Le remboursement des frais kilométriques pour les nuls

Yasmine Guyot par Yasmine Guyot | 2 janvier, 2018

Camille utilise régulièrement sa voiture pour des déplacements professionnels, Pierre préfère conduire son scooter et Héloïse part en rendez-vous à vélo. Le point commun entre les trois ? Ils peuvent tous bénéficier d’indemnités kilométriques de la part de leur employeur !

Les indemnités kilométriques couvrent les frais d’usage d’un véhicule personnel à des fins professionnelles. En tant qu’employeur, il est possible de rembourser le salarié selon un barème des frais kilométriques défini par l’administration fiscale. Retrouvez ici tout ce qu’il faut connaître pour être incollable en matière de frais kilométriques !

frais-kilometriques

1 - Le B.A BA des frais kilométriques

A - Qui peut recevoir des indemnités kilométriques ?

Qu'importe son statut, que l'on soit cadre, salarié ou dirigeant et qu'importe son ancienneté dans l’entreprise, il est possible d’obtenir un remboursement des frais kilométriques. Ces indemnités peuvent être versées à toute personne travaillant dans l’entreprise, dirigeant compris.

B - Quels frais sont couverts par les indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques couvrent les frais relatifs à l’usage d’un véhicule personnel lors de déplacements professionnels. En règle générale, ces frais englobent l’amortissement de l’usure générale :

  • nettoyage,
  • achat de nouveaux pneumatiques,
  • assurance annuelle du véhicule,
  • et bien sûr les dépenses en carburant !

Néanmoins, certains frais de déplacement comme le péage et parking ne sont pas couverts pas les indemnités kilométriques. Ils doivent faire l'objet d'une note de frais séparée s'ils sont liés à un déplacement professionnel.

C - Quels trajets sont concernés par les indemnités kilométriques ?

Les remboursements de frais kilométriques ne couvrent que les déplacements professionnels au départ de l’entreprise. Le trajet domicile-entreprise n’est donc pas pris en compte.

Il existe néanmoins un cas particulier si le demandeur peut justifier de la nécessité de se servir de son véhicule pour venir travailler. C’est notamment le cas en zone rurale où les transports en commun sont peu développés.

D - Comment bénéficier des indemnités kilométriques ?

Pour pouvoir se faire rembourser, il faut être capable de présenter un justificatif de frais concernant l’utilisation du véhicule comprenant :

  • l’objet du déplacement
  • la date
  • la distance en kilomètres
  • la puissance fiscale du véhicule

Pour vous faire gagner du temps Spendesk vous a préparé un modèle Excel de remboursement des frais kilométriques calculant automatiquement le montant dû ! Téléchargez-le, c'est gratuit.

le bon modèle de note de frais kilométriques pour gagner du temps

E. Bon à savoir

Il faut aussi rappeler que les indemnités kilométriques ne s'appliquent pas :
- si vous bénéficiez d'un véhicule mis à disposition par votre société ou loué par votre société,
pour les trajets domicile <> travail, sauf exceptions.

La personne demandant les indemnités doit être le propriétaire du véhicule figurant sur la carte grise.

Sachez également que les indemnités kilométriques ne sont pas cumulables ! Un salarié qui fait du co-voiturage avec un collègue de la même entreprise ne peut pas prétendre obtenir des indemnités kilométriques (puisqu'il n'utilise pas son véhicule).

2 - Le calcul du montant des indemnités kilométriques

Pour calculer le montant des indemnités kilométriques dues, il faut se référer à un barème établi chaque année par l’administration fiscale. Ce barème définit la somme des indemnités à percevoir en fonction du nombre de chevaux fiscaux du véhicule, de son type (deux-roues, voiture, vélo) et du nombre de kilomètres qui ont été parcourus.

remboursement-frais-kilometriques-bareme.png

Le barème en vigueur est établi de façon à vous permettre d’indiquer clairement l’utilisation des véhicules concernés.

Envie de calculer plus simplement vos frais réels ? Téléchargez gratuitement notre modèle Excel de remboursement des frais kilométriquesIl suffit de choisir votre type de véhicule, de renseigner la distance parcourue et ce modèle calcule automatiquement le montant à rembourser en fonction du barème 2018. 

3 - Des moyens de transports insolites concernés par le remboursement de frais kilométriques !

Afin de mettre en avant des démarches plus écologique, le gouvernement étend le remboursement des frais kilométriques à d’autres types de transports. L’heure est venue de penser à favoriser de nouveaux moyens de déplacement au sein de votre entreprise !

1 - Remboursement frais kilométriques à vélo

Vous ou vos salariés avez l’âme de grands sportifs ? Cela tombe bien, depuis 2016, il est possible de percevoir des indemnités kilométriques lors de déplacements à vélo! Cette possibilité n’a rien d’obligatoire et est laissé à la discrétion de l’employeur. Mais cela peut-être une excellente façon de promouvoir une conduite sportive et un mode de vie plus sain. Encore faudra-t-il pédaler longtemps car le seuil d’indemnité est fixé à 25 centimes par kilomètres. Heureusement, il n’interdit pas l’usage de vélos électriques.

Le gros avantage du remboursement de frais kilométriques à vélo ? Il est utilisable dans des trajets domicile-travail si on justifie le besoin de prendre le vélo pour se rendre dans l’entreprise après avoir quitté une station de transports en commun par exemple.

frais-kilometriques-velo

2 - Remboursement frais kilométriques en covoiturage

A l’heure actuelle, on ne peut pas vraiment parler de remboursement de frais kilométriques systématique en cas de covoiturage. Mais les choses avancent à grand pas ! Le covoiturage est un principe de partage de véhicule qui a pris de l’ampleur au cours des dernières années. Plus écologique, ce mode de transport a aussi l’avantage d’être plus sociable et plus économique. Depuis janvier 2018, selon la Loi de Transition Écologique, les entreprises de plus de 100 salariés situées en zone urbaine ont l’obligation d’encourager les transports alternatifs en mettant en place des plans de mobilités.

remboursement-frais-kilometriques-procedure.png

La gestion des frais kilométriques peut s'avérer fastidieuse et représente souvent un travail administratif important, aussi bien pour les salariés qui doivent justifier les distances parcourues que pour les équipes comptables qui doivent se référer à un barème complexe et corriger les erreurs. Choisir le bon outil pour simplifier et digitaliser ce processus peut faire gagner du temps à tout le monde.

 choisir-solution-notes-de-frais

TOPICS : Note de frais

Ajoutez votre commentaire

0 Commentaire