Le remboursement des frais kilométriques pour les nuls

Yasmine Guyotpar Yasmine Guyot|4 décembre, 2017

Camille utilise régulièrement son camion pour des déplacements professionnels, Pierre préfère conduire son scooter et Héloïse vient à vélo le matin. Le point commun entre les trois ? Ils peuvent tous bénéficier d’un remboursement de frais kilométriques au travail !

Ce remboursement de frais kilométriques concerne les frais d’usage d’un véhicule personnel pour tout salarié qui l’utilise à des fins professionnelles. En tant qu’employeur, il est possible de les lui rembourser grâce à des indemnités kilométriques. Ces dernières sont déterminées à partir d’un barème de l’administration fiscale. Envie d’en savoir plus ? Retrouvez tout ce qu’il faut connaître pour être incollable en matière de frais kilométriques !

1 - Le B.A BA du remboursement des frais kilométriques

A - Qui peut recevoir des indemnités kilométriques ?

Qu'importe son statut, que l'on soit cadre, salarié, nouveau venu dans l’entreprise ou bien présent depuis plusieurs années, il est possible d’obtenir un remboursement de frais kilométriques. Ce dernier doit en effet être versé à toutes personnes travaillant à titre professionnel dans l’entreprise, dirigeant compris.

B - Quels frais sont couverts par les indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques couvrent les frais professionnels relatifs à l’usage d’un véhicule personnel pour se rendre à son lieu de travail. En règle générale, ces frais englobent l’amortissement de l’usure générale, le nettoyage, l’achat de nouveaux pneumatiques, l’assurance annuelle du véhicule et bien sûr les frais de carburant ! Néanmoins, un salarié ne peut pas prétendre utiliser son indemnité kilométrique pour des dépenses autres comme le paiement d’une place de stationnement ou d’un péage par exemple.

C - Quels trajets sont concernés par les indemnités kilométriques ?

Les remboursements de frais kilométriques ne couvrent que les déplacements professionnels au départ de l’entreprise. Le trajet domicile-entreprise n’est donc pas pris en compte.

Il existe néanmoins un cas particulier si le demandeur peut justifier de la nécessité de se servir de son véhicule pour venir travailler. C’est notamment le cas en zone rural où les horaires de transports en commun sont peu fréquents et contraignants.

D - Comment bénéficier des indemnités kilométriques ?

Pour pouvoir justifier de son besoin en indemnité kilométrique, il faut être capable de présenter des justificatifs de notes de frais concernant l’utilisation du véhicule. L’objet du déplacement, la date et la durée de ce dernier doivent être indiqués dans un dossier tenu à jour. Il faut aussi rappeler que les indemnités kilométriques ne peuvent pas s’appliquer à un véhicule de société ou d’entreprise. Il est nécessaire que la personne percevant les indemnités soit la même que celle notée sur la carte grise. Enfin, les remboursements de frais kilométriques ne concernent les déplacements professionnels que lorsque ces derniers ont l’entreprise pour point de départ.

Sachez également que les indemnités kilométriques ne sont pas cumulables ! Un salarié qui fait du covoiturage avec un autre collègue de la même entreprise ne peut pas prétendre obtenir des indemnités kilométriques.

2 - Le calcul du montant des indemnités kilométriques

Pour calculer le montant du remboursement de frais kilométriques, vous devez vous référer à un barème établi chaque année par l’administration fiscal. Ce dernier établi la somme des indemnités à percevoir en fonction de la puissance fiscale du véhicule, de son type (deux-roues, voiture, vélo) et du nombre de kilomètres qui ont été parcourus sur l’année.

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Le barème en vigueur est établi de façon à vous permettre d’indiquer clairement l’utilisation des véhicules concernés. Envie de calculer plus simplement vos frais réels ? Si vous vous sentez fâchés avec les chiffres, vous pouvez opter pour un simulateur qui vous simplifiera la tâche !

3 - Des moyens de transports insolites concernés par le remboursement de frais kilométriques !

Afin de mettre en avant des démarches plus écologique, le gouvernement étend le remboursement de frais kilométriques à d’autres types de transports. L’heure est venue de penser à favoriser de nouveaux moyens de déplacement au sein de l’entreprise !

1 - Remboursement frais kilométriques à vélo

Vous ou vos salariés avez l’âme de grands sportifs ? Cela tombe bien, depuis 2016, il est possible de percevoir des indemnités kilométriques lors de déplacements à vélo! Cette possibilité n’a rien d’obligatoire et est laissé à la discrétion de l’employeur. Mais cela peut-être une excellente façon de promouvoir une conduite sportive et un mode de vie plus sain. Encore faudra-t-il pédaler longtemps car le seuil d’indemnité est fixé à 25 centimes par kilomètres. Heureusement, il n’interdit pas l’usage de vélos électriques.

Le gros avantage du remboursement de frais kilométriques à vélo ? Il est utilisable dans des trajets domicile-travail si on justifie le besoin de prendre le vélo pour se rendre dans l’entreprise après avoir quitté une station de transports en commun par exemple.

2 - Remboursement frais kilométriques en covoiturage

A l’heure actuelle, on ne peut pas vraiment parler de remboursement de frais kilométriques systématique en cas de covoiturage. Mais les choses avancent à grand pas ! Le covoiturage est un principe de partage de véhicule qui a pris de l’ampleur au cours des dernières années. Il est pour l’heure exonéré de charges fiscales tant que le revenu ne dépasse pas le montant des frais engagés sur la totalité du trajet. Plus écologique, ce mode de transport a aussi l’avantage d’être plus sociable et plus économique. D’ici janvier 2018, selon la Loi de Transition Écologique, les boîtes de plus de 100 salariés situées en zone urbaine auront l’obligation d’encourager les transports alternatifs en mettant en place des plans de mobilités.

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Les frais kilométriques sont un poste de dépense à ne pas négliger et leur gestion représente un travail important. Soyez certain de ne commettre aucune erreur grâce à Spendesk ! Avec notre outil de gestion des dépenses, assurez l’autonomie de vos équipes et concentrez-vous sur ce qui compte vraiment pour votre entreprise.

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TOPICS : Note de frais

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