Remboursement des frais de déplacement : quelle politique ?

Yasmine Guyot par Yasmine Guyot | 26 juin, 2017
Les salariés sont régulièrement amenés à engager des frais dans le cadre de leurs missions sur le terrain. Ces frais de déplacements font obligatoirement l'objet d'un remboursement de la part de l'employeur : transport, utilisation du véhicule personnel, hébergement, restaurant...

Plusieurs politiques d'indemnisation peuvent être mises en place et des bonnes pratiques permettent d'optimiser voire de maîtriser le coût de ces frais. Car d'après le baromètre Carlson Wagonlit, le montant moyen d'un voyage d'affaires est de l'ordre de plus de 280€ par collaborateur.

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Les méthodes d'indemnisation des frais de déplacements

Les frais de déplacements sont de différentes natures puisqu'ils vont de l'achat d'un billet de train ou d'avion en passant par la location d'une voiture, les frais de carburant, les réservations de nuits d'hôtel et même l'utilisation du véhicule personnel du salarié.
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Pour les rembourser, les entreprises s'appuient sur deux politiques principales d'indemnisation :

  • Au frais réel
  • Ou au forfait.

Mais une autre solution existe : les cartes de paiement virtuelles.

L'indemnisation des frais réels repose sur l'utilisation de notes de frais. Les salariés compilent l'ensemble des justificatifs de notes de frais et des factures qui correspondent aux montants qu'ils ont dépensés et renseignent des notes de frais. Suite à quoi leur employeur les rembourse généralement en fin de mois. Un système qui engendre des lenteurs dans le processus comptable, qui coûte cher à l'entreprise et qui peut même inciter à la fraude.

L'autre pratique courante est l'indemnisation au forfait. Une enveloppe budgétaire est négociée entre l'employeur et le salarié afin de couvrir l'intégralité des sommes engagées lors de déplacements. Si cette approche permet de maîtriser les coûts pour l'employeur, elle peut en revanche être restrictive pour le salarié. Il peut en effet dans certaines situations se retrouver bloqué par le manque de ressources pour assumer les frais.

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C'est dans ce contexte que les cartes prépayées apportent une vraie alternative efficace. Créditée d'un montant défini à l'avance par le DAF et/ou l'employeur, la carte remise à l'employé lui permet de payer en ligne ou sur le terrain.

Dans tous les cas de figure, elles sont sécurisées, à usage unique et une interface web couplée à une application simplifient leur utilisation : aperçu des dépenses en temps réel, levée ou abaissement des plafonds, transmission des justificatifs en direct, export des factures vers le logiciel comptable... Une solution qui apporte de l'agilité à l'entreprise dans sa gestion financière.

Les bonnes pratiques de maîtrise des coûts

Quelque soit la méthode de remboursement des frais de déplacement, le DAF et l'employeur ont tout à gagner à impulser des bonnes pratiques au sein de l'entreprise.

La première est évidemment de définir une politique claire quant aux dépenses effectuées :

  • Qui peut engager des frais ?
  • Pour quels types de frais en particulier ?
  • Dans le cadre de quelles missions ?
  • Et pour quels montants maximum ?

Une bonne communication interne va de pair, des réunions sont souvent nécessaires.

Aussi, la transparence doit être de rigueur. Si salariés comme dirigeants ont connaissance du coût réel engagé par chacun lors de leurs déplacements, un phénomène d'autocontrôle et d’auto-discipline se met alors en place car tous se sentent impliqués et responsabilisés.

remboursement-des-frais-de-déplacement-quelle-politique.pngMais comme la confiance n'exclut pas le contrôle, se doter des bons outils pour récupérer, vérifier et traiter les justificatifs est une nécessité. Les acteurs de la fintech proposent à ce titre des services à la fois novateurs et performants. Des solutions qui donnent la possibilité au DAF d'optimiser sa politique de remboursement des frais de déplacements et facilitent les paiements en ligne ou sur le terrain pour les salariés.

Définir une vraie politique de remboursement des frais déplacements s'impose afin d'éviter les mauvaises surprises, de maîtriser les coûts et de donner de l'agilité aux salariés.

Des outils de l’écosystème fintech tels que des cartes de paiement virtuelles ou physiques sont spécialement conçus pour. Une méthode idéale tant pour la gestion intelligente des dépenses qu'elle apporte au DAF que pour la simplicité de l’expérience d’achat qu'elle offre au salarié.

 

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TOPICS : Notes de frais

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