Les processus d’achat: définition, enjeux et procédures

Faustine Rohr-Lacoste par Faustine Rohr-Lacoste | 13 décembre, 2017
Gérer les processus d’achat est une tâche incontournable pour optimiser la rentabilité de votre entreprise ainsi que gagner en productivité.

Les processus d’achat doivent être menés avec méthode et rigueur sans être trop chronophage pour les collaborateurs, au risque de devenir onéreux et très lourds à gérer. Réputées pour leur pénibilité, l’ensemble de ces contraintes entravent la flexibilité et la rapidité de la gestion des achats pour les entreprises. À terme, elles peuvent compromettre leur capacité d’adaptation aux nouveaux besoins de leurs clients. Nous avons identifié pour vous ces différentes étapes.

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Le processus d'achat :

Etape #1 : Identifier son besoin

Tous les collaborateurs n’ont pas toujours la même vision des enjeux de l'achat, c'est pourquoi, la première étape du processus d'achat est d'identifier le besoin.

La rédaction d’un cahier des charges détaillé demeure la solution la plus adaptée, bien que souvent fastidieuse.

Etape #2 : Rechercher les meilleurs fournisseurs

Une fois le besoin de l’entreprise identifié, la seconde étape du processus d'achat est de réaliser un sourcing pour sélectionner les meilleurs fournisseurs. La procédure sera allégée si l'entreprise souhaite faire appel à un fournisseur avec lequel elle travaille déjà. Elle doit alors :

  • Collecter les informations nécessaires pour chacune des entreprises 
  • Réaliser un inventaire détaillé permettant de comparer les fournisseurs 
  • Contrôler les homologations pour s’assurer que les fournisseurs sélectionnés répondent aux besoins de l’entreprise de manière optimale

Etape #3 : Lancer un appel d’offres

Une fois la sélection établie, il est temps d’entrer directement en relation avec vos fournisseurs potentiels. Déléguer une équipe ; en charge de communiquer avec ces derniers est vivement recommandé pour optimiser les contacts et la compréhension des souhaits de chacune des parties. Certaines entreprises incluent leur principal client acheteur dans le lancement de l’appel d’offres.

Un dossier complet doit être remis aux fournisseurs potentiels par voie postale ou électronique. Il doit contenir :

  • L’ensemble des règles et dates régissant l’appel d’offres 
  • Le cahier des charges à remplir 
  • Les termes et conditions en fonction des besoins de vos clients acheteurs 
  • Un questionnaire visant à obtenir des informations complémentaires sur l’entreprise

D’éventuelles annexes peuvent être ajoutées selon le type de produit ou de secteur d’activité.

Etape #4 : Analyser et sélectionner son partenaire

Le choix du partenaire le plus adapté doit être réalisé sur la base de l’analyse de plusieurs critères :

  • La qualité du produit livré 
  • Le coût total proposé 
  • La conformité du délai de fabrication et de livraison en fonction des besoins de vos clients acheteurs 
  • La pérennité et la sécurité financière de l’entreprise

Etape #5 : Négocier le meilleur contrat

Il convient d’établir une stratégie claire en interne afin de mener les négociations directes le plus efficacement possible. Ne vous lancez pas dans cette étape sans préparation préalable. Il vous faut identifier l’ensemble des clauses administratives et techniques à négocier et les objectifs à atteindre en fonction de vos priorités. Préparez solidement vos arguments pour obtenir l’accord de votre futur partenaire et créez les conditions les plus propices à la réussite de votre relation d’affaires.

Etape #6 : Conclure et signer le contrat

La dernière étape du processus d'achat revient à rédiger un contrat commercial ou un bon de commande entre le fournisseur et votre entreprise. Il doit reprendre tous les termes des accords convenus lors de l’étape précédente, sans exception afin qu’aucune faille ne soit relevée par la suite et puisse entraver votre relation d’affaires.

Il est important de ne pas omettre les conditions de rupture du contrat, du service après-vente ni de préciser la juridiction compétente en cas de litige. Sa signature peut avoir lieu après acception du contenu par les deux parties. La relation commerciale est ainsi scellée jusqu’à rupture du contrat.

Le respect méticuleux de l’ensemble de ces procédures est complexe et difficile à gérer pour les entreprises. Les solutions de gestion SaaS permettent une optimisation importante des processus d’achat et sont source de gains de productivité majeurs pour toutes les entreprises. En fournissant des moyens de paiements connectés à une plateforme de gestion des dépenses, Spendesk permet aux entreprises de reprendre le contrôle sur leurs dépenses tout en redonnant de l’agilité à leurs équipes.

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TOPICS : Gestion des dépenses

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