Limiter les retards de paiement par la numérisation des achats
retards-de-paiement-clock
Comptabilité 5 min

Limiter les retards de paiement par la numérisation des achats

Gabriel Autran

Durant des conditions économiques exceptionnelles (comme une pandémie ou une récession à la suite de celle-ci, à tout hasard), les retards de paiement deviennent de plus en plus fréquents et de plus en plus longs. Cela pose de nombreux problèmes pour maîtriser son plan de financement. Il s'agit donc ici de limiter, voire de résoudre entièrement les problèmes de délais de paiement dans un contexte BtoB.

Sommaire :

- Comment sont qualifiés les retards de paiement ?

- Mettre en place une politique d’achats pour anticiper les retards de paiement

- Faut-il opter pour une solution logicielle afin de gérer les retards de paiement ?

- La gestion et le suivi des commandes grâce à des outils dédiés peuvent vous éviter des retards de paiement

Retards de paiement : définition

Un retard de paiement désigne un délai imprévu entre la réception d’une commande de bien ou de service et sa compensation. Cette définition revêt également un caractère légal, qu’il convient de prendre en compte pour qualifier si oui ou non une facture fait l’objet d’un retard de paiement.

New call-to-action

Comment sont qualifiés les retards de paiement ?

Tout vient à point à qui sait attendre, mais qui sait attendre sait peut-être aussi quand cela suffit

Les recouvrement amiable de créances de créances constitue le moyen le plus courant pour combler le retard pris par un paiement. Est-il alors possible de systématiser ses processus d’achats et s’assurer une réponse mesurée et informée sur la marche à suivre lors d’un retard de paiement ? On peut ainsi songer à se doter d’un outil dédié.

Le délai par principe, si la date de paiement n’est pas indiquée sur une facture, se situe à 30 jours à partir de la date de réception des marchandises, ou de la fin de la prestation de service. 

Quelles sont les causes les plus fréquentes de retards de paiement ?

Il convient de rappeler que la plupart des retards de paiement ne tiennent pas de malveillance de la part des payeurs. Les cas les plus courants concernent surtout des erreurs humaines dans la facturation ou dans la livraison

Au-delà du bénéfice du doute, on peut également citer le manque de suivi comme une cause majeure des retards de paiements qui traînent en longueur. En outre, il s’agit parfois de préserver de bonnes relations avec un client en lui accordant un délai supplémentaire.

Mettre en place une politique d’achats pour anticiper les retards de paiement

Les premières victimes des retards de paiement sont en effet les relations de confiance entretenues avec un client. Avant même le compte de résultat, la qualité du suivi client est la première à pâtir des éventuels retards de paiement

S’il s’agit d’une relation de longue date, il est souhaitable de conserver la fidélité dont celle-ci découle. Ainsi, les rappels automatisés permettent de mettre une saine distance entre le rappel du paiement et la personne chargée du suivi du dossier. 

On peut notamment anticiper les mouvements financiers des nouveaux clients en examinant l’historique de ses prestataires

Ces vérifications valent souvent pour les clients dont la source de revenus peut être volatile. Une bonne connaissance du client, au-delà du simple aspect commercial, peut donc déjà rassurer. 

Ce que dit la loi sur les retards de paiement

Comme indiqué plus haut, le délai limite par principe fixé par les pouvoirs publics pour le paiement d’une facture d’une entreprise à une autre se situe à 30 jours. Passé ce délai, l’entreprise créancière est en droit d’engager des démarches légales afin d’être rémunérée et compensée pour le retard.

Si la date de paiement est indiquée sur la facture, cette dernière prime naturellement, puisqu’elle correspond à un contrat commercial, qui lie les deux parties dans leurs engagements respectifs.

Il est également essentiel de disposer de conditions générales de ventes (CGV) afin de se protéger de toute pratique commerciale douteuse et d’informer ses clients des modalités de réception des marchandises ou du service proposé.

Comment calculer les pénalités de retard de paiement d'une facture ?

Les pénalités de retard de paiement font l’objet d’un calcul spécifique en fonction des CGV convenues lors du contrat de vente.

La méthode de calcul se présente comme suit : 

À noter que l’envoi d’une lettre recommandée n’est pas nécessaire pour ajouter des pénalités TTC à la somme due.

New call-to-action

La gestion de factures au centre des missions d’achat

L’anticipation des éventuels retards de paiement peut constituer une solution préalable à la plupart des problèmes pouvant être à la source de certaines difficultés auprès de rares clients. 

Avoir une bonne connaissance préalable des conditions de paiement et d’approvisionnement de ses prestataires peut en effet constituer une base de travail de grande qualité pour anticiper les difficultés potentielles.

De simples informations, librement accessibles, peuvent déjà donner une idée des capacités de paiement et de la rigueur d’un futur client. On peut notamment citer : 

  • L’extrait Kbis ;
  • Le capital social ; 
  • La date de création de la société ; 
  • Le nombre de collaborateurs y travaillant ;
  • Les missions et accomplissements réalisés par l’entreprise.

Grâce à ces quelques éléments facilement accessibles, vous pourrez ainsi construire un profil et évaluer le niveau de risque de retard de paiement.

Faut-il opter pour une solution logicielle afin de gérer les retards de paiement ?

Les relances en cas d’impayés peuvent constituer une des missions les plus frustrantes pour les équipes financières. Elles exigent une bande passante qui pourrait être utilisée à meilleur escient, notamment pour améliorer les processus financiers de l’ensemble de la structure. Afin de pallier ce phénomène et faire gagner du temps aux équipes chargées du recouvrement,  

Numériser ses processus financiers contribue à limiter les retards de paiement

En automatisant ses relances et son suivi des paiements, il est également possible de soulever une charge mentale supplémentaire processus d’achat et de gestion financière. Cette libération de bande passante permet à son tour aux équipes de se concentrer sur leurs cœurs de métier, dont le recouvrement des factures les plus sensibles (ou tardives).

Les effets de la crise peuvent en effet nécessiter de meilleurs moyens de recouvrement. Selon Les Echos, le nombre de retards de paiement est en augmentation ! Depuis le début de l’année 2022, le quotidien observe une hausse sans précédent du phénomène. Une raison de plus pour anticiper et s’équiper en conséquence.

La gestion et le suivi des commandes grâce à des outils dédiés peuvent vous éviter des retards de paiement

Grâce à des outils de suivi des dépenses (comme Spendesk), il est possible de donner plus de visibilité aux équipes financières. Ce faisant, les équipes financières peuvent conserver des marges de manœuvre pour suivre les sorties de trésorerie. 

En suivant ces sorties, on s’assure ainsi une meilleure gestion des dépenses, et on peut ainsi limiter la volatilité des entrées.



Comptabilité Outils et astuces remboursements
Restez au courant des dernières actualités !

Toutes les tendances de la gestion administrative et financière directement dans votre boîte mail.

rocket

Gabriel Autran

Gabriel Autran est un rédacteur web basé à Paris. Écrire des histoires et leur faire justice à travers des contenus inspirants constitue la majeure partie de son quotidien. Chez Spendesk, il écrit sur le secteur financier, et les professionnels qui l’anime.