Spendesk News: Octobre 2019
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Spendesk News: Octobre 2019

Claire Boisseau

Toute entreprise cherche à garder le contrôle et la maîtrise sur ses dépenses opérationnelles. Pas toujours simple, n’est-ce pas ?

D’un côté les employés doivent pouvoir payer lorsqu’ils en ont besoin, d’un autre les équipes financières et les managers veulent garder le contrôle. La solution trouvée est souvent inefficace et offre moins de contrôle aux managers qu’ils ne le croient.

Chez Spendesk, nous pensons qu’il existe une alternative permettant de mieux gérer ses dépenses en conciliant autonomie, contrôle et maîtrise. 

Nous proposons à vos équipes des méthodes de paiement flexibles qui permettent aux managers d’approuver ou de refuser les demandes de leur équipe, et in fine, aux équipes financières de garder le contrôle sur les dépenses. Les moyens de paiement intelligents sont connectés à un logiciel qui permet de suivre l’ensemble des transactions en temps réel.

Voici comment nous avons amélioré ces outils ce mois-ci !


Quoi de neuf sur Spendesk ?

Personnalisez les seuils de validation de vos équipes

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Lorsqu’un employé doit faire une dépense, il soumet une demande d’achat à son manager sur Spendesk. Les paiements en deçà d'une limite définie peuvent être automatiquement approuvés sans solliciter le manager ou la finance, ce qui permet de conserver l’agilité des opérationnels. 

Comme certaines dépenses nécessitent une validation en amont, vous pouvez personnaliser des limites. Définissez des seuils d’approbation avec les montants de votre choix et choisissez quel collaborateur est responsable du budget et donc de la validation. Les demandes supérieures à la limite auto-approuvée devront alors être approuvées par le modérateur de l’équipe.

Les modérateurs sont avertis instantanément pour valider ou refuser la demande depuis leur bureau, Slack ou l'application mobile. Une fois la demande approuvée, les fonds sont chargés sur la carte et peuvent être dépensés immédiatement par l’employé.

Qu'y a-t-il de nouveau ?

Nous avons refait le design de cette fonctionnalité pour vous permettre de personnaliser le niveau de contrôle selon vos besoins. Vous pouvez paramétrer simplement des seuils multiples :

  • Seuils multiples : Dans la situation où jusqu’à 100€/£ le chef d'équipe a la possibilité d'approuver les paiements et au-delà de 101€/£, le chef de service devient modérateur, c’est possible de le paramétrer dans Spendesk, tout simplement !
  • Approbateurs multiples : Vous pouvez également affecter deux personnes à un même seuil de validation pour plus d’agilité, par exemple, le chef de service ou le directeur financier. Vous pouvez également décider d'exiger deux niveaux de validation pour un seul achat - à la fois le chef de service et le directeur financier pour les dépenses d’un montant plus élevé. 

Répliquez simplement vos politiques de dépense et vos règles de validation dans Spendesk !

Une gestion des factures encore plus simple

Cette année, nous avons enrichi notre plateforme en y intégrant le module de gestion des factures fournisseurs. Cela permet aux collaborateurs de soumettre, de traiter et de payer des factures par le biais de Spendesk, tout comme le reste de leurs dépenses opérationnelles.

Le module de gestion des factures fournisseurs est disponible depuis avril, mais nous avons retravaillé votre expérience en y apportant quelques nouveautés :

  • Soumettez vos factures encore plus rapidement : groupez vos factures et soumettez-les toutes d’un coup ! Ajoutez autant de factures que vous le souhaitez en une seule fois.
  • Evitez les erreurs et gagnez du temps grâce à la reconnaissance de caractères (OCR) : toutes les factures sont scannées par notre puissant robot OCR Marvin. Vous n'aurez qu'à vérifier le travail de Marvin dans l’onglet Brouillons de factures et confirmer votre demande.
  • La possibilité de rejeter une facture : cette amélioration permet aux contrôleurs de rejeter les factures qui ne correspondent pas à la politique de dépenses de l'entreprise (ou pour toute autre raison légitime), même après validation du manager.
  • Une création plus rapide des fournisseurs : désormais, chaque fois que nous lirons les coordonnées bancaires d'un fournisseur sur la facture (OCR), nous pré-remplirons automatiquement les données pour vous dans le formulaire de création du fournisseur.

Vous aussi vous avez hâte de soumettre votre prochaine facture ? C’est magique ! ✨

Téléchargez notre extension Chrome 

Utilisez-vous Spendesk pour vos dépenses en ligne ? Si la réponse est oui, nous vous conseillons fortement de télécharger gratuitement l'extension Chrome Spendesk !

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Comment ça fonctionne ?

Plus besoin de passer par la plateforme Spendesk pour récupérer les numéros de cartes virtuelles. Vous pouvez générer des cartes directement à partir du site web du marchand avec l'extension Spendesk Chrome.

C'est très simple, ça vous fait gagner du temps. C'est clair !

Comment l’installer ?

Si vous utilisez Google Chrome, téléchargez l'extension ici. Elle s'affichera en haut à droite de votre écran.

Cliquez simplement sur le logo Spendesk quand vous devez payer et choisissez le type de carte que vous voulez générer - que ce soit pour un achat unique ou un abonnement mensuel. Il vous suffit ensuite de copier/coller les numéros de carte, de finaliser votre achat et voilà. Pratique !

Nouvelles cartes Spendesk

L'avenir des dépenses pro est enfin arrivé avec les cartes virtuelles et physiques Spendesk. 

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Quelles sont les nouveautés ?

  • Un nouveau look pour impressionner votre entourage lorsque vous sortez votre carte 😎
  • Nous remplassons progressivement nos cartes par des cartes de débit, ce qui signifie qu’elles seront davantage acceptées par les marchands. 
  • Payez en toute sécurité et rapidement lors de vos déplacements, car les cartes physiques sont désormais sans contact pour tous les paiements inférieurs à 30 €/£.

N'oubliez pas que toutes les cartes sont liées à la plateforme Spendesk ! Cela signifie que chaque transaction fait l'objet d'un suivi et d'une catégorisation pour que l’employé, son manager et la finance puissent avoir accès aux informations.
Adoptez une nouvelle expérience de dépense sûre et efficace avec Spendesk. 

Lumière sur… Holded: una palabra desde Barcelona*

Testimonials Facebook

Holded, une société espagnole, a récemment opté pour Spendesk. Felipe Tunnell, VP Finance nous a partagé son enthousiasme pour son premier mois d'utilisation !

En effet, démarrer avec Spendesk est simple et rapide. Grâce à notre équipe d'onboarding dédiée, les clients sont guidés dans la mise en place opérationnelle et financière du compte Spendesk jusqu'au déploiement de la solution dans toute l'entreprise avec un support et une formation dédiés pour les équipes financières et les employés.

À propos de Holded
Holded est une société espagnole qui compte plus de 20 000 entreprises clientes dans le monde. Basée à Barcelone, cette plateforme ERP regroupe des applications de vente, de finance, de gestion et de ressources humaines pour aider les entreprises à mieux gérer leurs activités quotidiennes à partir d'un seul outil. Génial !

 

C'est tout pour l'instant. Rendez-vous en novembre 👋

*pour tous ceux qui n'avaient pas compris, ça veut dire “Un petit mot de Barcelone”, oui oui, Spendesk est disponible en Espagne !

Fonctionnalités
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Claire Boisseau

Claire is Product Marketing Manager at Spendesk where she helps modern businesses take control of their spending.