Les processus d’achat: définition, enjeux et procédures

Faustine Rohr-Lacoste par Faustine Rohr-Lacoste | 13 décembre, 2017
Gérer les processus d’achat est une tâche incontournable pour optimiser la rentabilité de votre entreprise, mais aussi pour gagner en productivité.

Les processus d’achat doivent être construits avec méthode et rigueur, sans être pour autant trop chronophage pour les équipes, au risque de devenir onéreux et lourds à gérer. Réputées pénibles, ces contraintes entravent l'autonomie et la rapidité de la gestion des achats pour les entreprises. Nous avons identifié pour vous les différentes étapes d'un bon processus d'achat.

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Établir un processus d'achat en 6 étapes

1. Identifier le besoin

Tous les collaborateurs n’ont pas toujours la même vision des enjeux liés à l'achat, c'est pourquoi, la première étape du processus d'achat est d'identifier le besoin.

Pour cela, la rédaction d’un cahier des charges détaillé reste la solution la plus adaptée, bien que fastidieuse au premier abord.

2. Rechercher les meilleurs fournisseurs

Une fois le besoin de l’entreprise identifié, la seconde étape du processus d'achat est de réaliser un sourcing pour sélectionner les meilleurs fournisseurs. Cela permet de faciliter et rendre plus rapide les achats. Elle doit alors :

  • Collecter les informations nécessaires pour chacun des fournisseurs
  • Réaliser un inventaire détaillé permettant de comparer les fournisseurs 
  • Contrôler les homologations pour s’assurer que les fournisseurs sélectionnés répondent aux besoins de l’entreprise

3. Lancer un appel d’offre

Une fois la sélection établie, il est temps d’entrer directement en relation avec vos fournisseurs potentiels. Déléguez une équipe qui va s'assurer de la bonne compréhension des besoins et thématiques. Certaines entreprises incluent leur principal client acheteur dans le lancement de l’appel d’offres. Puis envoyez par mail ou voie postale un dossier aux fournisseurs. Il doit contenir :

  • L’ensemble des règles et dates régissant l’appel d’offres 
  • Le cahier des charges à remplir 
  • Les termes et conditions en fonction des besoins de vos clients acheteurs 
  • Un questionnaire visant à obtenir des informations complémentaires sur l’entreprise

D’éventuelles annexes peuvent être ajoutées selon le type de produit ou de secteur d’activité.

4. Analyser et sélectionner son partenaire

Le choix du partenaire le plus adapté doit être réalisé sur la base de l’analyse de plusieurs critères :

  • La qualité du produit livré 
  • Le coût total proposé 
  • La conformité du délai de fabrication et de livraison en fonction des besoins
  • La pérennité et la sécurité financière de l’entreprise

5. Négocier le meilleur contrat

Il convient d’établir une stratégie claire en interne pour mener les meilleures négociations possibles. Ne vous lancez pas dans cette étape sans préparation au préalable. Il faut identifier l’ensemble des clauses administratives et techniques à négocier et les objectifs à atteindre en fonction de vos priorités. Préparez des arguments solides pour obtenir l’accord de votre futur partenaire. Créez les conditions les plus propices à la réussite de votre relation d’affaires.

6. Conclure et signer le contrat

La dernière étape du processus d'achat consiste à rédiger un contrat commercial ou un bon de commande entre le fournisseur et votre entreprise. Ce document doit reprendre tous les termes des accords convenus lors des étapes précédentes, sans exception, afin qu’aucune faille ne soit relevée par la suite et puisse entraver votre relation d’affaires.

Il est important de ne pas omettre les conditions de rupture du contrat, du service après-vente ni de préciser la juridiction compétente en cas de litige. Sa signature peut avoir lieu après acception du contenu par les deux parties. La relation commerciale est ainsi scellée jusqu’à rupture du contrat.

Suivre ce processus à la lettre est parfois complexe pour les entreprises. C'est pourquoi des solutions de gestion SaaS existent et permettent d'optimiser les processus d’achat pour toutes les équipes. En fournissant des moyens de paiements connectés à sa plateforme de gestion des dépenses, Spendesk permet aux entreprises de reprendre le contrôle sur leurs dépenses tout en redonnant de l’autonomie à leurs équipes.

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TOPICS : Gestion des dépenses Carte de paiement Notes de frais

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