Tableaux de bord de gestion : l’essentiel à savoir

Le tableau de bord de gestion est un outil très important pour les DAF mais qui, en pratique, n’est pas toujours adapté ou maîtrisé. Pourtant, ce dernier est essentiel dans leur travail au quotidien et au-delà de leur propre mission.

Dans un environnement en constante évolution et fortement marqué par la transformation digitale, la fonction de DAF (Directeur Administratif et Financier) a considérablement considérablement changé. Le DAF ne se contente plus seulement d’optimiser la trésorerie, il doit aussi améliorer la productivité, gérer rigoureusement les investissements et mettre en place des outils de contrôle et de prévision. Pour optimiser ces process, il faut un outil de reporting simple d’utilisation et adopté par toute l’organisation. Les DAF savent mieux que personne que le reporting peut vite devenir une activité chronophage voire un cauchemar pour certains.

Pour se simplifier la vie (et celle des autres), ils peuvent s’appuyer sur les tableaux de bord de gestion dans leur travail quotidien. Voyons donc en quoi ils consistent, quels sont leurs objectifs et les différents types existants.

Qu’est ce qu’un tableau de bord de gestion ?

Commençons par une petite définition, un tableau de bord de gestion est un outil de pilotage permettant de quantifier l'activité de l'entreprise, d'un service ou encore d'une personne. En se basant sur les données d'une ou plusieurs sources, le tableau de bord fournit une vision synthétique du passé, du présent et par conséquent du futur.

Il permet la visualisation, le suivi et l'exploitation facile de données pertinentes sous forme de chiffres, ratios et de graphiques. Ces KPI (indicateurs clés de performance) sont reliés à des objectifs dans le but de prendre des décisions.

À qui s’adressent les tableaux de bord de gestion ? Aux dirigeants, directeurs généraux mais aussi aux services financiers, ressources humaines, commerciaux. Et de manière plus globale, à tous les managers de toute entreprise, tous secteurs confondus, car ces outils s’adaptent à toutes les activités.

Quel est le principe d’un tableau de bord de gestion ?

Le principe d'un tableau de bord de gestion est d'apporter aux directeurs financiers des éléments de suivi sur toute l'activité. Avec, la transformation numérique de la fonction finance, les exigences en termes d'informations et de temps sont de plus en plus élevées. Il faut aller vite et être capable de fournir à tout moment les bonnes données aux bonnes personnes pour le contrôle et le suivi des activités.

Les managers et dirigeants pourront aussi se baser sur les tableaux de bord de gestion pour garder un oeil sur l'activité et s'assurer que les bonnes décisions sont prises afin de garantir la rentabilité de l’entreprise ou du produit grâce à un pilotage fiable et claire.

Mettre en place un outil de reporting simple d’utilisation et adopté par tous n’est pas toujours une tâche facile dans l’entreprise: les sources de données sont multiples et difficiles à compiler, la mesure des performances n'est pas standardisée et la variété des d’outils utilisés empêchent souvent d’obtenir rapidement une vision à 360°. Les membres d’une même équipe arrivent alors en réunion avec des chiffres différents, ce qui rend impossible une prise de décision rapide.

Quels sont les objectifs d’un tableau de bord de gestion ?

La mise en place d’un tableau de bord de gestion a plusieurs objectifs :

Suivre des résultats fiables :

Avec la multiplication des vos sources de données, les tableaux Excel deviennent lourds, les onglets se multiplient et les erreurs sont de plus en plus difficiles à détecter. Vous réalisez que si vous vous trompez sur une seule petite cellule, vos analyses seront totalement faussées.

Visualiser les données en temps réel :

Le tableau de bord de Spendesk permet un suivi centralisé de toutes les dépenses et vous pouvez visualiser les paiements en temps réel. Tous les achats passés depuis Spendesk apparaissent instantanément sur un tableau de bord desktop et sur mobile. De plus, chaque paiement est catégorisé automatiquement par nature et par équipe puis associé à sa pièce justificative. Un moyen de garder une vue précise sur qui a dépensé quoi dans l'entreprise.

Avoir une vision commune des résultats :

Si Excel est souvent l’outil le plus utilisé pour les reporting, il n’est pas toujours le plus adapté. Il est souvent utilisé au tout début pour créer ses propres tableaux de bord et suivre ses KPI dans son coin. Même si certains tableaux de bord de gestion peuvent sembler simples et rapides d’utilisation, ils peuvent compliquer la tâche s’ils ne sont pas conçus pour suivre la cadence lorsqu’il faut compiler plusieurs sources de données ou partager les résultats avec son équipe.

Gagner en agilité :

Certains outils ne permettent pas de répondre aux besoins à long terme des DAF et des entreprises qui évoluent constamment. Ces outils deviennent donc rapidement obsolètes et sont délaissés pour repenser à un tableau de bord plus optimal. Optimiser les investissements dans le domaine de l’analyse de données est aussi indispensable pour améliorer ses résultats.

À quoi ressemble un tableau de bord de gestion ?

En réalité, il n'existe pas de tableau de bord de gestion type. Mais certaines règles de structure d’information s'appliquent à l'ensemble des tableaux de bord de gestion : catégorisation, sections, graphiques, automatisation, vision mensuelle ou hebdomadaire, etc.

Encore une fois, ne perdez pas de vue que l'important est la simplicité et l'efficacité du support. Une interface simple et claire et des données agréables à consulter jouent un rôle important dans l'appropriation de l'outil. Votre tableau de bord de gestion doit répondre à vos besoins et ceux de l’entreprise.

Votre tableau de bord de gestion doit vous fournir les données dont vous avez besoin. Par exemple, le budget par transaction et une vision des dépenses par mois peut vous être très utile. Grâce à Spendesk vous pouvez visualiser toutes les dépenses en temps réel.

Quels sont les différents types ?

Comme nous venons de le voir, la finalité principale d'un tableau de bord de gestion est de piloter une activité, c'est-à-dire prendre des décisions pour agir à partir de résultats ou de données constatés. Il peut avoir d’autres objectifs comme par exemple d’être utilisé pour analyser une situation : comprendre les raisons d'un échec ou d'un succès, voire même les anticiper.

Il existe 3 types de tableaux de bord de gestion, qui ont chacun une finalité bien précise :

le pilotage opérationnel pour assurer le suivi de l'exécution des tâches au niveau des opérations.
le pilotage stratégique pour donner une vision globale des activités de l'entreprise comme la progression du chiffre d'affaires, les parts de marché, l’évolution de la rentabilité, etc.
l'analyse pour donner de la matière à la compréhension des données.

En résumé, l’utilisation d’un tableau de bord de gestion peut vous éviter une perte de temps considérable et vous faire gagner en productivité. Grâce à lui, votre DAF et l’ensemble de l’entreprise sont à même de maîtriser le développement de leur activité. Ils favorisent ainsi l’autonomie et l‘agilité au sein de l’entreprise.