RPA & Finance : 4 questions à vous poser pour l'instaurer dans votre entreprise
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Comptabilité 7 min

RPA & Finance : 4 questions à vous poser pour l'instaurer dans votre entreprise

Juliette Hervé

Envie d’améliorer la gestion des processus métier dans votre pôle Finance ou votre cabinet d’expertise-comptable ? D’automatiser certaines tâches, pour une optimisation des processus, de la traçabilité de vos données financières ? 

Alors le RPA, rapidement devenu un outil-clé dans la transformation numérique des équipes Finance, va vous intéresser.

L’idée est simple : automatiser au maximum vos process métiers, grâce à une technologie évitant les tâches manuelles pénibles. 

Découvrez dans cet article les 4 questions que vous n’osez pas poser sur le RPA, dont ses bénéfices pour votre organisation, ainsi que les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour un déploiement optimal de cette technologie. 

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Qu’est-ce que le RPA (Robotic Process Automation) ?

Commençons par une rapide définition du RPA, soit l’acronyme pour “Robotic Process Automation”.

Il s’agit de technologies qui miment l’activité humaine, pour prendre en charge certains processus métiers à la place des collaborateurs.

Le RPA est fait pour automatiser des tâches répétitives où la valeur ajoutée de l’humain, lorsqu’il les fait manuellement, est faible.

Attention cependant : le RPA ne doit pas être confondu avec l’Intelligence Artificielle. Via le machine learning, une IA est capable d’apprendre elle-même des tâches dédiées à l’expert-comptable ; tandis que le RPA est une automatisation intelligente, menée par une robotique pré-programmée pour réaliser une tâche ou une série de tâches précises.

Quels types de tâches comptables pouvez-vous automatiser grâce au RPA ?

Dans le domaine de l’expertise-comptable, les applications du RPA peuvent être significativement intéressantes pour votre pôle Finance. 

Vous pouvez par exemple déléguer à votre RPA :

  • La réconciliation de vos comptes bancaires et écritures comptables.
  • Les déclarations de TVA et autres déclarations fiscales.
  • La saisie des factures fournisseurs.
  • Le suivi de la trésorerie.
  • La gestion des notes de frais et des dépenses en entreprise.
  • La partie analytique de vos reportings financiers.
  • Etc.

 

C’est bien pour cela que le RPA est rapidement devenu un outil-phare pour les pôles Finance et cabinets d’expertise comptable qui se lancent dans l’automatisation de leur DAF et des processus métiers !

Quels sont les bénéfices du RPA pour votre pôle Finance ?

Pas de doute : si le RPA a autant de succès auprès des acteurs de la comptabilité et du contrôle de gestion, c’est parce que l’automatisation présente des bénéfices non-négligeables !

Tout d’abord, comme tout processus automatisé, le RPA fait gagner un temps significatif aux collaborateurs sur des tâches chronophages, à faible valeur ajoutée, peu motivantes pour eux. Conséquences ? Leur productivité grimpe en flèche, et ils peuvent se focaliser sur des tâches où leurs compétences humaines ont une réelle valeur ajoutée. 

D’autre part, le RPA est utile pour réduire le taux d’erreurs comptables liées à l’intervention humaine. Dans des secteurs aussi normés, bardés de conformités diverses à vérifier, que la Finance ou la Comptabilité, il s’agit donc d’une véritable aubaine !

Enfin, l’un des grands bénéfices du RPA repose également dans la simplicité et la rapidité de déploiement. Un tel outil d’automatisation demande en effet moins de développement informatique que la mise en place de solutions plus complexes, comme un logiciel de Business Process Management (BPM). Les pôles Finance, surtout les plus grands et complexes, peuvent alors avoir un système automatisé opérationnel rapidement, pour moins cher, avec un retour sur investissement plus rapide.

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Quelles bonnes pratiques pour mettre en place le RPA dans votre entreprise ?

Prendre le temps de définir sa stratégie de Robotic Process Automation 

En lisant ces quelques lignes, vous avez sans doute déjà en tête quelques processus business que vous rêvez d’automatiser. Mais attention à bien réfléchir à votre stratégie de déploiement du RPA dans votre pôle !

Il est important de commencer par modéliser les objectifs, très concrets, de l’implémentation de cette technologie. Posez-vous notamment les questions suivantes : 

  • Quels bénéfices concrets en attendez-vous ? Voulez-vous que le RPA vous aide à fluidifier les processus de votre pôle Finance ? Qu’il participe à votre stratégie de réduction des coûts ? Qu’il permette aux collaborateurs de plus se focaliser sur la relation avec les clients (dans les cabinets d’expertise-comptable), ou bien sur la stratégie comptable à mettre en place dans l’entreprise ?
  • Quelles tâches vont être dédiées au RPA ? Listez chacun des processus d’affaires qui pourraient bénéficier de cette robotisation, et classez-les par ordre d’importance. Lesquels, une fois automatisés, feront gagner le plus de temps aux collaborateurs ? Lesquels sont moins prioritaires, car moins chronophages ou sujets aux erreurs humaines ?  
  • Quels workflows automatisés vont devoir être mis en place ? Par “workflow”, on entend l’enchaînement des différentes tâches incluses dans le flux de processus que vous souhaitez automatiser. Pensez à formaliser ces workflows avec vos développeurs, pour que votre outil final soit vraiment utile à votre pôle. 
  • Quels changements de process vont avoir lieu dans votre pôle Finance une fois le RPA déployé ? Qui dit automatisation, dit nécessairement changement de process. Prenez le temps de vous projeter, et de voir ce qui va changer dans le quotidien de vos collaborateurs. Vous verrez plus loin dans l’article que l’un des défis du RPA est bien la conduite du changement qui s’en suit : soyez clairvoyant dès le départ sur ce sujet !
  • Quels indicateurs-clés vont vous permettre de suivre l’efficacité du dispositif mis en place ? Temps gagné sur la tâche désormais automatisée, taux d’utilisation du RPA par les collaborateurs, réduction du taux d’erreur de saisie comptable…

Commencer par automatiser le processus métier le plus pénible pour les équipes

Par où commencer la transformation digitale de vos processus métiers ? Tout simplement par la tâche qui s’avère la plus chronophage, et la moins satisfaisante pour vos équipes. 

Le fait de commencer par déléguer à la technologie cette tâche pénible a un double avantage : 

  • Cela permet d’acclimater les collaborateurs à un processus d’automatisation, de manière simple et efficace
  • Mais aussi de prouver très concrètement l’intérêt des outils d’automatisation pour les collaborateurs

 

Le fait de prendre votre temps, et de commencer le déploiement du RPA sur un processus répétitif, pénible, devient alors gage de succès pour votre projet !

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Créer ou choisir la bonne solution d’automatisation

C’est parti ! Vous voilà prêt à créer votre propre RPA, ou choisir parmi les solutions d’automatisation existantes sur le marché. Que vous choisissiez une automatisation “fait maison”, ou que vous utilisiez un outil de workflow tiers, votre RPA doit répondre à un certain nombre de critères. 

Votre solution doit notamment être… 

  • Adapté à votre secteur d’activité, ou à celui de vos clients. Vous le savez bien : chaque secteur présente des spécificités comptables, et votre RPA doit les connaître sur le bout des doigts !
  • Simple à mettre en place et à utiliser. Hors de question de mettre en place un RPA à l’interface-utilisateur complexe. L’idée est de vraiment faire gagner du temps à vos collaborateurs, une fois ceux-ci formés à l’outil.
  • Évolutif. Votre outil de RPA doit être capable d’évoluer, en fonction des changements de législation ou de directives comptables à l’oeuvre sur les années.
  • Intégrable à votre outil comptable (ERP, logiciel de comptabilité…). Vous devez être capable de faire depuis votre RPA des exports simples, mais personnalisables, qui s’intègrent à vos tableaux de bord comptables. 

 

En voilà, une véritable checklist pour l’automatisation des processus comptables de votre entreprise !

Accompagner la conduite du changement que nécessite le RPA

Comme dans tout projet de transformation numérique, le digital n’est pas le seul point complexe à aborder : l’humain, qui se sert de la machine, est toujours à prendre en compte !

Prenez le temps de préparer et d’accompagner la conduite du changement que va nécessairement supposer votre RPA. Car, si vos collaborateurs doivent changer d’outils et de process au quotidien, il se peut que vous rencontriez des résistances de leur part. 

Pour éviter ce type de souci, préparez un plan de conduite du changement, pour… 

  • Former les collaborateurs à la RPA. Prévoyez non seulement un temps de formation à l’outil assez important, mais également des moments d’échange et de retour d’expérience, cruciaux pour s’assurer du bon déploiement du RPA dans les équipes. Pour aller plus loin, vous pouvez également co-construire avec eux les nouveaux process ou les bonnes pratiques pour l’utiliser au mieux.
  • Impliquer le management dans le déploiement de la RPA. Ceux-ci doivent absolument être ambassadeurs de la technologie en interne, et se tenir à disposition de leurs collaborateurs pour toutes questions.
  • Rester agile dans le déploiement de la solution. Celle-ci doit évoluer avec l’évolution de vos processus d’entreprise, et muter au fil du temps avec agilité.

 

Prêt à mettre un pied dans le RPA ? Et si vous commenciez par déployer dans votre pôle Finance ou votre cabinet un outil simple, intuitif, et qui vous fera gagner du temps : Spendesk !

Grâce à Spendesk, vous gérez dans une seule et même interface toutes les dépenses de votre entreprise ou de celles de vos clients. Vous adorerez la fonctionnalité d’automatisation comptable, qui vous permet de limiter les saisies manuelles liées aux dépenses, et d’automatiquement réconcilier les dépenses aux justificatifs de paiement. 

Le petit plus ? Les reportings des dépenses précis et actionnables, que vous pouvez automatiser, pour les intégrer à votre logiciel comptable traditionnel. Gain de temps et d’efficacité garanti pour vos équipes !

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Juliette Hervé

Juliette is Content Marketing Manager at Spendesk since Octobre 2018. By joining the tribe, she wants to make the finance world easier to understand for people who, just like her, aren't coming from that sector.