Spendesk News : Février 2020

Spendesk News : Février 2020

Claire Boisseau

Accélérez votre clôture comptable grâce à une nouvelle expérience d'export plus claire et profitez d’une gestion maîtrisée des factures fournisseurs sur Spendesk. Continuez la lecture pour connaître les détail des dernières nouveautés produit sur Spendesk ! 👇

Une nouvelle expérience d'export comptable

Chaque mois, au moment de la clôture comptable, les équipes finance doivent passer en revue toutes les dépenses de l'entreprise et les comptabiliser.

Pour faciliter la vie de tous les comptables qui utilisent Spendesk, nos équipes sont très fières de vous présenter une nouvelle expérience pour l'export de ces dépenses.

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Comment ça marche ?

    1. Sélectionnez la période que vous souhaitez exporter
    2. Vérifiez le détail (vous pouvez renvoyer dans l'onglet Préparer les éléments que vous ne souhaitez pas exporter)
    3. Si le contenu vous convient, exportez le tout avec ou sans les reçus
    4. Vous recevrez votre fichier .ZIP par email

Rien de plus simple et rapide !

Et pour les entreprises allemandes, nous avons maintenant une solution pour vous permettre d'envoyer facilement vos données à DATEV en utilisant Belegtransfer !

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Pour savoir comment mettre en place cette solution, contactez votre gestionnaire de compte dédié qui vous guidera tout au long des étapes.

Gestion des factures fournisseurs sur Spendesk

La meilleure façon de collecter, de suivre et de contrôler toutes vos factures fournisseurs.

Ne payez plus jamais une facture fournisseur en double

Ai-je déjà soumis cette facture ? A-t-elle été payée au fournisseur ? 

La gestion des factures peut être laborieuse, alors pourquoi ne pas l'automatiser ?

  • Avec le module des factures fournisseurs sur Spendesk, les employés peuvent facilement soumettre des factures. Et grâce à la technologie OCR, les informations sont pré-remplies automatiquement en un clin d'œil, finie la saisie manuelle !
  • Une fois soumise, la facture suit le processus d'approbation en cours déjà paramétré dans Spendesk pour être approuvée ou refusée par le manager d’équipe. 
  • L'équipe Finance n'a plus qu'à examiner les informations, valider financièrement la facture, et à payer le fournisseur.

Nous avons ajouté des alertes supplémentaires pour éviter qu’une facture soit soumise et payée plusieurs fois. 

Concrètement: si la même facture a déjà été téléchargée (par quelqu'un d'autre ou si l'employé a oublié), Spendesk averti l'utilisateur. 

Lorsque l’équipe Finance ou comptable examine les factures fournisseurs, Spendesk signale également tout doublon potentiel pour éviter d'examiner et de payer une facture qui a déjà été soumise.

Payez votre fournisseur via le mode de paiement que vous préférez !

Lorsqu'il s'agit de payer les fournisseurs, Spendesk vous aide à rester organisé. 

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Créez votre base de données fournisseurs et stockez des informations utiles, notamment:

  • Nom du fournisseur (y compris le nom légal)
  • Nombre de factures
  • Informations bancaires
  • Autres informations facultatives telles que le numéro de TVA ou l'adresse

Cela vous aidera à conserver un répertoire de fournisseurs propre et organisé en un seul endroit !

Optimisez les décaissements et payez vos fournisseurs à temps

Les factures fournisseurs impliquent parfois des montants importants. Si nécessaire, vous pouvez échelonner les paiements sur plusieurs dates différentes. Ne payez ni trop tôt ni trop tard !

Vous pouvez également payer toutes vos factures fournisseurs à la fois avec un fichier XML SEPA, un fichier .csv pour les livres sterling et les dollars américains, PayPal ou tout autre mode de paiement.

Lumière sur : Jimmy Fairly gère facilement 60 boutiques dans 3 pays

Jimmy Fairly est une marque de lunettes créée en 2011, la marque propose ses propres collections et les distribue via son site e-commerce et son réseau de boutiques. En 9 ans, Jimmy Fairly a connu une très forte croissance. Il y a désormais plus de 60 boutiques, dans 3 pays, en parallèle des ventes en ligne. 

Dans ce contexte de forte croissance, nous avons très vite eu besoin de mettre en place un processus structuré pour soutenir la gestion de nos dépenses opérationnelles.” - Nadir Boualem, Chargé Administratif, de Trésorerie et Financement

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C’est ainsi que la solution Spendesk a su les épauler pour débloquer les équipes et leur donner un maximum de flexibilité : 

  • Plus d’autonomie pour les équipes en déplacement grâce aux cartes physiques
  • Faciliter la gestion des dépenses liées à l'ouverture de boutiques et à leur entretien
  • Sécuriser les achats en ligne avec des cartes virtuelles
  • Inciter les équipes à soumettre tous les justificatifs grâce à l’application mobile

Lire l'article complet.

C'est tout pour ce mois-ci ! Restez connecté pour connaître la suite. 

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Claire Boisseau

Claire is Product Marketing Manager at Spendesk where she helps modern businesses take control of their spending.