Tout comprendre sur la signature électronique

Faustine Rohr-Lacoste par Faustine Rohr-Lacoste | 26 mars, 2018
La signature électronique est au cœur des innovations digitales et de la dématérialisation des services des entreprises. Certifiez plus rapidement vos documents en ligne grâce à notre Top 5 des meilleurs outils en la matière !

Le guide pour reprendre le contrôle de vos dépenses sans ralentir vos équipes

Vous vous posez certainement beaucoup de questions sur la signature électronique. Soyez rassuré, vous n’êtes pas le seul. Il s’agit d’une pratique nouvelle qui s’est répandue à grande allure dans de nombreuses entreprises, sans toujours être parfaitement comprise ni maitrisée. Pourtant, elle sert à authentifier et approuver officiellement des documents, qui ont parfois une grande importance. Voici toutes les clés pour comprendre son fonctionnement, son utilité, sa valeur légale ainsi que les solutions existantes pour la mettre en œuvre dans votre entreprise.

signature-electronique-valeur.png

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique est à un document au format numérique ce que la signature manuscrite est à un document papier. Concrètement, elle permet de signifier votre approbation, et vous engage à l’égard du document signé. Pour cela, il existe des logiciels appropriés utilisant une technique cryptographique spécifique. Vous pouvez signer tous les types de fichiers, tels que Word, PDF, jpeg ou XML par exemple. 
 

La signature électronique a une véritable valeur légale, par conséquent elle vous engage. Elle est admise comme preuve en cas de litige ou de contrôle, dans la mesure où le document peut être conservé de manière à garantir sa sécurité et son intégrité.

Quels sont les avantages de la signature électronique ?

  • Vous pouvez conserver un document au format numérique, sans l’imprimer et le numériser de nouveau après, ce qui facilite la gestion des documents
  • Vous pouvez échanger vos contrats directement par e-mail, et gagner du temps par rapport au délai que requiert un envoi postal
  • Vous épargnez à votre entreprise un encombrant système d’archivage papier, à condition de garantir la sécurité de vos systèmes informatiques auparavant

À quoi ressemble la signature numérique ?

Une signature électronique n’est pas votre signature apposée sur un document numérique. Il s’agit d’une suite de nombres associée à un fichier et à la personne à l’origine de la signature. Certains logiciels authentifient les signatures électroniques au moment de l’ouverture des documents, pour davantage de sécurité. 
 

Aussi, il est nécessaire d’apporter une date à votre document grâce à un outil d’horodatage électronique. Un jeton d’horodatage garantit l’existence d’un fichier à une date donnée et l’authenticité du document.

Comment puis-je mettre en place cette solution ?

Pour cela, vous devez posséder :
  • Le document que vous souhaitez signer
  • Un certificat électronique. Il s’agit d’une carte d’identité numérique permettant de certifier l’identité d’une personne. Il contient une clé privée permettant de signer le document. Pour l’obtenir, vous devez solliciter une immatriculation auprès de l’administration publique compétente.

Quels sont les 5 meilleurs logiciels de signature électronique ?

  • Yousign 

signature-electronique-yousign.png

Yousign propose des solutions de signature électronique simples, sécurisées et légales. Il facilite aussi la transmission de contrats via une plateforme 100% française.

  • Universign

signature-electronique-universign.png

Universign est un outil permettant de signer vos documents en ligne, depuis votre ordinateur ou directement en présentiel si vous êtes en compagnie de vos clients, facilitant ainsi vos opérations d'engagement.

  • DocuSign 

FrenchUI_Lockup.png

DocuSign est utilisé par plus de 200 millions de personnes à travers le monde, il s’agit d’un logiciel sécurisé et simple d’utilisation. Surtout, il s’intègre très facilement dans l’architecture de votre système informatique sous Windows et ne coute que 9€ par mois.

  • Dhimyotis 

Dhimyotis est une société spécialisée dans la cyber-sécurité et la confiance numérique depuis plus d’une dizaine d’années. L’entreprise possède une vaste gamme de certifications numériques et propose une large quantité de produits adaptés aux besoins des petites comme des grandes entreprises, de la simple signature électronique en passant par le Cachet Electronique visible ou les solutions pour assurer la sécurité de vos documents numériques.

  • CertEurop 

CertEurop propose des certificats numériques ainsi que des solutions pour signer électroniquement vos documents. Ils s’appuient sur Oodrive, expert en confiance numérique. Leurs certificats électroniques facilitent les démarches administratives dans le cadre de procédures dématérialisées.

Quelles sont les limites de la signature électronique ?

Dès lors qu’un document signé électroniquement est imprimé puis numérisé, la signature électronique perd toute valeur juridique car il est facile de la modifier avec un logiciel de retouche d’images.

La dématérialisation des procédures et l’abandon progressif des documents papiers, encombrants et difficiles à faire circuler, est déjà en marche dans de nombreuses entreprises. La signature électronique fait indéniablement parti des enjeux digitaux auxquels elles font face aujourd'hui. Elle permet d’obtenir un véritable gain de productivité, de répondre aux normes sécuritaires et de fluidifier de nombreux process. Amorcez le tournant de la dématérialisation en toute sérénité grâce au guide ultime Spendesk destiné aux DAF.

Découvrez Spendesk

TOPICS : Fintech

Ajoutez votre commentaire

0 Commentaire