Processus d’achat global : définition, enjeux et avantages

Votre entreprise comprend plusieurs sites en France ou dans plusieurs pays ? La gestion des dépenses professionnelles constitue parfois un véritable challenge technique et organisationnel. Pourtant avec un processus d’achat global pour toutes les entités, vous gagnez en efficacité et en lisibilité.

Regardons en quoi cela consiste et comment l’organiser. Découvrons comment ce type de gestion des achats peut résoudre vos difficultés et quels sont les atouts majeurs des outils comme ceux de Spendesk.

1 - Définition et fonctionnement du processus d’achat global

Disposer d’un processus d’achat global applicable dans toutes les entités d’un groupe ou d’une société, c’est s’équiper d’outils et de procédures uniformisés pour gérer ses dépenses. Voyons comment ça marche et détaillons chaque étape.

1.1 - Qu’est-ce qu’un processus d’achat global ?

Le processus d’achat global consiste à piloter toutes les opérations qui conduisent à obtenir le service ou la livraison d’un produit par un fournisseur. Il comprend plusieurs étapes, du sourcing au paiement de la facture, en passant par la commande d’achat et sa validation notamment.

Ce mode de fonctionnement exige l’utilisation d’outils informatiques communs à toutes les entités ainsi que l’application de procédures claires et approuvées par tous. La croissance des entreprises et la multiplication des sites, magasins, dépôts, agences, etc. entraînent naturellement la mise en œuvre d’un tel processus d’achat global.

1.2 - Les étapes classiques d’un processus d’achat global

La gestion des achats dans un groupe suppose de procéder par étape. Généralement, une cellule ou direction des achats pilote ce processus pour l’ensemble des entités, agences ou sociétés. C’est la garantie d’un fonctionnement harmonisé et optimisé au moindre coût. La force du collectif réside aussi dans la puissance de la négociation de contrats groupe.

1.2.1 - Définir le besoin et sourcer les fournisseurs

Commencez par vous demander quels types de dépenses vous souhaitez piloter en central. Gestion des abonnements, réservations d’hôtels, billets d’avion, etc. définissez le périmètre puis élaborez un cahier des charges. Recherchez ensuite les fournisseurs susceptibles de répondre à vos besoins.

1.2.2 - Réaliser l’appel d’offres et homologuer les fournisseurs

Quelle que soit la forme de l’appel d’offres, électronique ou pas, il vise à recenser les propositions des fournisseurs en réponse au cahier des charges établi. Il permet l’évaluation et la sélection des fournisseurs à homologuer. Tarifs, qualité des produits ou prestations, délais de règlement, pérennité des entreprises, etc. tous ces critères sont passés au crible lors de l’analyse des offres et pendant la négociation des contrats.

1.2.3 - Passer des commandes d’achats-cadres

Généralement, dans un processus d’achat global, la direction achats se charge de négocier périodiquement chaque contrat fournisseur. Les éléments de discussion portent alors sur les quantités, le prix ainsi que la qualité de chaque produit ou prestation. Souvent, cela se traduit par des commandes-cadres. Elles sont disponibles dans l’application informatique.

Elles permettent ensuite l’approvisionnement à travers la passation de bons de commandes ponctuelles, dans la limite des volumes ou montants annuels prévus au contrat.

1.2.4 - Définir les lignes budgétaires pour chaque poste achat

Le pilotage des achats pour l’ensemble des entités comprend aussi un volet budgétaire. Pour éviter le morcellement, l’organisation centralisée gère les dépenses pour chaque ligne du budget, selon la nature d’achat, le contrat fournisseur, par agence, bureau, magasin, filiale, etc.

1.2.5 - Suivre les commandes, engagements et dépenses d’achats

Enfin, sur le plan opérationnel et local, le processus d’achat global et d’approvisionnement s’effectue étape par étape :

• passation de commandes d’achat par les personnes autorisées ;

• validation des dépenses engagées ;

• contrôle des factures des fournisseurs pour l’interface en comptabilité.

1.3 - L’organisation des achats dans une société avec plusieurs entités

Tout ce processus d’achat global prend encore plus de sens si votre entreprise comprend plusieurs sites géographiques en France voire à l’étranger. Vos collaborateurs sont éclatés sur le territoire ? L’utilisation d’outils communs et digitalisés avec des procédures claires apporte de la fluidité sur le plan de la gestion des dépenses.

Pensez toutefois à associer les équipes et le management local à la définition des besoins et des process. Une approche bottom-up a plus de chances de remporter l’adhésion de tous. En outre, elle vous assure de comprendre et d’intégrer les spécificités régionales ou internationales lors de la conception de votre processus d’achat global. Centraliser c’est bien, mais n’oubliez jamais de coller au terrain.

2 - Les difficultés rencontrées par les entreprises multi-sites ou multi-entités

Les entreprises qui disposent de plusieurs établissements, magasins ou agences présentent des caractéristiques qui leur sont propres. Malgré la mondialisation, la distance physique entre les collaborateurs et leur management voire avec les responsables financiers rend parfois les relations peu fluides. Ce schéma organisationnel pénalise alors la gestion administrative et le suivi des achats auprès de chaque fournisseur.

2.1 - Des équipes souvent cloisonnées et travaillant seules

Les collaborateurs et managers par magasin, restaurant ou agence sont souvent isolés dans la gestion de leur business local. Il en va de même pour les filiales d’un groupe situées dans d’autres pays. Même s’il existe des moments d’échange virtuels ou de rencontres physiques périodiques, le quotidien se vit seul sur chaque site.

Disposer de la bonne information, utiliser des outils optimisés, souscrire des services ou abonnements fournisseurs de qualité, voilà le genre d’actions plus complexes à mettre en œuvre individuellement par un manager pour sa propre entité. Sans stratégie groupe en matière d’achat, l’organisation reste morcelée avec le risque d’une performance moindre.

2.2 - Des entités régionales ou multipays aux outils variés

Souvent, ce type d’entreprise grandit avec la création de nouveaux points de vente ou agences. Toutefois, il n’est pas rare que le développement passe aussi par le rachat d’entités régionales ou de sociétés étrangères. C’est notamment dans ce dernier cas de figure qu’existe le risque d’une organisation peu optimisée.

Des outils informatiques variés, parfois obsolètes et qui ne communiquent pas entre eux, des documents et procédures multiples, aucune méthode unifiée pour la gestion des achats, etc., voilà des situations qui se rencontrent avec une organisation multientités.

2.3 - Une organisation régionalisée qui manque parfois de digitalisation

Pour les mêmes raisons, si votre PME comporte diverses entités locales ou étrangères de petite taille, vos processus administratifs restent souvent manuels et sous la forme papier. Parfois, des cartes bancaires classiques s’utilisent pour les achats du type abonnement malgré leur manque d’ergonomie évident.

La direction financière basée au siège éprouve alors des difficultés pour récupérer et valider aisément les factures ou justificatifs de dépenses. Vous rajoutez de la désorganisation et de la perte de temps à la distance entre les collaborateurs. Claire Hoden est la trésorière de Big Mamma, une chaîne de restaurants française et implantée dans divers pays européens.

Elle témoigne parfaitement de cette situation vécue avant l’implémentation de Spendesk pour la gestion de nombreuses dépenses.

3 - Les enjeux d’un processus d’achat global

En vous préoccupant de votre processus d’achat global pour toutes les entités, vous gagnez en performance et réduisez les risques. Les atouts de ce type d’organisation administrative sont nombreux tant pour le management local que pour la direction financière ou votre acheteur en central.

3.1 - Un processus d’achat global pour rationaliser les coûts et le référencement des fournisseurs

La force du collectif permet de négocier un service ou l’approvisionnement de fournitures de meilleure qualité, à un prix plus avantageux et avec une réduction des risques chez chaque fournisseur. Par exemple, avec un processus d’achat global, référencez les SaaS qui présentent la meilleure offre de services en abonnement mrr ou arr pour toutes les entités de l’entreprise.

C’est le job de l’acheteur de choisir le fournisseur et le service en fonction de critères solides. Il en va de même pour la négociation du coût et de la qualité du service ou du produit. Chacun son métier !

3.2 - Organisation d’un processus d’achat global pour un meilleur reporting groupe

Avec la mise en place d’un processus d’achat global pour toutes vos entités locales, vous gagnez en lisibilité. Le reporting des dépenses centralisé par nature de dépenses devient un jeu d’enfant. Tous les collaborateurs utilisent les mêmes outils selon une seule méthode. Le suivi analytique est harmonisé dans les applications qui gèrent l’interface avec la comptabilité.

C’est ainsi que Guillaume Tronel, RAF de Bobbies, entreprise de maroquinerie, explique les gains appréciables réalisés avec le déploiement de Spendesk. Il considère que « visibilité et traçabilité sur les dépenses sont clés pour notre gestion financière ». Achats pour la décoration des magasins, fournitures en cordonnerie, produits d’entretien ou frais de déplacement des responsables de boutique, tout est sous contrôle.

3.3 - Améliorer la gestion budgétaire des achats des différentes entités

Faire le choix d’un processus central d’achat pour toutes vos filiales, boutiques ou restaurants, c’est aussi vous faciliter la vie sur le plan de la gestion budgétaire. Une organisation multisites exige une rationalisation de l’élaboration comme du suivi des budgets prévisionnels. Impossible de laisser chaque magasin gérer et présenter ses objectifs budgétaires sous la forme qui lui va bien ! Plus votre entreprise comporte d’entités, plus l’harmonisation de l’outil et de la méthode s’impose.

4 - Les avantages de Spendesk pour piloter la fonction achats dans un groupe ou une entreprise multisites

Spendesk se consacre à la simplification et à l’optimisation du processus qui gère toutes les dépenses en entreprise. Nous contribuons ainsi avec notre offre applicative en ligne au déploiement d’un processus d’achat global pour vos diverses entités locales ou régionales. Voici les atouts que présente notre plateforme en ligne.

4.1 - Consolider toutes les dépenses des entités et gagner en productivité

Le fait d’utiliser un outil unique pour piloter le processus d’achat global de l’entreprise contribue à fluidifier le suivi administratif et comptable. Avec cette stratégie zéro papier, vous dématérialisez les notes de frais comme les factures d’achat ou d’approvisionnement en local. Vous avez recours à des cartes de paiement virtuelles ou physiques paramétrées pour chaque utilisateur en fonction des règles définies en interne.

La comptabilité devient fluide et s’alimente dès la réception des documents justificatifs. Vous consolidez toutes les dépenses de l’ensemble des points de vente ou agences en quelques clics. Les équipes finance ne courent plus après les pièces comptables ou les imputations analytiques manquantes.

C’est ainsi que Telmo Vieira, RAF de Wild Code School, explique comment Spendesk les aide à « garder le contrôle » depuis 2017. Cette entreprise dont l’offre correspond à des formations aux métiers du digital dispose de 24 campus dans 11 pays européens. Grâce à la plateforme en ligne de Spendesk, WCS a obtenu de réels gains de productivité tant sur le plan de la gestion comptable que chez les campus managers.

4.2 - Créer un nouveau site, magasin, agence, restaurant en quelques clics

Votre PME grossit et vous entamez une nouvelle étape de croissance ? Des boutiques ou agences s’ouvrent dans des villes en Europe ou en France ? Pensez à Spendesk. Nous apportons une solution simple et facile à mettre en œuvre pour le processus d’achat global. Rajouter une entité s’effectue rapidement en quelques clics et un peu de paramétrage des informations indispensables. Votre entreprise évolue ? Spendesk s’adapte !

4.3 - Faciliter un reporting global des achats en temps réel

Avec l’application Spendesk, rien de plus facile que de bénéficier d’une vue globale en matière d’engagements et de dépenses comparativement au budget. Les axes multiples de reporting et de consolidation des données autorisent l’analyse idéale pour votre organisation. Les contrôleurs de gestion, l’acheteur du groupe ainsi que les managers terrain disposent en temps réel des informations essentielles au pilotage de chaque entité. En outre, tous les documents dématérialisés restent accessibles en ligne.

4.3 - Faciliter un reporting global des achats en temps réel4.4 - Fluidifier la gestion, le contrôle et la validation des dépenses

L’application Spendesk dédiée au pilotage du processus d’achat global apporte toutes les fonctionnalités quotidiennes comme :

• la création des demandes d’achat par le collaborateur ;

• son approbation par le responsable du budget concerné ;

• le contrôle des factures fournisseurs avant l’interface en comptabilité ;

• la gestion du paiement du fournisseur ;

• la visualisation en temps réel des engagements d’achats.

Facilitez-vous la vie avec un processus d’achat global piloté par Spendesk

Optimiser et fluidifier le processus d’achat global de toutes vos entités, c’est notre métier. Expert en solution digitale accessible de partout y compris sur smartphone, Spendesk se fait fort de vous accompagner dans le développement géographique de votre PME. Contactez-nous pour plus d’informations sur notre offre multisites !