Tuto : comprendre une facture en un clin d'oeil

Juliette Hervé par Juliette Hervé | 26 avril, 2019

Ah les factures...que ce soit dans le domaine perso ou pro, l’arrivée d’une facture amène toujours avec elle son lot d’angoisses et de paperasses. Comme nous n’avons pas tous la chance d’être des geeks de la finance, la compréhension des factures n’est pas toujours limpide.

Par exemple, savez-vous faire la différence entre le numéro de TVA et le numéro de facture ? Et la différence entre la date d’émission et la date d’échéance ? On vous promet qu’à la fin de cet article vous pourrez dire au revoir à toutes vos angoisses. Vous maîtriserez le sujet sur le bout des doigts et pourrez même faire forte impression lors des dîners mondains !

 

Qu’est-ce qu’une bonne facture ?

A quoi ressemble la facture parfaite ? C’est simple, vous devez toujours y retrouver ces éléments :

  • Le nom, l’adresse et le logo du fournisseur
  • Votre nom (ou raison social dans le cadre d’une entreprise), adresse et numéro client
  • La liste de vos achats (nom, description, quantité, prix unitaire, prix HT et prix TTC)
  • Le montant de la TVA appliqué
  • La réglementation liée à la facture
  • Les informations légales du fournisseur (informations de contact, statut et capital, Siret, code d’identification au RCS, numéro de TVA)

S’il s’agit d’un nouveau fournisseur, vous recevez soit son RIB (Relevé d’Identité Bancaire) ou bien une autorisation de prélèvement SEPA.

 

Reconnaître une bonne facture (et éviter les tentatives de fraudes)

Maintenant rentrons dans le détails pour vous aider à comprendre où se situe chaque élément et savoir les reconnaître. A la fin de cette article vous pourrez éviter les fraudes en un clin d'oeil, parce que la vraie facture n’aura plus aucun secret pour vous.

Les informations concernant le fournisseur

Pour savoir par quel fournisseur a été émise la facture, il suffit de regarder en haut à gauche de votre facture. Vous y trouverez :

  • Le logo du fournisseur
  • Le nom de l’entreprise
  • Son adresse
  • Les informations de contact (téléphone et/ou mail)

fournisseur-facture

En bas de page vous trouverez également d’autres informations, comme les coordonnées (très souvent le téléphone, mail et site internet), mais aussi :

pied-page-facture

 

Les informations concernant le récepteur

Une facture va être un petit peu différente en fonction de si vous êtes un particulier ou une entreprise. Mais les éléments qui identifient le payeur vont être les mêmes :

  • Le nom du récepteur (ou la raison sociale dans le cas d’une entreprise)
  • L’adresse du récepteur
  • Le numéro client
  • La TVA Intracommunautaire (dans le cas d’une entreprise)

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Les informations concernant l’achat

Evidemment, sans les détails du produit ou service acheté, la facture ne peut être valable et acceptée. C’est pourquoi il est très important de retrouver la liste des produits/services identifiés par :

  • Le nom ou code d’identification du produit/service
  • La description du produit/service
  • La quantité du produit/service
  • Le prix unitaire HT (Hors Taxe) du produit/service
  • Le montant HT du produit/service
  • Le montant de TVA (fixé en Europe à 20%, 10%, 5,5% ou 2,1%)
  • Le montant TTC (Toutes Taxes Comprises, soit le montant HT+TVA)

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Parfois sont ajoutés les acomptes, dans le contexte où une partie du montant de la facture a déjà été réglé en amont de la livraison.

 

Les informations complémentaires

Pour finir, on trouve également toujours les éléments suivants sur une facture :

  • Le numéro de facture (qui est une suite de chiffres ou caractères en haut de la facture)
  • La date d’émission (donc à laquelle le fournisseur a créé le document)
  • Les réglementations légales liées à la facture (qui précisent les conditions de règlement et les modalités en cas de retard de paiement par exemple)

 

Comment bien soumettre une facture pour enclencher le paiement

Si vous êtes un particulier, cette dernière partie ne va pas vous concerner. Par contre, si vous êtes en charge de la soumission des factures au sein de votre entreprise, alors on vous donne toutes nos astuces.

Dans les outils comptables vous devez renseigner les éléments suivants lorsque vous soumettez une facture :

  • Le prix TTC
  • La date d’émission
  • La date d’échéance (soit la date à laquelle le paiement doit être reçu)
  • Le nom du fournisseur (ainsi que son RIB si c’est un nouveau fournisseur)
  • Le numéro de la facture
  • Le détails de la facture (la raison pour laquelle la dépense a été faite)

Une fois toutes ces informations complétées, en fonction de votre outil comptable une notification de validation peut être envoyée au manager concerné par la dépense. A la fin du mois, toutes les factures validées peuvent alors être envoyées pour règlement.

Mais sachant qu’une entreprise gère en moyenne 100 factures par mois, il faut véritablement un processus clair et efficace. Avec les solutions désormais disponibles sur le marché, il n’est plus nécessaire de perdre autant de temps et d’argent !

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