4 astuces pour une politique de dépenses performante (et respectée)

4 astuces pour une politique de dépenses performante (et respectée)

Juliette Hervé

“New year, new me!” c’est un bien beau mojo, mais si vous l'appliquiez aussi à votre entreprise ?

Profitez du début d'année pour mettre en perspective vos différents processus. Identifiez ceux qui fonctionnent bien et ceux qui auraient définitivement besoin d'un petit coup de jeune.

Bien souvent, la politique de dépenses des entreprises fait partie de la seconde catégorie. Et si vous êtes en train de lire cet article, alors cela ne fait que confirmer mon point.

Pour rappel, une politique de dépenses qu’est-ce que c’est ? Elle a pour but de réguler les dépenses des collaborateurs et d’instaurer une culture d’entreprise concernant les différentes dépenses professionnelles.

Pourquoi avoir une bonne politique de dépenses est très importante ?

Prendre le temps d’établir une politique de dépenses claire et précise est clé pour permettre à la DAF, ainsi qu'à la Direction Générale, de suivre la trésorerie de l’entreprise.

En effet, si les objectifs et règles sont établis clairement, il est plus simple de planifier les activités et postes de dépense de votre entreprise. Et par conséquent assurer la croissance de votre entreprise.

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Comme dit précédemment, établir une politique de dépenses, c’est aussi avoir une vision à plus long terme sur les différents postes de dépenses.

On sait précisément quel budget est attribué à quelle équipe et on sait globalement comment il va pouvoir être dépensé au cours de l’année.

La trésorerie est donc mieux gérée, et cela évite au DAF et à l’équipe financière de se perdre dans leurs comptes.

Dans le cadre d’une meilleure gestion de la trésorerie, aux collaborateurs aussi de ne pas tarder dans la transmission des notes de frais s’ils souhaitent être remboursés rapidement et ainsi ne pas bloquer l’équipe finance dans la clôture comptable.

Pour les aider, il existe plusieurs logiciels de gestion des notes de frais, vous devriez aisément trouver chaussure à votre pied.

Comme évoqué dans l’introduction, la politique de dépenses permet “d’instaurer une culture d’entreprise concernant les différentes dépenses professionnelles”.

Et en effet, établir une telle stratégie permet de donner un vrai cadre aux collaborateurs. Ils sont plus responsabilisés sur leurs dépenses et doivent s’aligner sur la politique en vigueur afin de ne pas effectuer des dépenses inadaptées.

Concrètement, nous vous conseillons d'établir des budgets pour :

  • Chacune des équipes (tech, marketing, customer success, etc.)
  • Les frais de voyage (déplacement, hébergement, restauration, etc.)
  • Et les autres frais (activités de team-building, achats de fournitures, etc.)

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Comment concrètement mettre en place une bonne politique de dépenses ?

Vous ne savez pas par où commencer ? Pas de panique on vous donne 3 conseils pour établir une politique de dépenses stable et claire pour votre organisation et vos collaborateurs.

1. Analysez l’exercice comptable de l’année passée

Dans un premier temps, regardez rétrospectivement l’activité de votre entreprise cette année. Puis, jetez un oeil à votre politique de dépenses potentiellement déjà établie. Il s’agit simplement de se poser les bonnes questions pour la faire évoluer en fonction des besoins de votre entreprise :

  • Avez-vous été satisfait de cette stratégie ?
  • Quel a été le ressenti de vos collaborateurs ?
  • Était-elle trop sévère ? Ou trop laxiste ?
  • Quels ont été les effets sur votre trésorerie ?

 

Ces quelques questions et l’analyse de votre exercice comptable de l’année dernière vous permettront de faire les bons choix pour la nouvelle année.

2. Échangez avec vos équipes

Dans un second temps, nous vous conseillons pour obtenir des retours variés d’organiser des entretiens de fin d’année avec une grande partie de vos collaborateurs.

Managers ou employés, choisissez les personnes qui pourront vous apporter des éléments intéressants et planifiez avec eux ces entretiens. Chacun pourra préparer ce tête à tête en amont se posant les questions suivantes :

  • Pour le collaborateur : Quels sont mes résultats (par rapport aux objectifs fixés) ? Quel est mon niveau de satisfaction ? Quels sont les points bloquants ?
  • Pour vous : Quel est le ressenti du collaborateur sur son année ? A-t-il réalisé tout ou partie de ses objectifs ? Que souhaite-t-il améliorer pour l’année à venir ?

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3. Vérifiez la bonne clôture comptable de l’année passée

Enfin, nous l’avons évoqué précédemment, il est important de vérifier votre exercice comptable de l’année passée. Lui seul pourra vous assurer une nouvelle année construite sur une base solide et donc d’établir une stratégie adaptée.

Pour cela il faut que votre équipe financière ait fini de clôturer la comptabilité. Votre politique de dépense pourra être stable cette année, seulement si cette dernière est construite sur une clôture comptable de l'année d'avant solide.

Vous cherchez à mieux piloter votre entreprise de manière générale ? Alors cette ressource devrait particulièrement bien répondre à vos questions !

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Gestion des dépenses
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Juliette Hervé

Juliette is Content Marketing Manager at Spendesk since Octobre 2018. By joining the tribe, she wants to make the finance world easier to understand for people who, just like her, aren't coming from that sector.