Bien préparer sa politique de dépenses pour la nouvelle année
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Bien préparer sa politique de dépenses pour la nouvelle année

Juliette Hervé

“New year, new me!” c’est un bien beau mojo, mais si vous l'appliquiez aussi à votre entreprise ? Quoi de mieux que de profiter de la fin de l’année, de la clôture comptable, pour revoir vos objectifs pour l’année à venir et surtout établir ou réévaluer votre politique de dépenses. Mais une politique de dépenses qu’est-ce que c’est ? Elle a pour but de réguler les dépenses des collaborateurs et d’instaurer une culture d’entreprise concernant les dépenses professionnelles.

Pourquoi une politique de dépenses solide est importante ?

Prendre le temps d’établir une politique de dépenses claire et précise est clé pour permettre au DAF et à la Direction Générale de suivre la trésorerie de l’entreprise. En effet, si les objectifs et règles sont établis dès le début de l’année, il est plus simple de planifier les activités et postes de dépense de votre entreprise. Et par conséquent assurer la croissance de votre entreprise.

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Comme dit précédemment, établir une politique de dépenses, c’est aussi avoir une vision à plus long terme sur les différents postes de dépenses. On sait quel budget est attribué à quelle équipe et on sait globalement comment il va pouvoir être dépensé au cours de l’année. La trésorerie est donc mieux gérée, et cela évite au DAF et à l’équipe financière de se perdre dans leurs comptes.

Dans le cadre d’une meilleure gestion de la trésorerie, aux collaborateurs aussi de ne pas tarder dans la transmission des notes de frais s’ils souhaitent être remboursés rapidement et pour ne pas bloquer l’équipe finance dans le suivi des dépenses. Pour les aider il existe plusieurs logiciels de gestion des notes de frais, vous devriez aisément trouver chaussure à votre pied.

Comme évoqué dans l’introduction, la politique de dépenses permet “d’instaurer une culture d’entreprise concernant les dépenses professionnelles”. Et en effet, établir une telle stratégie permet de donner un vrai cadre aux collaborateurs. Ils sont responsables de leurs dépenses et doivent s’aligner sur la politique en vigueur afin de ne pas léser l'entreprise avec des dépenses inadaptées.

Établissez des budgets pour :

  • Chacune des équipes (tech, marketing, customer success, etc.)
  • Les frais de voyage (déplacement, hébergement, restauration, etc.)
  • Etc.

Comment mettre en place une bonne politique de dépenses ?

Vous ne savez pas par où commencer ? Pas de panique on vous donne 3 conseils pour établir une politique de dépenses stable et claire pour votre organisation et vos collaborateurs.

1. Analysez l’exercice comptable de l’année en cours

Dans un premier temps, regardez rétrospectivement l’activité de votre entreprise cette année. Puis, vous aviez sûrement déjà établi une politique de dépenses l’année dernière, il s’agit simplement de se poser les bonnes questions pour la faire évoluer aux besoins de votre entreprise :

  • Avez-vous été satisfait de cette stratégie ?
  • Quel a été le ressenti de vos collaborateurs ?
  • Était-elle trop sévère ? Ou trop laxiste ?
  • Quels ont été les effets sur votre trésorerie ?

Ces quelques questions et l’analyse de votre exercice comptable de l’année dernière vous permettront de faire les bons choix pour l’année à venir.

2. Echangez avec vos équipes

Dans un second temps, nous vous conseillons pour obtenir des retours variés d’organiser des entretiens de fin d’année avec une grande partie de vos collaborateurs. Managers ou employés, choisissez les personnes qui pourront vous apporter des éléments intéressants et planifiez avec eux ces entretiens. Chacun pourra préparer ce tête à tête en amont se posant les questions suivantes :

  • Pour le collaborateur : Quels sont mes résultats (par rapport aux objectifs fixés) ? Quel est mon niveau de satisfaction ? Quels sont les points bloquants ?
  • Pour vous : Quel est le ressenti du collaborateur sur son année ? A-t-il réalisé tout ou partie de ses objectifs ? Que souhaite-t-il améliorer pour l’année à venir ?

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3. Vérifiez la bonne clôture comptable de l’année en cours

Enfin, nous l’avons évoqué précédemment, il est important de vérifier votre exercice comptable de l’année passée. Lui seul pourra vous assurer une nouvelle année construite sur une base solide et donc d’établir une stratégie adaptée.

Pour cela il faut que votre équipe financière ait fini de clôturer la comptabilité. Votre politique de dépense pourra être stable en 2019, seulement si cette dernière est construite sur une clôture comptable 2018 solide. Pour aider vos équipes financière avec cette période souvent stressante et difficile, nous vous proposons de découvrir la “Checklist financière de fin d’année 2018” que notre équipe met à votre disposition gratuitement.

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Gestion des dépenses
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Juliette Hervé

Juliette is Content Marketing Manager at Spendesk since Octobre 2018. By joining the tribe, she wants to make the finance world easier to understand for people who, just like her, aren't coming from that sector.