Spendesk News : Septembre 2020

Le mois de septembre est toujours une période très active pour les entreprises. Les équipes rentrent de vacances fraîches, concentrées et prêtes à s'attaquer aux grands projets qu'elles ont faits avant de partir en congé.

Et c'est exactement ce que nous ressentons tous chez Spendesk. Bien sûr, les vacances de cette année ont été un peu différentes : la plupart d'entre nous sommes restés dans la région, en avons profité pour rendre visite à nos familles et explorer le jardin.

Nous sommes donc bien reposés et prêts à faire en sorte que l'année 2020 se finisse en beauté ! C’est pourquoi nous commençons avec les dernières mises à jour de notre solution.

C’est parti !

La collecte des reçus n’a jamais été aussi simple avec Play By the Rules de Spendesk

Définissez vos propres règles et collectez plus de reçus sans efforts

Notre toute nouvelle fonctionnalité "Play By the Rules" transforme la gestion des dépenses en un jeu d’enfant :  les équipes financières établissent des règles que les employés doivent suivre dans leurs dépenses (temps imparti pour justifier leurs dépenses, nombre maximum de justificatifs manquants…), sans quoi ils sont bloqués.

Par exemple, l’équipe finance peut décider que ses employés ne pourront plus dépenser d’argent après trois paiements sans reçus ou avec des reçus en retard. Spendesk propose ces règles claires pour avoir toute l’entreprise impliquée et bloquer automatiquement ceux qui ne les respectent pas.

Bien sûr, la fonctionnalité donne la responsabilité au collaborateur de débloquer la situation en attachant ses reçus en retard, c'est un bon avertissement pour qu'il/elle suive les règles à l’avenir !

Comme toujours avec Spendesk, les fonctionnalités sont adaptées aux besoins de chaque entreprise, afin qu'elle puisse se sentir libre d'adapter les règles en fonction de ses propres délais, restrictions et besoins !

Les premiers résultats montrent que plus de 92% des paiements sont justifiés pour les entreprises qui utilisent Play By the Rules contre 74% auparavant, alors, qu'attendez-vous ?

Suivez vos progrès grâce à un tableau de bord de contrôle dédié

Play By the Rules vient bien sûr avec ses propres Analytics. Le Tableau de Bord de Contrôle permet à nos clients - en un clin d’oeil et en temps réel - de voir comment chaque membre de l’équipe joue le jeu et respecte (ou non) les règles.

Cela leur permet de voir :

• le pourcentage de reçus collectés,

• le temps moyen pour récolter les reçus,

• la liste des reçus en retards,

• toutes vos règles de contrôle actif, et les utilisateurs actuellement bloqués par celles-ci.

Il s'agit d’un outil essentiel pour les contrôleurs financiers qui veulent suivre facilement le respect des règles en vigueur. Et bien plus ! Connectez-vous pour découvrir les autres graphes disponibles.

Entre les règles de contrôle et ce tableau de bord aussi simple que complet, collecter les reçus est vraiment devenu un jeu d’enfants.

Une comptabilité des factures fournisseurs plus fluide

Si vous gérez vos factures fournisseur avec Spendesk, vous pouvez dès maintenant assigner à chaque fournisseur son compte de tiers dédié.  Ces comptes de tiers une fois renseignés, seront assignés aux lignes de crédits correspondantes dans votre journal d’achat.

Il existe deux façons de les renseigner :

1. Ajoutez vos comptes de tiers au fil de l'eau lorsque vous vérifiez vos factures dans Factures > Vérifier.

2. Rentrez tous les comptes de tiers au niveau des fiches fournisseurs dans Factures > Fournisseurs.

Si vous avez beaucoup de comptes fournisseurs à renseigner, n'hésitez pas à demander à votre responsable de compte de vous assister pour faire un import en masse automatisé.

En savoir plus

Base de connaissances mise à jour : notre nouveau centre d’aide est disponible

Nous venons de publier une nouvelle base de connaissances afin d’aider nos clients à répondre à leurs questions à tout moment et en toute autonomie. Elle contient de nombreux guides pratiques sur l'utilisation de Spendesk.

Pour offrir également une aide plus instantanée à nos clients, certaines recommandations proactives seront émises lorsqu'ils contactent l'équipe de support Spendesk, afin qu'ils puissent trouver une solution instantanément avant même d’être mis en contact avec le service client.

Parcourir le nouveau centre d'aide

Vous cherchez des bonnes pratiques pour votre clôture 2020 ?

D’ici quelques semaines viendra l’heure de la clôture de l’exercice 2020, associée à de nombreux sujets clés comme celui de la consultation des instances de gouvernance pour l’approbation des comptes annuels. Ce sera donc le moment de faire une rétrospective sur cette année particulière, pour bien lancer 2021.

Mais avant de commencer, nous vous proposons d’échanger autour d’un webinar avec nos deux invités, Clémentine et Alexandre. Vous pourrez leur poser toutes vos questions !

A vous de fixer vos propres règles du jeu ! 🏆

On espère que vous aussi vous avez hâte de tester toutes ces nouveautés et de gagner en contrôle sur les dépenses de votre entreprise.

Play By the Rules, le nouveau Tableau de Bord de Contrôle, et ces nouvelles mises à jour sont déjà disponibles. Si vous ne les voyez pas apparaitre sur votre compte Spendesk, n’hésitez pas à nous contacter !

PS:  Inspirez d'autres entreprises et partagez votre avis sur notre outil de gestion des dépenses sur Trustpilot