Remboursez vos notes de frais en quelques clics & instantanément !

Remboursez vos notes de frais en quelques clics & instantanément !

Maylis Amram

Disons-le, la gestion des dépenses et des notes de frais est rarement un plaisir.

C’est un ensemble de tâches qui se retrouvent souvent en bas des to-do listes : les employés repoussent le moment où ils soumettent leurs notes de frais, et la finance se retrouve à gérer l’ensemble des validations et remboursements en fin de mois.
Les clôtures mensuelles sont longues et se font dans la précipitation.
Les entreprises utilisant des systèmes traditionnels (par exemple gestion papier ou Excel) passent parfois jusqu'à une demie journée sur les notes de frais et 19% des rapports de notes de frais contiennent des erreurs

Même les solutions de gestion de notes de frais les plus modernes laissent passer des erreurs et entraînent des doublons dans la gestion car les workflows de validation et de paiement sont gérés dans des systèmes séparés

Chez Spendesk, nous pensons qu'idéalement aucun employé ne devrait avancer des frais professionnels, c’est pourquoi nous avons conçu des cartes virtuelles et physiques connectées à des règles de validation et des politiques de dépense qui donnent plus de flexibilité aux équipes financières et de la tranquillité d’esprit aux employés.

Quand la seule option possible est de faire une note de frais, nous pensons qu’il est nécessaire pour les équipes finance d’optimiser leur temps et nous sommes convaincus qu’il existe une solution pour cela : gérer l’ensemble du process de bout-en-bout dans une interface unique.

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Nouvelle fonctionnalité : Rembourser avec Spendesk 

La fonctionnalité “Rembourser avec Spendesk” permet aux équipes finance de revoir et de rembourser les notes de frais dans une seule solution, sans changer d’outil ni d’interface.

 

Qu'avez-vous à y gagner ?

  • Du temps : automatisez la réconciliation entre les notes de frais et les remboursements, finie la saisie manuelle des virements dans votre interface bancaire.
  • Une traçabilité parfaite : accédez en temps réel à une piste de vérification sur chaque note de frais, de sa soumission à son remboursement.
  • Moins de risque d’erreurs : centralisez tout dans une interface pour éviter les doublons de remboursement et multiples vérifications.

Comment marche la fonctionnalité ? 

  1. L’employé.e soumet sa note de frais
  2. Son/sa manager valide
  3. La finance vérifie et et planifie le remboursement des notes de frais dans un nouvel onglet dédié “Planifier les remboursements” 
  4. Le responsable de compte valide l’envoi des virements grâce à un un code sécurisé unique reçu sur mobile
  5. L’employé.e est remboursé.e sur son compte bancaire le jour suivant, selon la date prévue pour le virement

Et voilà ! La gestion des notes de frais est centralisée dans une seule solution, et les remboursements sont effectués en quelques clics après les validations nécessaires. 

Vous avez désormais l’esprit tranquille et êtes certain.e.s que chaque remboursement passe par un process fluide et robuste. 

"Je ne sais pas si vous vous rendez compte à quel point c’est une solution simple et innovante, en comparaison des procédés archaïques de notre banque. On adore utiliser Spendesk, c’est super utile et simple à utiliser, et ça répond à un vrai problème chez nous." Gautier Vedrenne - Eranos

Comment la fonctionnalité s’intègre-t-elle dans votre gestion des notes de frais ?

La fonctionnalité est disponible pour tous les clients utilisant notre module de note de frais dans le plan Standard. 

Le responsable de compte peut l’activer gratuitement depuis les “Paramètres” > “Facturation”.

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Une fois la fonctionnalité activée, vous pourrez choisir entre les différentes options de remboursement depuis l’interface, virement Spendesk ou fichier XML Sepa (zone euro). 

L’option “Rembourser avec Spendesk” vous permet de rembourser vos employés dans la devise de votre compte Spendesk, donc par exemple si votre compte Spendesk est en Euro, vous pourrez rembourser vos employés sur leur compte en euros. 

Il est temps de démystifier les notes de frais et de décider maintenant que votre temps mérite d’être mieux investi.

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Maylis Amram

Maylis Amram is Product Marketing Manager at Spendesk.