Notes de frais : les 10 procédures à ne (surtout) pas mettre en place dans votre entreprise

Yasmine Guyotpar Yasmine Guyot|23 août, 2017

Les 10 procédures de note de frais à ne pas copier...

Chez Spendesk, nous mettons tout en œuvre pour faciliter la gestion des paiements et des notes de frais d'une entreprise. Et si nous avons développé des solutions innovantes et sécurisées pour que vos collaborateurs puissent effectuer des paiements en toute simplicité, c'est que nous savons combien la gestion des notes de frais et des moyens de paiement peut être... folklorique. Petit florilège des pires processus que nous avons recensés.


Adoptez un moyen de paiement simple et sécurisé pour votre équipe

  1. Quand il faut passer à la caisse

    Besoin de monnaie pour payer l'autoroute ? De quelques billets pour organiser le buffet de la prochaine réunion du comité exécutif ? Pas de problème : il suffit de piocher dans la caisse mise à disposition des employés ! Un système ultra-efficace, puisqu'il suffit de remettre la monnaie et les reçus après utilisation. Ne riez pas, cela existe vraiment.

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  2. La carte bancaire version Post-It

    Vos employés ont des achats à faire régulièrement sur Internet ? Rien de plus simple : il suffit de recopier le numéro de carte, la date d'expiration et les trois derniers chiffres du cryptogramme au dos de la carte sur un post-it et de le coller sur tous les ordinateurs de vos collaborateurs... Si vous voulez être encore plus efficace, vous pouvez aussi leur demander d'enregistrer le numéro de carte bleue sur quelques sites marchands présélectionnés !

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  3. La carte bancaire qui circule sous toutes ses formes

    Message partagé dans Slack, photocopie recto/verso de la CB du boss à disposition dans un dossier partagé (et bien identifié, type « Numéro de CB ») de l'intranet de l'entreprise... Pour simplifier les process, l'imagination de certains responsables administratif et financier est sans limite. Pour ce qui est de la sécurité des données et des risques de fraude, en revanche...

  4. La carte bancaire qui ne circule pas (mais reste à disposition dans un tiroir)

    Et pourquoi ne pas laisser la CB à disposition des salariés dans un tiroir ? Il suffirait d'inscrire sur une feuille la date, le montant et le motif d'utilisation ! L'idée est brillante, et a déjà été testée dans de nombreuses entreprises. Seul problème : que fait-on quand le commercial qui a pris la carte pour régler un déjeuner d'affaires a oublié de remettre la CB à sa place et est parti en vacances pour trois semaines à l'autre bout du monde ?

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  5. La note de frais dématérialisée et re-matérialisée

    Vive la digitalisation ! Pour les notes de frais, cela se traduit souvent par une feuille Excel accompagnée de scans des justificatifs. Sauf que, pour que tout soit validé, il faut que ces documents soient signés par son N +1 ! Alors on imprime, on fait signer, et on dépose tout cela sur le bureau déjà bien encombré de son responsable administratif et financier préféré. Notons que les plus vicieux demanderont à ce que les documents signés soient re-scannés et envoyés par mail.

  6. L'enveloppe pot-de-vin

    Un séminaire à organiser à l'étranger ? Simplifions la vie des services généraux avec la mise à disposition d'une enveloppe de cash. Il suffira de revenir avec les justificatifs (de préférence griffonnés sur un bout de papier). En toute transparence.

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  7. La boîte à factures

    Dans la boîte à idées, celle de la boîte à factures est récurrente. Il s'agit d'un panier de courrier où chacun vient déposer les factures. C'est effectivement très efficace, sauf pour le RAF qui doit ensuite s'arracher les cheveux pour ventiler et justifier les dépenses.

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  8. La boîte à factures version 2.0

    Toujours dans l'esprit de digitalisation des entreprises (voir point n°6), la boîte à facture peut être digitalisée sous forme de dossier Dropbox où chacun dépose, en vrac, le scan de ses factures. Le RAF n'a plus qu'à deviner ce qu'est le ficher nommé "img-821113106-0001" et qui l'a déposé !

  9. Le fax 

    Non, le fax n'est pas mort ! Il survit encore dans le service achats de certaines entreprises, qui n'admettent que ce moyen de communication pour preuve officielle de demande de déblocage de fonds. Un système d'une efficacité redoutable pour qui veut réduire les coûts au sein de son entreprise en dissuadant toute demande d'achat !

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  10. Le DIY du voyage d'affaires

    Quand l'entreprise n'a pas de CB à disposition, c'est le collaborateur qui trinque, avec remboursement des frais sur présentation des justificatifs. Sauf que le compte bancaire d'un collaborateur n'est pas forcément taillé pour supporter ces dépenses exceptionnelles... Prévoyez à minima une assurance rapatriement !


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Conclusion :

La liste de ce top n'est pas exhaustive. Si vous avez d'autres anecdotes de process encore plus fous, envoyez-les nous à hello@spendesk.com. Et si vous n'en pouvez plus de fonctionner comme cela, jetez un œil à nos solutions pour changer vos habitudes.

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TOPICS : Paiement Note de frais

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