Indemnité kilométrique : le remboursement des frais kilométriques pour les nuls
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Comptabilité 5 min

Indemnité kilométrique : le remboursement des frais kilométriques pour les nuls

Faustine Rohr-Lacoste

Camille utilise régulièrement sa voiture personnelle pour ses déplacements professionnels. Héloïse préfère conduire son scooter. Et Pierre part en rendez-vous à vélo.

Le point commun entre nos trois personnages ? Ils peuvent tous bénéficier du remboursement des frais kilométriques par leur employeur !

Les indemnités kilométriques couvrent les frais d’usage d’un véhicule personnel lorsqu'il est utilisé à des fins professionnelles. En tant qu’employeur, vous devez rembourser votre collaborateur selon un barème des frais kilométriques défini par l’administration fiscale (URSAFF).

Vous êtes prêts à devenir incollable sur le remboursement des frais kilométriques ? Alors en voiture Simone (sans mauvais jeu de mot...) !

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Le B.A BA des frais kilométriques

Qui peut recevoir des indemnités kilométriques ?

Peu importe le statut et l'ancienneté dans l’entreprise, il est toujours possible d’obtenir un remboursement des frais kilométriques par l'employeur. Ces indemnités peuvent être versées à toute personne travaillant dans l’entreprise, dirigeant.e compris.

Quels frais sont couverts par les indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques couvrent les frais relatifs à l’usage d’un véhicule personnel lors de déplacements professionnels.

En règle générale, ces frais prennent en compte l’usure générale, soit :

  • Nettoyage
  • Achat de nouveaux pneus
  • Assurance annuelle du véhicule
  • Carburant

 

Néanmoins, certains frais de déplacement comme le péage et parking ne sont pas couverts pas les indemnités kilométriques. Ils doivent faire l'objet d'une note de frais séparée, effectuée dans le cadre d'un déplacement professionnel.

Quels trajets sont concernés par les indemnités kilométriques ?

Les remboursements de frais kilométriques ne couvrent que les déplacements professionnels au départ de l’entreprise. Le trajet domicile-entreprise n’est donc pas pris en compte. 

Il existe néanmoins un cas particulier, si le demandeur peut justifier de la nécessité de se servir de son véhicule pour venir travailler. C’est notamment le cas en zone rurale où les transports en commun sont peu développés.

De plus, pour être remboursé sur l'utilisation de son véhicule personnel, le collaborateur doit se rendre en déplacement à plus de 50km de l'entreprise et plus d'1h30 en transports en communs.

Comment bénéficier des indemnités kilométriques ?

Pour pouvoir se faire rembourser, il faut être capable de présenter un justificatif de frais concernant l’utilisation du véhicule comprenant :

  • L’objet du déplacement
  • La date
  • La distance en kilomètres
  • La puissance fiscale du véhicule

Pour vous faire gagner du temps, nous vous avons préparé un modèle Excel de remboursement des frais kilométriques calculant automatiquement le montant dû !

Bon à savoir pour votre prochaine note de frais kilométrique

Il faut aussi rappeler que les indemnités kilométriques ne s'appliquent pas :

  • Si vous bénéficiez d'un véhicule de fonction.
  • Pour les trajets domicile-travail (sauf exceptions présentées plus haut).

 

La personne demandant les indemnités doit être le propriétaire du véhicule figurant sur la carte grise.

Notez également que les indemnités kilométriques ne sont pas cumulables ! Un collaborateur qui fait du co-voiturage avec un collègue de la même entreprise ne peut pas obtenir des indemnités kilométriques (puisqu'il n'utilise pas son propre véhicule).

Le calcul du montant des indemnités kilométriques

Pour calculer le montant des indemnités kilométriques, référez-vous à un barème établi chaque année par l’administration fiscale. Ce barème définit la somme des indemnités à verser en fonction du nombre de chevaux fiscaux du véhicule, de son type et du nombre de kilomètres qui ont été parcourus.

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Envie de calculer plus simplement vos frais réels ? Téléchargez gratuitement notre modèle Excel de remboursement des frais kilométriques. Très simple à utiliser, choisissez votre type de véhicule, distance parcourue et découvrez le montant de vos indemnités kilométriques.

Remboursement des frais kilométriques des moyens de transports insolites

Afin de mettre en avant des démarches plus écologiques, le gouvernement étend le remboursement des frais kilométriques par l'employeur à d’autres moyens de transports.

L’heure est venue de penser à valoriser les nouveaux transports au sein de votre entreprise.

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Remboursement des frais kilométriques à vélo

Depuis 2016 et jusqu’à un décret du 9 mai 2020, il existait une indemnité kilométrique vélo (IKV) pour les salariés qui utilisaient leur vélo afin de réaliser le trajet domicile-travail (remboursement de 0,25€ par kilomètre parcouru).

Elle a été depuis remplacée par un forfait mobilité durables (non obligatoire pour l’entreprise).

Plafonné à 500€ par an et par salarié, ce forfait prend en charge les frais de trajets des salariés lorsqu'ils utilisent un moyen de transport alternatif comme le vélo (y compris électrique), le covoiturage, les services de mobilité partagée, ou les transports publics.

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Remboursement des frais kilométriques en covoiturage

A l’heure actuelle, on ne peut pas vraiment parler de remboursement de frais kilométriques systématique en cas de covoiturage. Mais les choses avancent à grand pas !

Le covoiturage est un principe de partage de véhicule qui a pris de l’ampleur au cours des dernières années. Plus écologique, ce mode de transport a aussi l’avantage d’être plus sociable et plus économique.

Depuis janvier 2018, selon la Loi de Transition Écologique, les entreprises de plus de 100 salariés situées en zone urbaine ont l’obligation d’encourager les transports alternatifs en mettant en place des plans de mobilités.

 

La gestion des frais kilométriques peut s'avérer fastidieuse et représente souvent une tâche administrative chronophage.

Les collaborateurs et l'équipe finance perdent un temps considérable à soumettre et traiter leurs notes de frais.

Fort heureusement, il est désormais possible de passer à la vitesse supérieure avec des outils modernes.

Dites adieu aux vieux outils, process et fichiers Excel...Utilisez plutôt Spendesk, pour simplifier votre quotidien et vous concentrer enfin sur ce qui compte vraiment ! 

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Faustine Rohr-Lacoste

Faustine is Head of Community at Spendesk. She is in charge of CFO Connect, a community of modern finance leaders.