Pourquoi utiliser Spendesk quand on est Office Manager ?
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Comptabilité 5 min

Pourquoi utiliser Spendesk quand on est Office Manager ?

Juliette Hervé

Quand il s’agit de faire des dépenses professionnelles, vos collaborateurs sont souvent bloqués. Ils courent après la carte entreprise, puis vous, Office Managers, courez ensuite après les justificatifs. Et si tout le monde arrêtait de courir ? On vous propose de récupérer 100% des justificatifs à la fin du mois en optant pour Spendesk, une solution sur mesure.

Spendesk est une plateforme sur mesure qui gère toute la chaîne des dépenses, de l'approbation à la réconciliation comptable. Disponible sur mobile et desktop, elle permet de gérer en toute simplicité :

  • Les dépenses en ligne récurrentes ou ponctuelles
  • Les dépenses sur le terrain
  • Les abonnements

Fini la note de frais chronophage et le collaborateur qui avance de l'argent pour l'entreprise. En plus de simplifier la gestion des dépenses, notre solution permet à la fois flexibilité et autonomie aux collaborateurs, mais aussi plus de contrôle et visibilité pour le top management.

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Les avantages sont donc pour vous Office Manager de garder le contrôle et la visibilité sur les dépenses, pendant que vos collaborateurs s’occupent eux-même de leurs dépenses (et ne vous prennent plus pour leur assistant(e) à chaque achat).

Lors de l’Office Manager Summit 2019, nous avons eu la chance de rencontrer de nombreux Office Managers et de répondre à toutes leurs questions. Les voici !

Toutes les cartes en main pour le super-héro du quotidien (a.k.a l’Office Manager)

Comment fonctionne Spendesk ?

Spendesk c'est comme un second compte bancaire. L'entreprise charge de l'argent dessus et ce budget est ensuite alloué par équipe, puis par collaborateur. Mais surtout, la solution permet d'intégrer la politique de dépenses en vigueur dans l'entreprise. Une fois que tout le budget est épuisé, le rechargement se fait en quelques clics par le CEO, le DAF ou l’Office Manager (en bref, l’Account Owner).

"En mars 2017 nous avons commencé à utiliser Spendesk parce que nous avions des gros soucis dans la gestion de nos dépenses. La carte bleu était baladée dans l'entreprise, passait de main en main et les justificatifs manquaient pour la majorité des dépenses. En fin de mois je partais à la chasse aux justificatifs. Une fois on a même eu 60 000€ qui restaient non justifiés à la fin de l'année. En passant chez Spendesk, en moins de 3 mois j'ai récupéré 100% des justificatifs à chaque fin de mois." - Nouhad, ancienne RAF chez Luckey Homes

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Comment créer ses notes de frais avec Spendesk ?

Il y a deux usages avec Spendesk :

  • Achat en ligne : Le collaborateur doit acheter un billet pour Nantes à 45€ pour aller voir un client. Il est alors autonome pour faire son achat en ligne et n'a plus besoin de venir voir l'Office Manager ou le DAF. Il fait simplement une demande sur Spendesk puis rentre les informations nécessaires (fournisseur, montant, code analytique, etc) puis clic sur confirmer. Sa demande est validée automatiquement parce que le montant est inférieur au plafond fixé préalablement par la politique de dépenses). Il génère ensuite une carte virtuelle à usage unique pour payer son billet de train. Une fois l'achat effectué, la carte expire pour éviter tout risque de fraudes.
  • Dépense sur le terrain : La collaboratrice part en déplacement professionnel et se rend au restaurant pour son déjeuner. Elle paye alors son repas avec sa carte physique plafonnée.

Une fois les dépenses effectuées, ces deux collaborateurs vont recevoir une notification par mail (et/ou sur son smartphone pour le paiement par carte physique). Pour ajouter le justificatif au paiement, ils ne leurs restent plus qu’à :

  • Soit répondre à l’email avec la facture (le justificatif sera automatiquement réconcilié avec le bon paiement)
  • Soit prendre en photo le reçu (pour les dépenses sur le terrain avec la carte physique)
  • Soit se connecter à la plateforme et télécharger le justificatif

Ensuite, notre Intelligence Artificielle, Marvin, reconnaît le document et complète les informations nécessaires. Et voilà, votre note de frais et validée puis transmise immédiatement au Top Management pour validation !

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Est-ce que je peux aussi gérer mes abonnements SaaS sur la plateforme ?

Les abonnements SaaS peuvent aussi être gérés sur Spendesk avec des cartes virtuelles récurrentes (expiration au bout de 4 ans). Chaque carte gère un abonnement. L’avantage est de pouvoir arrêter en un clic un abonnement si on se rend compte qu’il ne sert pas/plus. Pour cela, le collaborateur ou l’Office Manager qui a besoin de l’abonnement créé une carte virtuelle sur Spendesk du montant de l’abonnement, puis chaque mois, le montant est chargé sur la carte automatiquement. On peut aussi désormais ajouter l’URL nécessaire pour aller récupérer directement les factures à chaque fin de mois. Et bientôt Spendesk Collect ira chercher tout seul les factures et les uploadera automatiquement dans la plateforme.

Est-ce que je dois donner une carte Spendesk à chacun de mes collaborateurs ?

C'est à vous de choisir, c'est possible, mais vous pouvez aussi commencer par donner une carte physique par équipe dans un premier temps. Si la solution convient, vous pouvez ensuite étendre l'usage à tous les collaborateurs.

"Chez Sézane il y avait deux cartes entreprises qui tournaient et en quelques jours on explosait les plafonds de dépenses. Il fallait alors appeler la banque pour débloquer les cartes, ce qui posait problème pour les achats urgents (ex: billets de train). Et on a eu beau multiplier le nombre de carte et les plafonds, on avait toujours des justificatifs manquants. Un gros pain point aussi, c'est que tout passait par moi et j'étais clairement sous l'eau ! J'ai commencé à utiliser Spendesk, puis en voyant que ça fonctionnait super bien, le top management a décidé d'étendre cette solution à chaque équipe, puis à chaque collaborateur." - Augustin, ancien Office Manager chez Sézane

Qu'est-ce que je vois sur l'application en tant que gestionnaire du compte Spendesk ?

Sur la vue administrateur vous avez la visibilité sur toutes les dépenses, tous les budgets alloués et toutes les cartes distribuées, par collaborateur, en temps réel. Et si un collaborateur a besoin de plus de fonds, il peut faire une demande à l'administrateur, qui a la main sur la gestion des budgets.

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Est-ce que je dois quand même garder tous les justificatifs papiers ?

Depuis mars 2017, l'URSSAF autorise l'archivage numérique des justificatifs de dépenses. Cela à conditions qu'ils respectent certaines réglementations, ce que Spendesk s'applique scrupuleusement à respecter !

Comment est-ce que je peux ensuite intégrer ces données à mon logiciel comptable ?

En termes de comptabilité, quand tous les achats ont été effectués, Spendesk permet de faire des exports comptables customisés. Au paramétrage de l’application, notre équipe Customer Success vous aide à générer le meilleur export comptable, qui matchera parfaitement votre logiciel comptable (ou ERP). Ce dernier vous sera ensuite envoyé une fois par mois via un email automatique, mais vous pouvez aussi le télécharger quand vous le souhaitez en quelques clics depuis la plateforme. L’idée derrière cet export comptable personnalisé est de vous éviter d’avoir à faire des retouches avant l’intégration à votre outil comptable, et donc de gagner du temps. Et si vous ne gérez pas vous même votre comptabilité, vous pouvez toujours donner accès à Spendesk à votre expert-comptable.

Comment est-ce que je peux arriver à 100% de justificatifs à la fin du mois ?

Pour que les collaborateurs n'oublient pas d'uploader leurs justificatifs, on peut mettre en place des rappels automatiques. Ces rappels sont envoyés par mail et/ou Slack. Si cela ne suffit pas, l'Office Manager peut aussi :

  • Décider d'inclure un temps d'upload des justificatifs dans le calendrier des collaborateurs.
  • Intégrer des reminders chaque fois que le collaborateur se connecte à Spendesk.
  • Chaque semaine, envoyer un wall of shame des personnes dont les justificatifs sont manquants.

Spendesk, LA solution des Office Managers 2.0

Chez Spendesk, on l'a bien compris, vous avez plusieurs problématiques :

  • Décentraliser les paiements - Fini d'être l'assistant(e) de tous les collaborateurs !
  • Multiplication des moyens de paiement - Fini la carte bancaire qui passe de main en main !
  • Réconciliation des justificatifs - Fini de partir à la chasse aux justificatifs à la fin du mois !

C'est pour cette raison que nos équipes travaillent à développer une plateforme sur-mesure qui couvre l'intégralité de vos besoins ainsi que ceux de votre entreprise. Pour en savoir plus sur notre outil, demandez votre démonstration personnalisée :

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Juliette Hervé

Juliette is Content Marketing Manager at Spendesk since Octobre 2018. By joining the tribe, she wants to make the finance world easier to understand for people who, just like her, aren't coming from that sector.