgaben werden für alle Mitarbeitenden verringert und sie können sich auf strategisch wichtigere Projekte konzentrieren. Die Wettbewerbsfähigkeit wird erhöht (das freut das Finanzteam) und die Mitarbeitenden sind insgesamt zufriedener (HR ist happy). Die Digitalisierung von HR- und Finanzprozessen führt zu Gewinnern auf der ganzen Linie und zeigt, dass es mit ein bisschen gutem Willen und den richtigen Lösungen auch anders geht, denn seien wir mal ehrlich: wer mag lange Excel-Tabellen wirklich?

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