Fini la paperasse, voici les reçus entièrement dématérialisés!

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Faustine Rohr-Lacoste

Publié le 13 septembre 2018

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Article
4min environ
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Le reçu est un document parfois volatile. Tous ces reçus de paiement restent-t-ils planqués dans votre armoire ou autres classeurs en cas d’audit ? Et bien, vous pouvez désormais leur dire adieu !

Oui vous m’avez bien entendu. Avions en papier, broyeuse ou simple poubelle, quelle que soit votre manière de vous débarrasser de vos reçus de paiement papier, il est maintenant officiellement possible de le faire grâce à la certification des reçus dématérialisés Spendesk.

Comment faire figurer votre reçu de paiement sur Spendesk ?

Si vous utilisez déjà Spendesk, vous n'avez rien à faire. En effet, le travail de certification est réalisé de manière automatique en tâche de fond. Dès qu’un paiement en ligne ou par carte bleue est effectué grâce à l’usage d’une carte Spendesk ou en soumettant une note de frais sur la plateforme, prenez en photo votre preuve de paiement et téléchargez le via l’app mobile. Pas besoin d’adresse e mail, toute votre facturation en ligne se fait à partir d’une seule et même plateforme. Pas non plus besoin de modèle de reçu de paiement, tous les champs sont remplis à l’aide d’une page internet.

Spendesk identifie alors la pièce jointe comme un reçu “physique” et l’enregistre automatiquement en format PDF. Notre partenaire de confiance Universign scanne le document et appose un tampon faisant office de validation légale. Voilà ! Votre document attestant du paiement est daté, cacheté et conservé par Spendesk pendant 10 ans, accessible à tout moment.

Faire des reçus de paiement, plus facilement !

Vous avez très certainement déjà expérimenté ce moment de panique quand il vous est impossible de mettre la main sur les originaux des reçus de paiement papier. La réconciliation des budgets mensuels devient alors compliquée, et la crainte d'un audit prochain, bien réelle.

Vous avez beau être organisé et consciencieux, conserver les centaines voire milliers de reçus que chaque employé soumet par mois demeure compliqué.

Dématérialiser vos reçus papier est plus sûr, vous y gagnez du temps et cela vous permet d’avoir l’esprit tranquille. Vos reçus désormais digitalisés résistent à l’usure du temps puisqu’ils ne pourront pas être abîmés ou perdus comme leur version papier. Aussi, dîtes adieu aux heures perdues à courir après ces reçus papier – ils seront désormais accessibles simplement et à tout moment.

En France ? 🇫🇷 Nous vous assurons d’être conforme aux exigences de l’LPF

Si vous travaillez en France, vous êtes sûrement familier de l’LPF (Livre des Procédures fiscales) Bonne nouvelle ! Depuis mars 2017, les entreprises françaises ne sont plus tenues de conserver les copies des reçus papier tant qu’une copie digitalisée a été légalement certifiée.

L'article A 102 B-2 du livre des procédures fiscales énonce les règles selon lesquelles un reçu dématérialisé est conforme à la loi :

  • Il ne peut pas être modifié

  • Il doit être sauvegardé en PDF

  • Il nécessite l’apposition d’un tampon afin de garantir son intégrité

  • Il doit être conservé au minimum 6 ans

Vous êtes maintenant expert en la matière !

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