Spendesk News : Juin 2020

Spendesk News : Juin 2020

Maylis Amram

La plupart des départements en entreprise bénéficient déjà de nouveaux logiciels et solutions qui automatisent les process et éliminent les tâches chronophages. 

Les équipes commerciales ont des CRMs puissants pour automatiser leurs activités et augmenter leur productivité et les équipes marketing ont des outils robustes qui leur donnent une visibilité complète sur leur performance tout au long de leur étapes de conversion. 

De leur côté, les équipes finance ont été quelque peu délaissées. Elles sont coincées avec des outils mal dimensionnés, des interfaces complexes et beaucoup de fonctionnalités manquantes. Ne méritent-elles pas elles-aussi des outils puissants et simples qui leur permettent de concentrer leur temps sur l’essentiel ?

Ces dernières semaines, nous avons sorti des nouvelles fonctionnalités et du contenu afin de resserrer cet écart. Maintenant, les équipes finance peuvent rationaliser leur activité et être plus productives, tout simplement.



Remboursez vos notes de frais avec un virement Spendesk

Rembourser les notes de frais de ses employés requiert souvent de jongler entre les process et les outils, le tout en fin de mois avec des échéances serrées. Même les solutions les plus modernes ne permettent pas de gérer la validation et le remboursement dans une seule interface. 

La conséquence ? Un risque d’erreurs et de doublons de remboursements importants, et donc des vérifications longues et manuelles, d’ailleurs 19% des rapports de notes de frais contiendraient des erreurs

Chez Spendesk, nous pensons qu’il est nécessaire pour les équipes finance d’optimiser leur temps et nous sommes convaincus qu’il existe une solution pour cela : gérer l’ensemble du process de bout-en-bout dans une interface unique.

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En juin, nous avons sorti la fonctionnalité de remboursement des notes de frais par virement qui permet aux équipes finance de gérer le processus de A à Z, de la validation au remboursement dans Spendesk.

Comment marche la fonctionnalité ?

  1. L’employé.e soumet sa note de frais
  2. Son/sa manager valide
  3. La finance vérifie et planifie le remboursement des notes de frais dans un nouvel onglet dédié “Planifier les remboursements” 
  4. Le responsable de compte valide l’envoi des virements grâce à un code sécurisé unique reçu sur mobile
  5. L’employé.e est remboursé.e sur son compte bancaire le jour suivant, selon la date prévue pour le virement

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Déjà clients ? Contactez votre gestionnaire de compte ou notre équipe support.

Pas encore client ? Plus d’infos ici

 

Configurez vos comptes employés  

Pour compléter la brique de remboursement par virement, nous avons amélioré l’ensemble de notre module de notes de frais.

Pour toute nouvelle note de frais soumise par vos employés, vous pouvez dès à présent y associer les comptes employés correspondants. Cela vous donnera une meilleure visibilité sur les dettes de votre société envers chaque employé. 

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Avec Spendesk, vous avez trois possibilités pour comptabiliser vos notes de frais : 

  1. Utiliser uniquement un compte générique,
  2. Utiliser uniquement des comptes employés,
  3. Utiliser à la fois des comptes employés et un compte générique.

 

Vous pouvez configurer vos comptes employés de deux manières : 

  • Dans vos paramètres comptables

Rendez-vous dans la section “comptes employés”, remplissez le tableau en sélectionnant le nom de l’employé puis ajoutez le compte employé tel que créé dans votre plan comptable. 

  • Lors de la préparation des paiements avant export 

Vous pouvez également choisir d’ajouter le compte employé directement au moment de la préparation comptable dans l’onglet Paiements > Préparer. Groupez simplement par type de dépenses et les notes de frais apparaîtront. 

Cette fonctionnalité vous apportera plus de clarté dans votre comptabilité. 

Pour avoir plus d’information sur les comptes employés Spendesk et sur les modifications de votre export comptable, n’hésitez pas à consulter notre article dans le centre d’aide. 

Transférez-nous vos reçus par e-mail ! 🤖

Tout le monde reçoit de temps en temps des reçus par email. Pour faciliter davantage la justification des paiements dans Spendesk, vous pouvez transmettre tous les reçus directement à Marvin ! 

Qui est Marvin ? C’est notre robot intelligent, qui les associera automatiquement au(x) paiement(s) correspondant(s)... 🔥

Il suffit d'envoyer tous les reçus à l'adresse suivante : receipts+companyID@spendesk.com. Vous pouvez également trouver cette adresse dans Spendesk en cliquant sur "Transmettre votre reçu par e-mail" sous le bouton "Télécharger votre reçu". 

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Explorez avec nous de nouvelles fonctionnalités d'analyse et de reporting !

Vous recherchez des données encore plus détaillées sur les dépenses de votre entreprise ? Nous explorons actuellement de nouvelles fonctionnalités d'analyse pour vous offrir une visibilité encore plus grande sur les dépenses de votre entreprise. 

Si vous souhaitez participer, veuillez remplir ce formulaire et nous vous recontacterons bientôt !

Témoignage client

Les directions des opérations, notamment dans des entreprises en forte croissance, sont aussi confrontées à des successions de micro-tâches à faible valeur ajoutée, nécessaires, mais non stratégiques. 

Nous en avons parlé avec Timothée Soubise, Directeur des Opérations & Co-Fondateur de LifeAZ et client de Spendesk.

Avant d’utiliser Spendesk, toute la gestion des dépenses était très manuelle chez Lifeaz. C’était donc très chronophage, mais également propice aux erreurs ! [...] Ça m’impliquait sur des sujets qui n’étaient pas très “importants”, alors que finalement c’était juste vraiment un problème de moyens de paiements.”

La situation pandémique, le confinement et l’obligation de télétravail ont accentué les difficultés de gestion des dépenses rencontrées par Timothée et ses équipes. Ils ont donc décidé d'utiliser Spendesk pour optimiser leur gestion et rendre les salariés plus autonomes, tout en gardant le niveau nécessaire de contrôle.

"Depuis que j'utilise Spendesk, j’ai un bien meilleur suivi, les données sont bien plus exactes, et je peux donc faire de bien meilleurs reportings.

Gain de temps et diminution de la charge mentale, découvrez le témoignage vidéo et écrit de Timothée Soubise.

Fondée en 2015, Lifeaz donne le pouvoir aux mairies, entreprises et citoyens de sauver des vies, grâce des défibrillateurs connectés 100% fabriqués en France et à des formations digitales et physiques aux gestes qui sauvent.

Fonctionnalités
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Maylis Amram

Maylis Amram is Product Marketing Manager at Spendesk.