Comment établir un bon process de remboursement des notes de frais ?
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Comment établir un bon process de remboursement des notes de frais ?

Faustine Rohr-Lacoste

Rembourser les notes de frais des salariés est (très souvent) une démarche fastidieuse pour l’employeur. L'équipe financière doit jongler entre les justificatifs, factures, avance de frais, modes de remboursement, etc. Alors pour arrêter de perdre votre énergie et de l'argent (en moyenne une note de frais coûte 53€ à traiter), découvrez notre guide pour une procédure simple et efficace.

Pour mener à bien leurs missions, les salariés sont amenés à effectuer des dépenses. Achat de matériel informatique, de logiciels, et autres frais de déplacement, toutes ces dépenses sont nécessaires à la croissance de votre entreprise. Dans la majorité des entreprises, les employés avancent de leur poche ces dépenses, puis soumettent ensuite des notes de frais. C'est là que le calvaire commence...

Afin d'établir un processus plus efficace, il y a plusieurs questions que l'on peut se poser :

  • Quelles dépenses peuvent être remboursées par l'entreprise ?
  • Qu'est-ce qu'un bon justificatif de dépense ?
  • Sur quelle base rembourser et quels sont les moyens de remboursement ?

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Souvent réputée rigide et complexe, voici toutes les clés pour établir une bonne procédure de remboursement des notes de frais.

1. Définir une politique claire de remboursement des notes de frais pour vos salariés

Toutes les dépenses effectuées par un salarié en déplacement ne donnent pas obligatoirement lieu à un remboursement. Concrètement, l’entreprise est tenue de rembourser les dépenses de :

  • Transports dans le cadre d'un déplacement professionnel.
  • Hébergement si le lieu de travail temporaire est situé à plus de 50km du domicile du salarié et si le trajet ne peut être effectué en moins d’une heure et demie grâce aux transports en commun.
  • Repas comme les petits déjeuners, déjeuners et diners au cours d'un déplacement professionnel.
  • Autres frais éventuels directement liés à l’exercice de la mission pour le compte de l’entreprise (achat de matériel, d'abonnement à des outils saas, etc).

Il est important de garder à l'esprit les montants maximums qu’une entreprise est en droit de rembourser à ses salariés en déplacement. Chaque bien ou service donnant droit à un remboursement est soumis à un barème spécifique qui dépend également de la durée du déplacement effectué.

Le déplacement d’un salarié peut être motivé par un ordre de mission explicite définissant un cadre précis, bien que ce ne soit pas obligatoire. Il comprend généralement l’ensemble des dépenses qui doivent être engagées par ce dernier, et fixe clairement des objectifs tout au long du déplacement.

Aussi, l’entreprise doit arbitrer entre deux modes de remboursement : au frais réels ou au forfait. Elle peut choisir librement son mode de remboursement pour chaque déplacement et chacun de ses salariés. Il est tout de même préférable de consulter le salarié afin de choisir celui qui lui convient le mieux.

2. Envoyer les notes de frais à l'équipe finance

Il est conseillé de créer une fiche standard de déclaration de notes de frais pour chaque entreprise. Elle devra récapituler l’ensemble des informations permettant de justifier correctement les frais engagés :

  • Date
  • Montant
  • Prestataire
  • Etc.

Si vous optez pour une solution papier, le salarié est tenu de l’imprimer, de signer la fiche de déclaration et d’y joindre impérativement le justificatif correspondant. Il est primordial de souligner qu’une entreprise n’a pas le droit de rembourser quelconque frais à un salarié qui ne serait pas en mesure de fournir un justificatif pour sa dépense.

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Si vous optez, à l'inverse, pour une solution dématérialisée, le salarié n'aura qu'à remplir un formulaire en ligne puis scanner son justificatif. Cette solution permet notamment d’inclure automatiquement vos notes de frais et les remboursements associés dans les systèmes d’information de l’entreprise. C'est un véritable gain de temps pour l'employeur !

3. Vérification et validation de la note de frais

Afin d’être validée par l’entreprise, la note de frais doit correspondre à la politique de gestion des frais de déplacements mise en place par l'entreprise.

Aussi, elle doit impérativement respecter les limites d’indemnisation imposées par l’URSSAF :

  • Toute dépense doit être strictement effectuée dans le cadre de la mission répondant aux besoins de l’entreprise.
  • Cette dépense ne doit pas sembler disproportionnée par rapport au bien ou service acquis, sous peine de s’apparenter à une rémunération déguisée. Les services fiscaux peuvent la requalifier comme un avantage en nature s’ils l’estiment nécessaire

Une fois que tous les éléments sont rassemblés, le salarié soumet sa note de frais au responsable administratif et financier de l’entreprise qui pourra procéder à sa validation. La personne en charge au sein de l'équipe finance peut être amenée à corriger la note de frais si elle ne respecte pas toutes les conditions requises. En effet, le risque serait de traiter une note de frais ne respectant pas les règles et de se voir redressé par les services fiscaux.

4. Traitement et remboursement de la note de frais

Une fois qu'il la reçoit, le responsable administratif et financier peut intégrer la note de frais dans les systèmes d’information de l’entreprise et rembourser le salarié. Il est primordial de respecter une procédure stricte de remboursement des notes de frais, surtout si elles sont nombreuses.

En général, l’entreprise procède à leur remboursement à date fixe, chaque mois, via virement bancaire SEPA. Ou bien elle peut être ajoutée en crédit sur la fiche de paie du salarié.

En conclusion

La procédure de remboursement des notes de frais n’est pas évidente à mettre en œuvre, à suivre et à traiter au jour le jour. Le traitement manuel des notes de frais et les multiples étapes du circuit de traitement, validation et remboursement sont susceptibles d’apporter leur lot d’erreurs. Attention, certaines erreurs sont passibles d’un redressement fiscal pour l’entreprise en cas de contrôle !

Vous l’aurez compris, gérer les notes de frais est un mécanisme lourd et plutôt complexe.

Heureusement, il existe des solutions qui vous permettent de déclarer toutes vos notes de frais via une plateforme centralisée. Spendesk particulièrement met à disposition des salariés des moyens de paiement afin de supprimer définitivement les notes de frais, et améliorer ainsi leur quotidien ainsi que celui de l'équipe administrative et financière.

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Faustine Rohr-Lacoste

Faustine is Head of Community at Spendesk. She is in charge of CFO Connect, a community of modern finance leaders.