Spendesk News: Novembre 2020

Spendesk News: Novembre 2020

Emma Arpagian

Gestion des équipes en télétravail, approche de la clôture annuelle : découvrez comment Spendesk accompagne ses clients ! 

Dès le départ, la philosophie de notre solution a été de faciliter la gestion opérationnelle des dépenses par la décentralisation des achats dans l’entreprise, il est donc totalement conçu pour les équipes en télétravail, permettant aux employés d’être autonomes dans leurs dépenses professionnelles, tout en laissant les équipes Finance garder le contrôle, et cela même à distance.

Ce mois-ci il s’agit de gagner en sérénité et de s’équiper des meilleurs outils pour préparer la fin de l’année et celle qui nous attend. 

Grâce à Play By the Rules, plus besoin de courir après les justificatifs

Et si la collecte des justificatifs devenait un jeu d’enfant : les équipes Finances établissent deux règles simples et le reste se fait comme par magie !

Tout d’abord il s’agit de définir le nombre de justificatifs manquants autorisé pour chaque employé (nous aimons suggérer la limite de 3), puis de définir le nombre de jours à partir duquel un justificatif est considéré comme manquant (10 jours par exemple). 

À partir de là, si l’employé ne respecte pas ces règles, ses moyens de paiement Spendesk seront alors bloqués, lui laissant la possibilité de faire des notes de frais en attendant, jusqu’à ce qu’il régularise sa situation en fournissant tous ses justificatifs manquants. 

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Nombre de nos clients l’ont déjà testée (et adoptée), appréciant l’efficacité mais surtout l’aspect ludique de cette fonctionnalité : les employés comprennent les règles du jeu, et cela leur fait prendre conscience de la nécessité de fournir les justificatifs de leurs dépenses à temps. 

Enfin, cette fonctionnalité s’avère être d’autant plus utile dans la conjoncture actuelle, où la grande majorité des équipes est en télétravail, et où il est donc difficile d’aller au bureau de ses collaborateurs pour leur réclamer les justificatifs de dépenses directement.

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Centraliser la gestion de ses abonnements pour plus de flexibilité

Les abonnements pour les outils et logiciels utilisés par votre entreprise et vos collaborateurs représentent parfois plus de centaines d’abonnements à gérer. Difficile de garder un œil sur tous les budgets, récupérer les justificatifs et faciliter les exports comptables…

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C’est pourquoi une des sections de notre produit est dédiée à la gestion des abonnements :

  • Un tableau de bord, comme votre tour de contrôle sur Spendesk, centralise tous les abonnements de l’entreprise, apportant une visibilité totale et permettant de détecter en un coup d'œil des doublons ou des abonnements obsolètes. Les cartes virtuelles récurrentes étant connectées, elles permettent de les mettre en pause ou de les supprimer en un clic directement depuis la plateforme.
  • Chaque prélèvement est visible en temps réel sur l’interface, la personne affiliée à l’abonnement est aussitôt notifiée et peut alors transmettre le justificatif, pour anticiper la clôture de l’équipe Finance. 
  • Des cartes de paiements virtuelles récurrentes dédiées sont créées pour chaque abonnement, permettant de garder visibilité, traçabilité et sécurité tout au long de la période d’abonnement. 

Comment talent.io maîtrise les dépenses de ses salariés dans 5 pays

Talent.io est une plateforme de recrutement sélective pour développeurs. Avec 180 employés présents dans 5 pays, l’entreprise a besoin de mettre en place un système unifié qui réponde aux normes comptables de chaque géographie.

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Quand je suis arrivée chez talent.io, l’entreprise était déjà cliente Spendesk mais ne l’exploitait presque pas. C’était une vraie galère à chaque clôture : il y avait toujours pleins de documents qui manquaient, il fallait partir à la chasse aux factures manquantes ainsi qu’aux reçus perdus, impossible de savoir quelle personne avait fait quelle dépense. 

C’est pourquoi la première chose que j'ai décidé de faire à mon arrivée était de développer l’usage de Spendesk. 

Aujourd’hui, toutes nos factures passent par Spendesk, et les employés jouent vraiment le jeu donc on arrive à 98% des justificatifs de paiements récoltés tous les mois. Tout ce qui sort de ma banque doit passer par Spendesk, ça veut dire que tous mes coûts sont là, on les catégorise avec le paramétrage de la compta, et après ça, ma comptabilité sur les coûts est déjà faite !

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Ainsi, même en télétravail, Spendesk accompagne ses clients et fait de son mieux pour mettre à leur disposition les outils qui leur permettront d’effectuer leur clôture sans efforts.

Fonctionnalités
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Emma Arpagian

Emma is Customer Marketing Intern at Spendesk where she helps modern businesses take control of their spending.