Digitalisation du processus d'achat: Le guide complet de l'e-procurement

Les termes « procurement » et « purchasing » sont souvent confondus. Pourtant, la mise en place d’une politique d’achat adaptée et efficace doit vous conduire à trancher cette question en faveur de l’une des deux options.

Quelle est donc la différence entre « procurement » et « purchasing » ? À quels besoins répondent ses deux processus ?

Alors que le « purchasing » est un acte ponctuel, le système de « procurement » est une solution globale pour améliorer l’efficacité de la gestion des achats de votre entreprise, le plus souvent via un appel d’offres.

Qu’est-ce que le procurement management system ?

« Procurement » est le nom de la fonction Achats dans une entreprise, lorsque cette dernière existe.

Ce besoin intervient lorsque les activités de l’entreprise se développent et doivent établir, optimiser et contrôler la chaîne d’approvisionnement, tout comme la nature et la diversité des achats effectués.

Les responsables du procurement s’assurent :

• De la définition des politiques d’achats les plus adaptées ;

• Du choix des fournisseurs ;

• De la surveillance de la fluctuation des prix des matières premières ;

• Du circuit de validation ;

• De la négociation des contrats ;

• Du suivi des bons de commande.

Concrètement, il s’agit de traiter les demandes d’achat de tous les produits nécessaires au processus de production de l’entreprise.

Ce domaine est confié à un employé possédant une fine connaissance du marché et des compétences en économie. Poste à la fois technique et relationnel, il est indispensable d’accorder une attention particulière à la relation client et à l’image de l’entreprise dans les négociations.

Enfin, il doit se situer à l’avant-garde pour rechercher perpétuellement de nouveaux moyens d’amélioration.

Il existe actuellement plusieurs solutions telles que l’EDI, les ERP (« Enterprise Resource Planning »), le SCM (« Supply Chain management »), ou le SRM (« Supplier Relationship Management »).

Attentives aux nouvelles technologies, les entreprises développent de plus en plus des solutions d’e-procurement visant à dématérialiser les processus d’achat.

Elles permettent une meilleure sélection des fournisseurs, une meilleure gestion des contrats, mais aussi une meilleure visibilité budgétaire pour améliorer l’efficacité des processus et ainsi réduire les coûts pour l’entreprise.

Les solutions les plus avancées peuvent proposer un système d’e-procurement avec des fonctionnalités d’achat sans paiement immédiat, des processus de workflow de validation des commandes, et un interfaçage avec les systèmes d’achats internes des clients.

Qu’est-ce que le purchasing ?

Le « purchasing » (“acheter” en anglais) désigne la première étape du processus d’approvisionnement.

Il s’agit de se limiter à l’achat d’un bien ou d’un service nécessaire au processus de production, au suivi de la commande et à la réception du paiement.

Certaines entreprises dont les besoins sont encore simples se contentent de cette solution imparfaite. Le plus souvent, le fournisseur est déjà sélectionné avant même de connaitre le client auquel la marchandise sera destinée.

Les achats ne dépendent pas d’une véritable politique structurée, et nécessitent seulement l’accord de la direction ou du responsable compétent.

Procurement vs purchasing : quelles différences ?

Tandis que le procurement témoigne de la mise en place d’une stratégie globale et complète, le purchasing se limite à une action simple.

Ces deux méthodes sont opérationnelles, mais n’apportent pas le même degré de satisfaction pour les clients. Le procurement permet indéniablement d’améliorer la qualité des produits et services achetés pour le compte des clients de l’entreprise. Il permet de mieux cibler les produits les plus adaptés et au meilleur tarif.

Alors que la personne s’occupant du purchasing est un simple acheteur, celle ayant la charge du procurement est un stratège utilisant sa connaissance du marché et son talent pour la négociation au profit de l’entreprise.

Comment faire collaborer purchasing & procurement ?

Le purchasing est l’étape la plus importante dans le processus de procurement, et ils peuvent directement concourir à son amélioration.

Par exemple, les acheteurs en charge du purchasing sont les mieux placés pour alerter le responsable procurement des contraintes et évolutions tarifaires.

Leur collaboration peut donc déboucher sur l’amélioration de la chaine logistique de l’entreprise.

Face à l’augmentation de la concurrence sur les marchés, et un contexte économique plus volatile, adopter un système de procurement efficace est une solution primordiale pour rationaliser vos processus d’achats et augmenter vos marges.

Connaître les différences entre ces deux concepts est une question cruciale. De nombreuses solutions SaaS peuvent vous aider à mettre en œuvre et gérer directement votre politique de procurement afin d'améliorer directement les performances de votre entreprise.

À quoi sert le e-procurement ?

On note que l’émergence du e-procurement répond à des cas d’usages et des évolutions précis :

• La digitalisation de l'économie et le commerce électronique.

• L'arrivée de solutions de gestion des approvisionnements (comme les EDI, ERP, SCM, SRM).

• La complexification des besoins des acheteurs.

• Un contexte économique plus volatile et une hausse de la concurrence.

Conséquences, les achats deviennent une fonction clé au service de la compétitivité de l'entreprise. Pour permettre des réductions de coûts toujours plus importantes, les équipes achats se tournent vers de nouveaux outils, dont le e-procurement.

À l'origine, le e-procurement désignait surtout la dématérialisation des catalogues. Les équipes achats avaient alors accès aux références produits en ligne pour faire leurs commandes.

Mais cela concernait surtout les achats indirects (notamment les fournitures). Aujourd'hui c'est un système complet, permettant de gérer tous les types de coûts et les étapes du processus d'achat, en bref tout le procurement.

Mais comment cela fonctionne-t-il vraiment ?

Que peut-on faire grâce à l'e-procurement ?

Dans la majeure partie des cas, la solution de e-procurement est intégrée à l'ERP de l'entreprise, dans la section "achats".

L'outil permet de connecter acheteurs et fournisseurs autour d'une plateforme interactive et collaborative.

En quelques clics, on dispose d’une visibilité portant de l'approvisionnement au Procure-To-Pay. Via l'outil de e-procurement, le service achat peut :

• Accéder à une place de marché en ligne (B&S disponibles aux prix négociés par la direction achat et suivant les conditions contractuelles prévues).

• Sélectionner des produits.

• Visualiser le listing de fournisseurs.

• Gérer des appels d'offres.

• Valider et envoyer une commande (prenant en compte le circuit d'approbation des commandes prévu par l'entreprise - ou workflow de validation)

• Gérer la facturation (dématérialisation automatique).

Grâce au e-procurement, tous ces mécanismes sont gérés de manière dématérialisée, ce qui représente un gain de temps considérable sur des tâches qui étaient auparavant très chronophages.

Quels sont les atouts du e-procurement ?

En automatisant les différentes fonctions listées ci-dessus, l'approvisionnement électronique permet aux équipes achats de créer de la valeur. Les bénéfices sont multiples :

• Au niveau des fournisseurs : cet outil permet d'améliorer la collaboration, le contrôle, la transparence et de mieux maîtriser les contrats.

• Au niveau de l'entreprise : il amène une meilleure visibilité sur les dépenses globales, un meilleur suivi et un réel gain de temps sur les délais de commandes et de livraison.

Tous ces atouts rendent le e-procurement clé pour la fonction achat. Ils simplifient la gestion quotidienne des tâches, améliorent sensiblement l'efficacité des process d’achats et permettent un vrai gain de temps de productivité globale pour l'entreprise.

Pour résumer, le e-procurement est une manière d'optimiser ses achats et de les gérer de manière simple grâce à la technologie.

Pour de nombreuses entreprises, ces outils sont aujourd'hui incontournables grâce à toutes les fonctionnalités qu'ils proposent et à leur ergonomie.

Et si c'était le moment de passer en mode SaaS ? La dématérialisation a de nombreux avantages pour vous aider à mieux gérer vos achats !