​Quels types de factures dématérialisées pour son entreprise ?
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Comptabilité 3 min

​Quels types de factures dématérialisées pour son entreprise ?

Faustine Rohr-Lacoste

S’il y a bien une chose que l’on souhaite améliorer (plus précisemment diminuer) quand on traite des factures fournisseurs, c’est le temps qu’on y passe. Fort heureusement il existe aujourd’hui un moyen très simple de réduire jusqu’à 50% de ce temps : les factures dématérialisées (aussi appelée factures électroniques).

En terme de gestion des dépenses, dématérialiser les factures fournisseurs constituent un levier majeur de réduction des coûts et une source de productivité importante !

Depuis 2004, les entreprises sont autorisées à envoyer des factures dématérialisées, c’est à dire émises et reçues au format électronique. La loi de finances 2020 prévoit d’ailleurs la généralisation de la facturation électronique interentreprises dès 2023.

Nous l’avons vu en introduction, la dématérialisation des factures permet d’en réduire le temps de traitement de 50%. Mais elle permet également d’en diviser par deux le coût de traitement, soit 7,50€ au lieu de 15€.

Entre gain de temps et économies, la facture dématérialisée permet aussi au service comptabilité d’être plus efficace sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

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Mais comme vous l’aurez compris dans notre titre, il existe plusieurs types de factures dématérialisées, et plusieurs processus pour y parvenir. 

Évidement cela va dépendre de votre niveau de dématérialisation, mais aussi de celui de vos fournisseurs et de vos clients afin de créer un échange de données de facturation fluide, organisé et productif.

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Quels sont les différents types de factures dématérialisées ?

La facture dématérialisée à partir d’un format papier

Si tout ou une partie de vos fournisseurs envoient exclusivement des factures papiers, alors il est possible de les dématérialiser vous même en les numérisant. Cela vous permettra ensuite de les intégrer directement dans vos systèmes comptables informatisés.

Notez bien que, dans ce cas précis, seul l’exemplaire original au format papier est valable en cas de contrôle fiscal. Il faudra bien le garder et l’archiver quelque part en sécurité.

La facture dématérialisée simple

Vos fournisseurs ont la possibilité de vous transmettre, en plus de la version papier, les données de facturation par voie électronique.

Il revient ensuite à votre entreprise de les intégrer dans votre système comptable. Seule la facture papier fera foi d’un point de vue légal.

La dématérialisation fiscale des factures

Si vos fournisseurs et clients possèdent les outils informatiques nécessaires au traitement des factures dématérialisées, alors le format papier n’est plus nécessaire. 

Mais dans ce cas, la transmission de factures dématérialisées doit obéir à des règles qui permettent de garantir son authenticité, sa lisibilité et l’intégrité de son contenu.

Du côté de vos partenaires, la réception, la lecture, le circuit de validation électronique et la sauvegarde automatique des informations sont autant d’enjeux auxquels ils doivent être préparés pour se différencier de la concurrence.

Deux formats de factures existent pour répondre à toutes les conditions légales et réussir le grand tournant de la dématérialisation des factures fournisseurs et clients : 

  1. La facture structurée : format devant répondre aux normes exigées par l’administration fiscale (ex: XML, EDI iDoc). Ils permettent de ne plus garder les versions papiers et sont indispensables pour harmoniser le balisage, la syntaxe et simplifier la collecte d’informations, notamment en cas de contrôle fiscal. Cette solution est la plus perfectionnée de nos jours.
  2. La facture non-structurée (ou “simple”) : format PDF ou JPEG, donc non modifiable et non sécurisé. Il est beaucoup plus difficile d’enregistrer les informations avec ce type de format. En apparence elle est moins coûteuse, mais elle coûte plus de temps de traitement. Dans ce cas, la signature électronique authentifie le document et l’envoi d’un double au format papier n’est pas nécessaire.

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Quels types de factures dématérialisées adopter ?

Bien évidemment, pour choisir un type de dématérialisation de la facturation il va dépendre de chaque entreprises et de ses moyens.

Mais il convient d’adopter une solution qui correspond aux outils de vos fournisseurs et clients. De cette manière les informations que vous leur enverrez pourront être lues et traitées correctement par leurs services administratifs et comptables.

Les fournisseurs peuvent aussi vous aider à accompagner votre transformation digitale, c’est pourquoi il faut les choisir en fonction des systèmes qu’ils proposent. 

Adopter la dématérialisation des factures nécessite un investissement préalable dans les outils numériques nécessaires à leur bon traitement. La GED (pour Gestion Électronique des Documents) est un outil numérique de consultation, de stockage et de récupération de vos données et factures. Cela peut également être fait via des ERP ou PGI.

Sur la thématique de la dématérialisation des factures, les meilleurs outils à la disposition des entreprises sont les solutions SaaS, plus innovantes et opérationnelles. Elles vous permettront, depuis n’importe où, de consulter en temps réel l’ensemble de vos factures, de les traiter en quelques clics, et ainsi diminuer les retards de paiement. Un vrai gain de temps et d’énergie !

Opter pour la dématérialisation de votre comptabilité fournisseur est un moyen concret d’accroître les performances de votre entreprise et donc de profiter d’un véritable avantage concurrentiel.

Des solutions de dématérialisation, telles que Spendesk, proposent des solutions complètent qui permettent de gérer l’ensemble du processus de facturation, mais aussi les paiements par carte et en ligne. Le tout au même endroit pour plus de sérénité !

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Faustine Rohr-Lacoste

Faustine is Head of Community at Spendesk. She is in charge of CFO Connect, a community of modern finance leaders.