Fini la paperasse avec l’arrivée des reçus entièrement dématérialisés

Faustine Rohr-Lacoste par Faustine Rohr-Lacoste | 13 septembre, 2018
Vous voyez la centaine de reçus papier planqués dans votre armoire ou autres classeurs en cas d’audit ? Et bien, vous pouvez désormais leur dire adieu ! 
 

Oui vous m’avez bien entendu. Avions en papier, broyeuse ou simple poubelle, quelque soit votre manière de vous débarrasser de vos reçus papier, il est maintenant officiellement possible de le faire grâce à la certification des reçus dématérialisés Spendesk.

Comment cela fonctionne ?

Si vous utilisez déjà Spendesk, vous n'avez rien à faire. En effet, le travail de certification est réalisé de manière automatique en tâche de fond. Dès qu’un paiement est effectué grâce à l’usage d’une carte Spendesk ou en soumettant une note de frais sur la plateforme, prenez en photo votre reçu et télécharger le via l’app mobile.
 

Spendesk identifie alors la pièce jointe comme un reçu “physique” et l’enregistre automatiquement en format PDF. Notre partenaire de confiance Universign scanne le document et appose un tampon faisant office de validation légale. Voilà ! Votre document digitalisé est daté, cacheté et conservé par Spendesk pendant 10 ans, accessible à tout moment.

Ayez l’esprit tranquille grâce à la démat’ !

Vous avez très certainement déjà expérimenté ce moment de panique quand il vous est impossible de mettre la main sur les originaux des reçus papiers. La réconciliation des budgets mensuels devient alors compliquée, et la peur d'un audit prochain bien réelle. 
 

Vous avez beau être organisé et consciencieux, conserver les centaines voire milliers de reçus que chaque employé soumet par mois demeure compliqué.

Dématérialiser vos reçus papier est plus sûr, vous y gagnez du temps et cela vous permet d’avoir l’esprit tranquille. Vos reçus désormais digitalisés résistent à l’usure du temps puisqu’ils ne pourront pas être abîmés ou perdus comme leur version papier. Aussi, dîtes adieu aux heures perdues à courir après ces reçus papier – ils seront désormais accessibles simplement et à tout moment. 

En France ? 🇫🇷 Nous vous assurons d’être conforme aux exigences de l’LPF

Si vous travaillez en France, vous êtes sûrement familier de l’LPF (Livre des Procédures fiscales) Bonne nouvelle ! Depuis mars 2017, les entreprises françaises ne sont plus tenues de conserver les copies des reçus papier tant qu’une copie digitalisée a été légalement certifiée.

L'article A 102 B-2 du livre des procédures fiscales énonce les règles selon lesquelles un reçu dématérialisé est conforme à la loi :

  • Il ne peut pas être modifié
  • Il doit être sauvegardé en PDF
  • Il nécessite l’apposition d’un tampon afin de garantir son intégrité
  • Il doit être conservé au minimum 6 ans

Vous êtes maintenant expert en la matière !

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