Le remboursement des frais kilométriques pour les nuls

Yasmine Guyot par Yasmine Guyot | 2 janvier, 2018

Camille utilise régulièrement sa voiture pour des déplacements professionnels, Pierre préfère conduire son scooter et Héloïse part en rendez-vous à vélo. Le point commun entre les trois ? Ils peuvent tous bénéficier d’indemnités kilométriques de la part de leur employeur !

Les indemnités kilométriques couvrent les frais d’usage d’un véhicule personnel lorsqu'il est utilisé à des fins professionnelles. En tant qu’employeur, vous avez la possibilité de rembourser votre collaborateur selon un barème des frais kilométriques défini par l’administration fiscale. Dans quelques minutes vous serez incollable en matière de frais kilométriques !

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Le B.A BA des frais kilométriques

Qui peut recevoir des indemnités kilométriques ?

Peu importe son statut et son ancienneté dans l’entreprise, il est possible d’obtenir un remboursement des frais kilométriques. Ces indemnités peuvent être versées à toute personne travaillant dans l’entreprise, dirigeant compris.

Quels frais sont couverts par les indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques couvrent les frais relatifs à l’usage d’un véhicule personnel lors de déplacements professionnels. En règle générale, ces frais prennent en compte l’usure générale :

  • Nettoyage
  • Achat de nouveaux pneus
  • Assurance annuelle du véhicule
  • Carburant

Néanmoins, certains frais de déplacement comme le péage et parking ne sont pas couverts pas les indemnités kilométriques. Ils doivent faire l'objet d'une note de frais séparée dans le cadre d'un déplacement professionnel.

Quels trajets sont concernés par les indemnités kilométriques ?

Les remboursements de frais kilométriques ne couvrent que les déplacements professionnels au départ de l’entreprise. Le trajet domicile-entreprise n’est donc pas pris en compte. 

Il existe néanmoins un cas particulier, si le demandeur peut justifier de la nécessité de se servir de son véhicule pour venir travailler. C’est notamment le cas en zone rurale où les transports en commun sont peu développés.

De plus, pour être remboursé sur l'utilisation de son véhicule personnel, le collaborateur doit se rendre en déplacement à plus de 50km de l'entreprise et plus d'1h30 en transports en communs.

Comment bénéficier des indemnités kilométriques ?

Pour pouvoir se faire rembourser, il faut être capable de présenter un justificatif de frais concernant l’utilisation du véhicule comprenant :

  • L’objet du déplacement
  • La date
  • La distance en kilomètres
  • La puissance fiscale du véhicule

Pour vous faire gagner du temps, nous vous avons préparé un modèle Excel de remboursement des frais kilométriques calculant automatiquement le montant dû ! Téléchargez-le, c'est gratuit :

le bon modèle de note de frais kilométriques pour gagner du temps

Bon à savoir

Il faut aussi rappeler que les indemnités kilométriques ne s'appliquent pas :

  • Si vous bénéficiez d'un véhicule de fonction
  • Pour les trajets domicile-travail (sauf exceptions)

La personne demandant les indemnités doit être le propriétaire du véhicule figurant sur la carte grise.

Sachez également que les indemnités kilométriques ne sont pas cumulables ! Un collaborateur qui fait du co-voiturage avec un collègue de la même entreprise ne peut pas prétendre obtenir des indemnités kilométriques (puisqu'il n'utilise pas son véhicule).

Le calcul du montant des indemnités kilométriques

Pour calculer le montant des indemnités kilométriques, référez-vous à un barème établi chaque année par l’administration fiscale. Ce barème définit la somme des indemnités à verser en fonction du nombre de chevaux fiscaux du véhicule, de son type (deux-roues, voiture, vélo) et du nombre de kilomètres qui ont été parcourus.

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Remboursement des frais kilométriques des moyens de transports insolites

Afin de mettre en avant des démarches plus écologiques, le gouvernement étend le remboursement des frais kilométriques à d’autres moyens de transports. L’heure est venue de penser à valoriser les nouveaux transports au sein de votre entreprise.

Remboursement frais kilométriques à vélo

Vous ou vos collaborateurs avez l’âme de grands sportifs ? Cela tombe bien, depuis 2016, il est possible de percevoir des indemnités kilométriques lors de déplacements à vélo ! Cette indemnisation n’a rien d’obligatoire et est laissé à la discrétion de l’employeur. Mais cela peut être une excellente façon de promouvoir une pratique sportive et un mode de vie plus sain. Encore faudra-t-il pédaler longtemps, car le seuil d’indemnité est fixé à 25 centimes par kilomètre. Heureusement, il n’interdit pas l’usage de vélos électriques.

Le gros avantage du remboursement de frais kilométriques à vélo ? Il est utilisable dans des trajets domicile-travail si on justifie le besoin de prendre le vélo pour se rendre dans l’entreprise. Après avoir quitté une station de transports en commun par exemple.

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Remboursement frais kilométriques en covoiturage

A l’heure actuelle, on ne peut pas vraiment parler de remboursement de frais kilométriques systématique en cas de covoiturage. Mais les choses avancent à grand pas ! Le covoiturage est un principe de partage de véhicule qui a pris de l’ampleur au cours des dernières années. Plus écologique, ce mode de transport a aussi l’avantage d’être plus sociable et plus économique. Depuis janvier 2018, selon la Loi de Transition Écologique, les entreprises de plus de 100 salariés situées en zone urbaine ont l’obligation d’encourager les transports alternatifs en mettant en place des plans de mobilités.

La gestion des frais kilométriques peut s'avérer fastidieuse et représente souvent un travail administratif important. Les collaborateurs et l'équipe finance perdent un temps considérable. Mais aujourd'hui tout devient plus simple grâce à Spendesk et sa fonctionnalité de gestion des frais kilométriques. Le collaborateur peut en quelques clics faire sa propre requête, remplir les détails du voyage et voilà ! Spendesk génère automatiquement la note de frais avec le bon taux et la transmet à l'équipe finance.

Vous souhaitez en savoir plus ? Cet article du Centre d'aide devrait alors vous intéresser !

 

TOPICS : Notes de frais

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