Scalabilité : comment conduire le changement pour les équipes finance

Nombreux sont les dirigeants qui en rêvent depuis le premier jour...Voici venu le temps de rendre votre entreprise scalable ! Mais attention, ne vous précipitez pas et préparez-vous à faire face à de grands changements dans votre quotidien.

En tant que DAF, vous êtes en charge de ce projet et vous devez alors fluidifier un maximum la transition qui s’annonce. Une fois tous les financements trouvés, il est temps pour vous de mobiliser toute votre attention sur la phase de croissance.

Vous êtes sur le point d’atteindre une grande étape de la vie de votre entreprise. Alors pour mener à bien cette période de transition, vous aurez besoin d’avoir un regard éclairé sur les responsabilités, les compétences de votre équipe et la manière dont elle peuvent désormais atteindre vos objectifs stratégiques.

Dans cet article, vous allez découvrir les clés pour accompagner votre transition organisationnelle en douceur et faire de celle-ci un véritable succès.

La scalabilité est le meilleur des problèmes !

Quelle que soit l’opération qui ait conduit à votre scalabilité (levée de fonds, acquisition récente ou forte croissance de la demande), vous allez vous poser cette question : que faire quand mon entreprise devient scalable ?

Si vous commencez déjà à réfléchir à la manière dont vous allez effectuer cette transition, vous avez alors sans doute déjà construit une équipe finance solide. Parce qu’en tant que DAF, vous êtes en première ligne et êtes le mieux placé pour connaître les forces et faiblesses de votre équipe comptable et financière.

Une part cruciale de la scalabilité d’une entreprise se trouve dans l’efficacité de sa direction financière. Vous pouvez alors embaucher de nouveaux salariés, diversifier les fonctions et les responsabilités des membres de ce département, ou même allier les deux.

En tant que directeur d’une fonction finance agile et performante, vous devez développer une certaine résistance face aux turbulences du marché. Une équipe élargie vous donne alors la possibilité de définir et de répartir plus largement les responsabilités entre vos collaborateurs.

Bien que tout cela semble idyllique, cette réalité peut aussi faire peur. Mais croyez nous : si vous arrivez à étendre vos responsabilités tout en exploitant mieux vos talents, vous contribuerez non seulement à la croissance de votre activité, mais votre équipe ne sera plus aussi dépendante de vous.

Le management du changement pour l’équipe financière : les 5 concepts clés

Comme vous le savez déjà, le DAF et son équipe occupent la fonction la plus importante au sein de l’entreprise. Chaque changement de structure de ce service doit assurer la continuité et la sécurité des performances de toute l’entreprise. C’est une condition sine qua non pour assurer sa pérennité.

Afin de conduire le changement au sein de votre équipe finance, il faut que vous gardiez toujours en tête ces 5 principes :

1. Mettez la fonction avant la forme : La gestion du changement ne consiste pas à concevoir l’organigramme parfait. La première question à prendre en compte est la fonction de votre équipe, l'étendue des rôles au sein de cette équipe et leur contribution à la réalisation de vos objectifs métier. Si vous gardez cela en tête, le reste suivra !

2. Développez une stratégie financière (et appliquez la !) : La direction financière la plus efficace saura identifier les opportunités, les risques et les coûts grâce à une stratégie bien définie. Elle connaît le marché sur le bout des doigts, sait tirer profit des accélérateurs de croissance pour bâtir un cap pour l’avenir.

3. Définissez les rôles : Chaque changement organisationnel s’accompagne nécessairement d’une modification des rôles de chacun. Pourtant, tous les salariés doivent garder une idée précise de leurs responsabilités au quotidien. Les changements effectués doivent notamment les accompagner dans la gestion des tâches complexes (gestion des factures ou calcul des taxes à régler) et doit contribuer à la satisfaction de toutes vos équipes.

4. La transparence est clé : Il n’y a rien de plus préjudiciable que l’ambiguïté au sein d’une équipe. Soyez clair sur vos attentes envers vos collaborateurs, sans oublier de leur présenter concrètement ce qui va changer dans leur quotidien. Dans le cas contraire, vous risquez de vous attirer les foudres des équipes.

5. Souvenez-vous, rien ne se fera en un claquement de doigt : Un changement organisationnel n’arrive pas en une nuit, les gens ont besoin de s’habituer aux nouveaux processus. Donnez à vos équipes du temps, soyez à leur écoute et vérifiez qu’ils ont tous les outils nécessaires à leur disposition.

En gardant ces 5 concepts clés en tête, vous serez prêt à mener le changement organisationnel au sein de votre direction financière. Ces concepts vous aideront à déterminer les contours et les responsabilités de votre équipe existante et des salariés que vous recruterez ultérieurement.

Définir les rôles de l’équipe finance

Comme souvent dans le monde des startups, les fonctions et les responsabilités accordées à chaque équipe sont plutôt le résultat d’une évolution graduelle de l’entreprise et non d’un calendrier appliqué à la lettre par les managers. En tant que directeur financier, vous savez cela mieux que quiconque.

Conduire le changement vous offre la possibilité de revoir les rôles et les responsabilités de chacun, pour vous assurer de les faire correspondre avec leur expérience et leurs compétences. En prenant chaque fonction du département financier en considération, voici les points les plus importants à surveiller :

• Comptabilité : Recensez toutes les informations utiles au bon traitement de chaque transaction. Présentez-les de manière à faciliter leur analyse et leur catégorisation.

• Fiscalité et conformité : Assurez vous que votre entreprise est en parfaite conformité en tous points de vue avec l’administration fiscale et la régulation en vigueur.

• Budget : Testez et modélisez le coût de vos projets futurs et définissez les principaux postes de dépenses à activer.

• Analyse de données : Faites un inventaire des nouvelles tendances financières, sur le marché, et présentez les résultats de manière claire afin de justifier et prendre vos décisions stratégiques.

• Transactions : Veillez au bon envoi des factures clients et au traitement des factures fournisseurs. Évitez d’accumuler les retards de paiement.

• Stratégie financière : Prenez en compte les performances financières dans le contexte de votre marché (opportunités et menaces) et définissez une feuille de route pour une croissance continue.

Ces conseils vous ont-ils permis de repérer une faille dans votre organisation ? Certaines fonctions se chevauchent elles ? Quelles sont celles qui pourraient être renforcées ? Certains salariés pourraient-ils travailler de manière plus transversale en assumant plusieurs tâches à la fois ?

Ne gardez pas ce questionnement pour vous, mais associez vos équipe dans la réflexion. Elles travaillent au quotidien dans votre entreprise, et sont les plus à même d’évaluer ce dont elles ont besoin.

Une fois ces décisions arbitrées, vous pourrez passer à l’action en gardant en tête la structure finale que vous souhaitez donner à votre département financier. Comme dit précédemment, les fonctions précédemment présentées doivent être au coeur de votre nouvelle organisation.

Faites de vos salariés votre priorité

Bien qu’il s’agisse du résultat de la scalabilité ou d’une redéfinition des responsabilité, les changements organisationnels peuvent troubler vos collaborateurs. D’après de nombreuses études, les changements organisationnels ont des effets négatifs sur la productivité des salariés.

Cependant, la fin justifie les moyens : si le changement est bien conduit, alors il pourra augmenter significativement l’efficacité et les performances globales de votre entreprise. De petites turbulences à court terme peuvent apporter des bénéfices importants à moyen et long terme.

Restez attentif au moral et à l’humeur de vos équipes. Une communication interne claire et régulière permet de les tenir informées de l’avancée des objectifs selon le calendrier. Assurez vous de garantir un accès aux nouveaux outils dont ils ont besoin pour devenir plus efficaces. Enfin, encouragez-les à faire remonter leurs impressions afin d’inscrire votre stratégie dans une démarche d’amélioration continue.

L’harmonie stratégique : la règle d’or

Votre objectif doit être d’entretenir un lien fort entre les membres de l’équipe finance et votre stratégie de croissance. C’est valable pour tous vos employés, cependant, le DAF et ses équipes sont véritablement impliqués au premier plan.

En tant qu’équipe en charge du suivi des opérations (vente de marchandises, chaîne de production et logistique), vous êtes au coeur du système. Il doit exister un lien direct entre chaque tâche de l’équipe finance et les objectifs de croissance de l’entreprise.

Ne perdez jamais de vue l’efficacité de votre stratégie de croissance. Tout le reste doit en découler, et non la supplanter. Tous les changements menés doivent servir votre stratégie et concourir à la croissance de l’entreprise.

Si vous ne parvenez pas à démontrer un lien de corrélation entre une décision managériale et votre stratégie corporate, c’est qu’il y a manifestement un problème.

Améliorez votre quotidien avec les bons logiciels et outils de travail

Conduire le changement au quotidien n’est pas toujours chose aisée. Heureusement, vous pouvez compter sur une multitude de logiciels et d’outils spécialement créés pour automatiser de nombreux processus :

• Un logiciel de gestion des ressources humaines peut vous aider à automatiser le changement en aidant à la redéfinition du rôle et des responsabilités de chaque salarié.

• Des outils d’enquêtes internes vous aident à recueillir les impressions et les revendications de vos salariés. Ils connaissent mieux que personne leur propre travail, et sont donc les plus aptes à apporter des corrections utiles au sein de leur département. L’écoute que vous leur accordez les encourage à s’investir dans la vie de l’entreprise. Et ensuite leur attitude positive sert la stratégie de croissance de l’entreprise et la conduite du changement.

• Des outils de gestion de projets sont dédiés au bon suivi de toutes les opérations, à suivre un calendrier précis et à conserver une visibilité permanente sur la mise en oeuvre de toutes vos décisions. Il est un guide essentiel en période de changements, traditionnellement caractérisée par une potentielle perte de repères.

• Des outils de gestion financière (dont les logiciels comptables et de gestion des dépenses) permettent de garder une maîtrise totale de la transformation de votre entreprise.

Votre équipe financière a besoin d’outils véritablement adaptés et performants pour conserver un contrôle total sur l’évolution des dépenses et une bonne gestion des comptes.

Conclusion : une question délicate, mais utile !

La manière de gérer et conduire le changement auprès de votre équipe financière peut vous sembler délicate. Heureusement, il existe des outils précieux pour vous assister dans votre démarche.

Si vous y parvenez correctement, la scalabilité de votre entreprise peut augmenter considérablement les performances, la productivité, l’efficacité et contribuer à améliorer la satisfaction de vos employés.

Garder en tête ces principes fondamentaux vous aidera à mener ce changement avec confiance. En suivant chacune de ces étapes, vous pourrez tirer le meilleur de vos équipes et créer une véritable structure apte à soutenir une croissance prometteuse.