Procurement management system ou purchasing ?

Faustine Rohr-Lacostepar Faustine Rohr-Lacoste|31 janvier, 2018
Les termes « procurement » et « purchasing » sont souvent confondus. Pourtant, la mise en place d’une politique d’achat adaptée et efficace doit vous conduire à trancher cette question en faveur de l’une des deux options.

Quelle est donc la différence entre « procurement » et « purchasing » ? À quels besoins répondent ses deux processus ? Alors que le « purchasing » est un acte ponctuel, le système de « procurement » est une solution globale pour améliorer l’efficacité de la gestion des achats de votre entreprise.

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I - Qu’est-ce que le procurement management system ?

« Procurement » est le nom de la fonction Achats dans une entreprise, lorsque cette dernière existe. Ce besoin intervient lorsque les activités de l’entreprise se développent, tout comme la nature et la diversité des achats effectués. Les responsables du procurement s’assurent de la définition des politiques d’achats les plus adaptées, du choix des fournisseurs, de l'établissement des conditions de paiement, du contrôle stratégique, de la négociation des contrats et de l'achat effectif des biens. Concrètement, il s’agit de faciliter la fourniture de tous les produits nécessaires au processus de production de l’entreprise.

Ce domaine est confié à un employé possédant une fine connaissance du marché et des compétences en économie. Poste à la fois technique et relationnel, il est indispensable d’accorder une attention particulière à la relation client et à l’image de l’entreprise dans les négociations.

Enfin, il doit se situer à l’avant-garde pour rechercher perpétuellement de nouveaux moyens d’amélioration. Il existe actuellement plusieurs solutions telles que l’EDI, les ERPEnterprise Resource Planning »), le SCMSupply Chain management »), ou le SRMSupplier Relationship Management »). Attentives aux nouvelles technologies, les entreprises développent de plus en plus des solutions d’e-procurement visant à dématérialiser les processus d’achat. Elles permettent une meilleure sélection des fournisseurs, gestion des contrats ainsi que visibilité budgétaire pour améliorer l’efficacité des process et réduire les coûts pour l’entreprise. Les solutions les plus avancées peuvent proposer un système d’e-procurement avec des fonctionnalités d’achat sans paiement immédiat, des processus de workflow de validation des commandes, et un interfaçage avec les systèmes d’achats internes des clients.

II - Qu’est-ce que le purchasing ?

Le « purchasing » désigne l’acte d’acheter. Il est un maillon de la chaine de procurement. Il s’agit de se limiter à l’achat d’un bien ou d’un service nécessaire au processus de production, au suivi de la commande et à la réception du paiement. Certaines entreprises dont les besoins sont encore simples se contentent de cette solution imparfaite. Le plus souvent, le fournisseur est déjà sélectionné avant même de connaitre le client auquel la marchandise sera destinée. Les achats ne dépendent pas d’une véritable politique structurée, et nécessitent seulement l’accord de la direction ou du responsable compétent.

III - Quelles sont les différences ?

Tandis que le procurement témoigne de la mise en place d’une stratégie globale et complète, le purchasing se limite à une action simple. Ces deux méthodes sont opérationnelles, mais n’apportent pas le même degré de satisfaction pour les clients. Le procurement permet indéniablement d’améliorer la qualité des produits et services achetés pour le compte des clients de l’entreprise. Il permet de mieux cibler les produits les plus adaptés et au meilleur tarif.

Alors que la personne s’occupant du purchasing est un simple acheteur, celle ayant la charge du procurement est un stratège utilisant sa connaissance du marché et son talent pour la négociation au profit de l’entreprise.

IV - Comment faire collaborer ces deux visions ?

Le purchasing est l’étape la plus importante dans le processus de procurement, et ils peuvent directement concourir à son amélioration. Par exemple, les acheteurs en charge du purchasing sont les mieux placés pour alerter le responsable procurement des contraintes et évolutions tarifaires. Leur collaboration peut donc déboucher sur l’amélioration de la chaine logistique de l’entreprise.

Face à l’accroissement de la concurrence sur les marchés, et un contexte économique plus volatile, adopter un système de procurement efficace est une solution primordiale pour rationaliser vos processus d’achats et augmenter vos marges. Connaitre les différences entre ces deux concepts est une question cruciale. De nombreuses solutions SaaS peuvent vous aider à mettre en œuvre et gérer directement votre politique de procurement afin d'améliorer directement les performances de votre entreprise.

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TOPICS : Gestion des dépenses

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