Qui est l'Office Manager et quels sont ses outils préférés ?
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Qui est l'Office Manager et quels sont ses outils préférés ?

Juliette Hervé

Peut-être que comme moi, c'est une question que vous vous êtes déjà posée. Quand je me suis lancée sur ce sujet, l'idée m'est d'abord venue de regarder, comme tout le monde, sur internet. Mais finalement pourquoi faire ça alors que j'ai à ma disposition la meilleure source d'information, notre propre Office Manager ? Andreea s'est prêtée au jeu et a répondu à toutes mes (nos) questions.

Ça veut dire quoi être Office Manager, quel est son rôle ?

Andreea : L'Office Manager est un personnage vraiment important dans les entreprises qui ont a coeur le bien-être de leurs équipes. En effet, il doit être le lien entre toutes les équipes et tous les niveaux de la hiérarchie pour faire circuler l'information. Il est également le relai entre l'entreprise et les prestataires de service externes.

Finalement c'est un rôle pour lequel il faut avoir des qualités comme :

  • L'écoute
  • La communication
  • La flexibilité
  • L'autonomie
  • L'empathie

En plus de tout ça, si l'Office Manager a des connaissances en psychologie, c'est un véritable atout. Tout cela permet de réagir rapidement et d'anticiper les besoins des collaborateurs.

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Par contre, il faut faire attention à ne pas devenir le "bureau des plaintes", ce qui peut vite arriver si on ne met pas des limites tout de suite. Mais pour autant, il faut vraiment avoir envie d'apporter des réponses à toutes les demandes.

Quel est l'intérêt pour une entreprise d'avoir un Office Manager ? Et pour les collaborateurs ?

A : L'OM a pour mission (parmi beaucoup d'autres) de donner du feedback. Des employés au top management, et du top management aux employés. Du coup, quand tu proposes quelque choses, une amélioration, au top management, c'est que tu as eu des feedbacks de la part des employés. Avec toutes les informations que tu as, tu sais que la réponse apportée sera la plus adaptée au bien-être des collaborateurs, mais aussi pour l'entreprise.

C'est clé pour l'entreprise d'avoir des feedbacks, et de constamment améliorer le bien-être des salariés. Puis, du point de vue des collaborateurs, l'Office Manager est bien plus accessible que le top management. C'est plus simple de parler avec nous qu'avec son manager ou le CEO. Les collaborateurs savent que je suis là pour rendre leur quotidien plus simple ! Finalement ce sont un peu mes "clients", je suis de leur côté pour les appuyer dans leurs demandes et démarches.

Quels sont tes problématiques quotidiennes ?

C'est ça que j'adore dans mon métier, c'est qu'il n'y a pas de journée type. Chaque jour est différent, il y a constamment des nouvelles problématiques (fuite d'eau, absence de la femme de ménage, livraison en retard, problème d'assurance maladie, etc). L'OM est là pour résoudre tous les petits problèmes du quotidien. Tu n'as pas de moment de "vide" dans ton agenda, tu es toujours en mouvement, toujours en action.

Pour ma part, la première chose que je fais en arrivant, ce n'est pas d'ouvrir mon ordinateur, mais de faire un tour des bureaux pour checker que tout est ok. Vérifier que tout le monde à ce dont il/elle a besoin pour passer une bonne journée. Ce n'est qu'une fois mon tour terminé que j'ouvre mon ordinateur pour vérifier mes mails et lancer les outils que j'utilise quotidiennement.

En parlant d'outils, quels sont tes outils préférés ?

A : J'utilise Slack pour tout ce qui touche à la communication interne. Par exemple si je dois informer toute l'entreprise d'une nouvelle je le mets dans le channel #general. Ou je peux slacker directement un collaborateur pour lui dire que son colis est arrivé. Grâce à cet outil on ne perd plus les informations, tout est là !

Pour la gestion des demandes des collaborateurs, j'utilise Managed by Q. J'aime beaucoup cet outil parce qu'ils sont autonomes pour créer leurs requêtes et elles arrivent toutes dans mon tableau de bord. Je peux ensuite les trier et organiser ma journée et semaine par ordre de priorités.

J'aime aussi beaucoup Smart Services, qui propose un annuaire de fournisseurs triés sur le volet. Nous avons pris l'habitude de trouver nos fournisseurs grâce à eux. Par exemple les personnes en charge de la maintenance, ou bien dès que nous organisons un événement, je passe par eux pour trouver un traiteur.

Et puis comment ne pas parler évidemment de Spendesk ! Parce que oui, chez Spendesk nous sommes nos premiers utilisateurs. Et quand j'ai découvert cette solution, ça a totalement révolutionné mon quotidien. Je gagne un temps fou sur mes nombreux achats, sur les notes de frais, etc. Une tâche qui prenait avant des journées entières à la fin du mois, me prend aujourd'hui seulement quelques clics.

Après il y a beaucoup d'autres outils que j'adore et que j'utilise au quotidien :

  • Alan
  • Payfit
  • Lunchr
  • Etc.

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Quel est l'intérêt d'utiliser ce type d'outils ?

A : Pour moi, ces outils m'aident à avoir une bonne communication avec l'équipe, mais aussi à être capable de suivre et centraliser mon travail. Ils me permettent également de quantifier mon travail, parce que c'est très dur de suivre tes KPI quand tu es Office Manager. En effet, certaines petites tâches prennent beaucoup de temps au final, et on peut donc très vite prendre du retard.

Quelles sont les limites du rôle d'Office Manager ?

A : Comme je le disais avant, on peut assez rapidement devenir le bureau des plaintes :

  • "Il n'y a plus de café !"
  • "Les toilettes sont bouchées !"
  • "Où est-ce que je peux trouver ça ?"
  • "L'imprimante est cassée !"
  • "J'ai besoin d'une pochette de protection pour mon ordi !"

Au début on est un peu déboussolé, mais on prend vite ses marques et on à toujours la bonne réponse au bon moment. Mais il ne faut pas oublier que l'Office Manager a beau être très présent, il n'est pas l'assistant personnel des collaborateurs. L'OM est juste là pour faciliter le quotidien des équipes, pour que venir travailler ne soit pas source de problèmes.

Des petits fun facts à raconter ?

A : Un jour, dans ma précédente entreprise, j'ai reçu un ticket qui m'informait que "l'ascenseur de l'immeuble faisait un bruit bizarre". Ca ma fait beaucoup rire ! Mais en même temps, on est tellement là pour tous les petits problèmes du quotidien, que les collaborateurs ont du mal à cerner les limites de ce que tu peux ou ne peux pas faire. C'est drôle de voir qu'on devient un peu le super-héro du quotidien des collaborateurs, celui qui peut avoir réponse à absolument tout !

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Juliette Hervé

Juliette is Content Marketing Manager at Spendesk since Octobre 2018. By joining the tribe, she wants to make the finance world easier to understand for people who, just like her, aren't coming from that sector.