​Quelles sont les différents types de factures dématérialisées ?

Faustine Rohr-Lacostepar Faustine Rohr-Lacoste|10 janvier, 2018
La facture dématérialisée permet de réduire de 50% le temps accordé à son traitement au sein d’une entreprise. Elle constitue donc un levier majeur de réduction des coûts et une source de productivité importante !

Depuis 2004, les entreprises sont autorisées à envoyer des factures dématérialisées, c’est à dire émises et reçues au format électronique. Traiter une facture coûte en moyenne 15€ à chaque entreprise, et la dématérialisation comptable permet de diviser ce montant par deux. Cela permet aussi d’affecter les salariés à des tâches à plus forte valeur ajoutée et de gagner en productivité.

Il existe plusieurs types de factures dématérialisées, et plusieurs processus pour y parvenir. Cela dépend de votre niveau de dématérialisation, de celui de vos fournisseurs et de vos clients afin de créer un échange de données de facturation fluide, organisé et productif.

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I. Quels sont les différents types de factures dématérialisées ?

 

A. La facture dématérialisée à partir d’un format papier

Si tout ou une partie de vos fournisseurs envoient exclusivement des factures papiers, alors il est possible de les dématérialiser vous même en les numérisant pour les intégrer directement dans vos systèmes comptables. Notez bien que seul l’exemplaire original au format papier est valable en cas de contrôle fiscal.

B. La facture dématérialisée simple

Vos fournisseurs ont la possibilité de vous transmettre les données devant être enregistrées par voie électronique. Il revient à votre entreprise de les intégrer dans votre système comptable. Seule la facture papier fera foi d’un point de vue légal.

C. La dématérialisation fiscale des factures

Si vos fournisseurs et clients possèdent les outils informatiques nécessaires au traitement des factures dématérialisées, alors le format papier n’est plus nécessaire. La transmission de factures dématérialisées doit obéir à des nouvelles règles qui permettent de garantir son authenticité, sa lisibilité et l’intégrité de son contenu.

Du côté de vos partenaires, la réception, la lecture, le circuit de validation électronique et la sauvegarde automatique des informations sont autant d’enjeux auxquels ils doivent être préparés. Deux formats de factures existent pour répondre à toutes les conditions légales et réussir le grand tournant de la dématérialisation des factures fournisseurs et clients, mais quels sont-ils ?

1. Tout d’abord, la facture « structurée » est un format devant répondre aux normes exigées par l’administration fiscale. Les formats tels que XML, EDI iDoc sont autorisés par exemple. Ils permettent de s’affranchir du devoir de conserver un exemplaire papier de chaque facture. Ces formats sont indispensables pour harmoniser le balisage, la syntaxe et simplifier la collecte d’informations, notamment en cas de contrôle fiscal. Cette solution est la plus perfectionnée de nos jours.

2. Il existe un second type de factures appelé « factures non structurées » ou « simples » dans un format non modifiable et non sécurisé tels que PDF ou JPEG. Les normes de rédaction étant plus souples, cela rend l’identification automatique des informations et leur enregistrement dans vos systèmes d’informations plus difficiles. Moins coûteuse en apparence, vos collaborateurs devront consacrer du temps pour les traiter manuellement. Dans ce cas, la signature électronique permet de certifier l’authenticité du document et l’envoi d’un double au format papier n’est pas nécessaire.

II. Quel types de factures dématérialisées adopter ?

 

Adopter le type de facturation et le format le plus adapté dépend directement des moyens et des besoins de votre entreprise. D’autre part, il convient d’adopter une solution qui correspond aux outils de vos fournisseurs et clients. Les informations que vous leur enverrez doivent pouvoir être lues et traitées correctement par leurs services administratifs et comptables. Être à l’écoute de leurs progrès en la matière, et de leurs projets demeure le meilleur moyen de mettre en place le système le plus approprié. 

Adopter la dématérialisation des factures nécessite un investissement préalable dans les outils numériques nécessaires à leur bon traitement. La GED (Gestion Électronique des Documents) est un outil numérique de consultation, de stockage et de récupération de vos données et factures. De même, il existe plusieurs progiciels de gestion tels que les ERP ou les PGI pour assurer ces fonctions. Les meilleurs outils à la disposition des entreprises sont les solutions Saas, plus innovantes et opérationnelles.

Opter pour la dématérialisation de vos factures est un moyen concret pour accroitre les performances de votre entreprise. De plus, il vous sera possible de consulter l’ensemble de vos documents depuis n’importe quel appareil dont votre mobile; de profiter de la rapidité de classement et de recherche de documents offert par l’archivage électronique; et la réduction des délais de transmission des informations. 

Des solutions SaaS telles que Spendesk proposent des solutions globales et complètes pour gérer l’ensemble des étapes du processus de facturation et amorcer le tournant majeur de la dématérialisation en toute sérénité.

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TOPICS : Comptabilité

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