5 astuces efficaces pour réduire les dépenses de votre entreprise

C'est indiscutable, la gestion d'une entreprise est source de stress. Il faut faire attention au moindre détail, comme s'assurer par exemple que chaque euro est bien dépensé, que les rentrées d'argent sont plus élevées que les sorties.

Heureusement, il existe des astuces très simples pour optimiser la gestion des dépenses opérationnelles de votre entreprise. Il suffit de mettre en place les bons processus et outils pour réduire significativement les frais et stimuler votre croissance.

Dans cet article, vous allez découvrir cinq astuces que notre Direction Administrative et Financière a mis en place. Les résultats sont très positifs, ce qui nous permet, in fine, de booster notre croissance. Et de son côté, notre équipe financière est beaucoup plus sereine quant à l'avenir de l'entreprise.

#1 - Faîtes l'inventaire de vos contrats

Commencez par scruter vos factures et prenez le temps d'identifier les dépenses inutiles. Elles sont souvent bien plus nombreuses que ce qu'on peut imaginer...

Par exemple :

• Est-ce que vous utilisez tous les outils auxquels vous êtes abonnés ?

• Est-ce que vous avez la bonne formule vu le nombre de licences utilisées ?

• Est-ce que vous ne pourriez pas utiliser un fournisseur au lieu de deux ?

• Etc.

Une fois identifiées, il faudra prendre le temps de reconsidérer les offres de vos fournisseurs, faire jouer la concurrence, comparer les tarifs et conditions contractuelles pour véritablement optimiser vos dépenses opérationnelles.

Cela vous permettra de faire des économies significatives !

#2 - Établissez une politique de dépenses

Pour être optimisés, les achats doivent être contrôlés. Alors portez une attention particulière aux procédures de sélection des fournisseurs, au choix des produits/services, aux conditions d’exécution des contrats.

Et n'oubliez pas de communiquer cette politique auprès de vos salariés afin d'assurer la bonne compréhension des règles autour de toutes ces dépenses opérationnelles.

Si vous souhaitez vous inspirer, jetez un oeil à notre politique de dépenses !

#3 - Évaluez et améliorez sans cesse vos processus

Une entreprise ne doit jamais cesser de chercher à s’améliorer pour faire face aux défis de la concurrence.

Au delà de la mise en place de politiques de dépenses, des reportings réguliers doivent être mis en place. Cela vous permettra de garder un maximum de contrôle sur la trésorerie et ainsi identifier le moindre éléments à améliorer rapidement.

Cependant, un reporting mal construit peut vite devenir sources d’erreurs, et peut être difficile à maintenir à jour. Heureusement, aujourd'hui il est possible de l'automatiser grâce à des outils innovants.

Ces solutions logicielles vous permettent de garder un oeil en temps réel sur les indicateurs clés de la santé de votre entreprise.

#4 - Mettez fin aux notes de frais

Voilà un processus chronophage bien connu des chefs d’entreprises et des équipes financières.

Quand l'entreprise croît, le nombre de notes de frais fait de même. En effet, les salariés sont de plus en plus nombreux, donc les dépenses de plus en plus courantes et importantes.

La chasse aux justificatifs devient donc un classique de la fin de mois, pour les employés et l'équipe finance.

En plus du fait que cette tâche soit chronophage, c'est une tâche qui coûte chère !

Elle coûte chère du fait des coûts cachés, mais aussi parce que les notes de frais sont l'une des principales source de fraude en entreprise (en moyenne 12% des notes de frais sont frauduleuses).

Mais vous pourriez dire adieu à ce processus pour toujours avec une solution de dématérialisation de la gestion des dépenses, comme Spendesk. Vous auriez ainsi plus de contrôle tout en rendant vos employés plus autonomes.

#5 - Automatisez les tâches qui peuvent l’être

Vous ne le soupçonnez peut-être pas, mais de nombreuses tâches peuvent être facilement automatisées.

Peu valorisantes et coûteuses, elles détournent vos collaborateurs du coeur de leur métier, et d’autres missions à plus forte valeur ajoutée.

Grâce à Spendesk, vous pourriez automatiser toute une série de tâches :

• La gestion des dépenses récurrentes de l’entreprise.

• La définition et le suivi des budgets de l’entreprise.

• La validation des demandes d’achats.

• La récupération et la réconciliation des factures.

• La catégorisation des paiements.

• L’export des paiements et justificatifs vers vos logiciels comptables.

Réduire les dépenses de l'entreprise dès maintenant

Les bonnes pratiques et astuces ne manquent pas pour améliorer la gestion de votre entreprise. Spendesk propose notamment une gamme de produits et services contribuant directement à cet objectif, garantissant une maîtrise totale et souple des dépenses, l’automatisation des tâches récurrentes et une simplification de votre comptabilité.

A terme, chacun de vos collaborateurs sera plus productif et efficace et pourra se concentrer sur les tâches vraiment importantes. Tout le monde y gagne !