Remboursement des frais de déplacement : définition, enjeux et procédures

Yasmine Guyot par Yasmine Guyot | 20 octobre, 2017

Les frais de déplacements représentent, avec les frais de bouche, la plus grande part des frais professionnels. Nous souhaitions vous proposer un récapitulatif pour bien maîtriser cette procédure particulièrement codifiée par la loi, en plein coeur de la gestion globale des notes de frais.

À quoi correspondent les frais de déplacement ?

Les frais de déplacement représentent l'ensemble des dépenses engagées par un salarié lors de déplacements professionnels effectués pour le compte de son entreprise. 

Nul besoin de partir plusieurs jours en voyage d'affaires pour prétendre à un remboursement : un simple déplacement à l'autre bout de la ville pour un rendez-vous professionnel suffit pour solliciter le remboursement des frais engagés. Même le trajet effectué pour une réunion au siège de l'entreprise dans le cadre d'une journée de télétravail ouvre droit à une indemnisation.

Pour bien comprendre les modalités de remboursement, il convient de distinguer les frais de déplacement des frais kilométriques.

 

Qu'est ce qui est remboursé en frais de déplacement ?

  1. Les frais de transport

    1 - Des frais kilométriques remboursés selon un barème

    Lorsque le salarié utilise son propre véhicule pour se rendre à un rendez-vous professionnel, il se fait rembourser ses frais selon un barème forfaitaire établi chaque année par l'administration fiscale, et qui tient compte, en plus des frais de carburant, de : l'assurance, l'entretien et la dépréciation du véhicule. Ainsi, en 2017, pour un véhicule de 4cv ayant effectué moins de 5000 km, il convient de multiplier la distance parcourue par un coefficient de 0,493.

    2 - Un barème qui a ses limites

    Attention ! Pour être intégralement remboursé, le collaborateur devra en plus fournir les justificatifs de ses péages et de ses parkings. Il faut également éviter de rouler pour son employeur avec un véhicule trop puissant, puisque le barème n'autorise plus les remboursements pour les véhicules de plus de 7 CV.

    3 - Les trajets domicile-travail

    Pour les salariés qui utilisent les transports en commun, l'employeur est tenu de prendre en charge la moitié du prix de l'abonnement, sur la base des tarifs de 2e classe. Cela vaut également pour les services de location de vélo.

    À ce propos, les salariés qui décident de faire le trajet en vélo peuvent bénéficier de l'indemnité kilométrique vélo, à hauteur de 25 centimes par kilomètre. Cette indemnité est facultative, et l'employeur bénéficie d'une exonération de cotisations sociales dans la limite de 200 euros par an.

  2. Les frais liés aux déplacements

    1 - Les petits déplacements

    Les petits déplacements n'empêchent pas, par définition, le salarié de regagner son domicile durant la journée. Ils peuvent toutefois occasionner des frais de repas (la fameuse prime de panier). Dans le cas où l'employeur décide d'octroyer un montant forfaitaire plutôt que de rembourser aux frais réels, celui-ci sera de 6,40€ maximum.

    2 - Les grands déplacements

    Ils sont définis par l'impossibilité du salarié à regagner son domicile, c'est-à-dire quand il est au moins à 50 kilomètres de son domicile ou à plus d'1 h 30 de trajet en transport en commun, et peuvent donc occasionner des frais de repas et des frais de logement. Là encore, si l'employeur préfère le barème de l'URSAFF aux frais réels, le montant forfaitaire est de 18,40 € pour les repas pour les trois premiers mois, puis de 15,60 € entre trois mois et deux ans et de 12,90 entre deux et six ans. Pour le logement il est de 48,90 €, 41,60€ et 34,20 € pour les mêmes périodes et de 65,80€, 55,90€ et 46,10 € respectivement pour Paris et les départements 92, 93 et 94.

    3 - Les déplacements en Outre-Mer et à l'étranger

    L'employeur peut également décider de verser une allocation forfaitaire pour les déplacements dans les DOM et à l'étranger. Pour la Martinique, la Guadeloupe, la Guyane, la Réunion, Mayotte et Saint-Pierre et Miquelon, elle est de 31,50€ pour un salarié logé gratuitement, de 74,30 € pour un salarié nourri (un repas) et de 58,30 € pour un salarié nourri (2 repas), avec une limite globale de 90 €. Pour la Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna et la Polynésie française, les montants sont de respectivement 42€, 99€, 78€, avec une limite globale de 120€.

    Enfin, l'allocation forfaitaire pour les autres pays se calcule en fonction de celle appliquée au personnel de l'Etat en mission temporaire et peut se calculer sur le site du gouvernement.

    4 - Attention aux repas d'affaires !

    En déplacement, les repas d'affaires sont courants. Aux yeux de l'administration fiscale, ils doivent être dument justifiés, avec les justificatifs du déplacement, le nom des invités et la facture au nom de l'entreprise pour que l'entreprise puisse récupérer la TVA.

Comment se passe le remboursement des frais de déplacement pour les salariés et l'entreprise ?


Les frais de déplacement font partie des frais professionnels qui, s'ils sont remboursés aux frais réels, sont d'abord avancés par le salarié. Celui-ci devra ensuite fournir les justificatifs des dépenses engagées pour pouvoir être remboursé par son employeur. Trier les reçus, les rentrer dans un tableau Excel, imprimer et agrafer l'ensemble pour le remettre à son manager...  Un processus lourd, chronophage, pénalisant pour le salarié qui doit avancer les frais et qui risque de ne pas se faire rembourser en cas de perte de ses justificatifs (même s'il peut faire, de manière ponctuelle, une déclaration sur l'honneur attestant des dépenses engagées).

Pour l'entreprise, si le nombre de notes de frais est important, cela occasionne un travail important pour le service comptable, sans grande valeur ajoutée et souvent fastidieux, pour récupérer les justificatifs auprès des salariés, voire directement auprès des établissements si la facture a été égarée. Ce temps passé revient à 27€ par note de frais pour l'entreprise, un véritable gouffre financier !

Il existe pourtant des solutions bien plus efficaces, telles les cartes bancaires prépayées proposées par Spendesk. Le DAF crédite la carte en fonction des besoins du collaborateur pour son déplacement. Ce dernier n'a plus d'argent à avancer, et l'employeur évite ainsi les mauvaises surprises au retour de ce dernier, puisque les dépassements de budget ne sont pas autorisés. Le salarié n'aura qu'à photographier les justificatifs avec son smartphone, qui seront ainsi directement intégrées dans l'ERP de l'entreprise. Si vous sentez que la gestion de vos déplacements professionnels ne favorise pas la productivité de vos équipes, vous savez ce qu'il vous reste à faire !

 

 

TOPICS : Notes de frais

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