Comment mettre en place une procédure de remboursement de notes de frais dans votre entreprise ?

Faustine Rohr-Lacoste par Faustine Rohr-Lacoste | 4 janvier, 2018
Rembourser les notes de frais des salariés est souvent une démarche fastidieuse pour l’employeur qui doit jongler entre les justificatifs, factures, modes de remboursement... Voici comment créer une procédure pratique et efficace.

Votre entreprise grandit et vos salariés sont amenés à effectuer des déplacements hors de votre entreprise. Par conséquent, vous voilà exposé à un nouvel adversaire qui vous était jusqu’alors inconnu : les remboursements des notes de frais.

Quelles sont les dépenses sujettes à un remboursement ? Quels justificatifs faut-il fournir ? Sur quelle base les rembourser et par quels moyens ? Autant de procédures souvent lourdes à gérer pour l’employeur et son responsable administratif et financier. Réputée rigide et complexe, voici toutes les clés pour comprendre la procédure de remboursement des notes de frais.

procedure-remboursement-note-de-frais-mecanisme.png

Étape #1 : Définir une politique claire de remboursement des notes de frais avec vos salariés

Toutes les dépenses effectuées par un salarié en déplacement ne donnent pas lieu à un remboursement. L’entreprise est tenue de rembourser les dépenses de :

  • Transport 
  • D’hébergement (seulement si le lieu de travail temporaire est situé à plus de 50km du domicile du salarié et si le trajet ne peut être effectué en moins d’une heure et demie grâce aux transports en commun) 
  • Les frais de repas (petits déjeuners, déjeuners et diners)
  • Autres frais éventuels directement liés à l’exercice de la mission pour le compte de l’entreprise.

Il est important de prendre en considération les montants maximums qu’une entreprise est en droit de rembourser à ses salariés en déplacement. Chaque bien ou service donnant droit à un remboursement est soumis à un barème spécifique qui dépend également de la durée du déplacement effectué.

Le déplacement d’un salarié peut être motivé par un ordre de mission explicite définissant un cadre précis, bien que ce ne soit pas obligatoire. Il comprend généralement l’ensemble des dépenses qui doivent être engagées par ce dernier, et fixe clairement des objectifs tout au long du déplacement.

Aussi, l’entreprise doit arbitrer entre deux modes de remboursement possible : au frais réels ou au forfait. Elle peut choisir librement son mode de remboursement pour chaque déplacement et chacun de ses salariés. Il est préférable de les consulter afin de choisir celui qui convient le mieux en fonction des préférences de chacun.

Étape #2 : L’envoi des notes de frais au responsable administratif et financier

Il est conseillé de créer une fiche standard de déclaration de notes de frais pour chaque entreprise. Elle devra récapituler l’ensemble des informations permettant de justifier correctement les frais engagés : date, montant, prestataire, nom et fonction des éventuels convives extérieurs à l’entreprise (dans le cadre de l’invitation d’un client par exemple).

Si vous optez pour une solution papier, le salarié est tenu de l’imprimer, de signer la fiche de déclaration et d’y joindre impérativement le justificatif correspondant. Il est primordial de souligner qu’une entreprise n’est pas en droit de rembourser quelconque frais à un salarié ne pouvant pas fournir de justificatif. Si vous optez pour une solution dématérialisée, il faudra remplir le formulaire directement sur la plateforme et scanner le justificatif. Cette solution permet notamment d’inclure automatiquement vos notes de frais et les remboursements associés dans les systèmes d’information de l’entreprise. Cela représente un gain de temps très important pour l’employeur.

Étape #3 : Vérification et validation de la note de frais

Afin d’être validée par l’entreprise, la note de frais doit correspondre à la politique de gestion des frais de déplacements mise en place.

Aussi, elle se doit impérativement de respecter les limites d’indemnisation imposées par l’URSSAF :

  • Chaque dépense doit être strictement effectuée dans le cadre de la mission répondant aux besoins de l’entreprise 
  • Elle ne doit pas sembler disproportionnée par rapport au bien ou service acquis sous peine de s’apparenter à une rémunération déguisée. Les services fiscaux peuvent la requalifier comme un avantage en nature s’ils l’estiment nécessaire

Le salarié soumet sa note de frais au responsable administratif et financier de l’entreprise qui procède à sa validation. Il peut être amené à corriger la note de frais ou le montant du remboursement si elle ne respecte pas toutes les conditions requises. En effet, une note de frais injustifiée ou ne respectant pas les règles imposées par l’URSSAF peut faire l’objet d’un redressement de l’entreprise de la part des services fiscaux.

Étape #4 : Traitement et remboursement de la note de frais

Le responsable administratif et financier peut alors intégrer la note de frais dans les systèmes d’information de l’entreprise et rembourser le salarié. Il est primordial de respecter une procédure stricte de remboursement des notes de frais surtout si elles sont nombreuses.

En général, l’entreprise procède à leur remboursement directement à une date fixe chaque mois via virement bancaire SEPA ou elle peut être ajoutée en crédit sur la fiche de paie.

La procédure de remboursement des notes de frais n’est pas simple à mettre en œuvre, à suivre et à traiter au jour le jour. Le traitement manuel des notes de frais et les multiples étapes composant le circuit de traitement, de validation et de remboursement sont susceptibles d’apporter leur lot d’erreurs… passible d’un redressement fiscal pour l’entreprise en cas de contrôle ! Vous l’aurez compris, gérer les notes de frais est un mécanisme lourd et plutôt complexe. 

Heureusement, il existe des solutions telles que Spendesk qui permettent de déclarer toutes vos notes de frais via une plateforme centralisée. Surtout, Spendesk met des moyens de paiement directement à la disposition des salariés afin de supprimer complètement les notes de frais, et améliorer leur quotidien lorsqu’ils sont en déplacement !

Découvrez Spendesk

TOPICS : Notes de frais

Ajoutez votre commentaire

0 Commentaire