Évaluation de la performance des Achats : nos solutions clés en main

Faustine Rohr-Lacoste par Faustine Rohr-Lacoste | 14 mars, 2018
Mesurer la performance de votre fonction Achats nécessite d’être accompagné des bons outils pour une analyse fiable et complète. KPIs, benchmarks, axes de performances sont autant de données à construire pour obtenir une grille d'évaluation.

Le guide pour reprendre le contrôle de vos dépenses sans ralentir vos équipes

Après avoir suivi les conseils de Spendesk pour mettre en œuvre une politique de gestion des Achats la plus efficace possible, Camille, DAF, est maintenant en possession de ses premiers résultats. Cependant, elle est confrontée à un autre problème : une myriade de données lui parvient de plusieurs managers, les nombreux reportings envahissent sa boite mail.

Comment extraire les bonnes informations et évaluer concrètement l’efficacité de sa politique ? Quels indicateurs choisir, quels benchmarks créer et quels axes privilégier ? Autant de questions auxquelles Camille ne peut répondre sans s’entourer des outils adéquats pour produire une analyse rapide et efficace.

Pour autant, il n’existe aucune formule magique : il vous faut adapter votre système d’évaluation à vos objectifs. Voici comment Camille a procédé, grâce aux conseils avisés de Spendesk :

Sondez les parties prenantes 

Les données issues des reportings sont nombreuses, si certaines sont actionnables immédiatement, comme la baisse du prix moyen d’achat par exemple, d’autres nécessitent une analyse plus poussée.

La clé du succès est de confier à chaque service une tâche concrète, simple à réaliser, qui permettra de déduire les bonnes informations. Par exemple, chaque acheteur peut mesurer les performances économiques de son service, notamment en impliquant le client dans le processus, ce qui permettra également de véhiculer une bonne image de votre entreprise. Afin de compléter l'analyse, n'hésitez pas à solliciter un partenaire financier qui enrichira votre rapport des observations des autres fonctions impliquées. Finalement, classez les données de façon à visualiser clairement le traditionnel triptyque coûts-qualité-délais.

Un bon système de mesure de la performance des achats doit être dynamique et adapté à l’environnement de l’entreprise et Camille a bien compris qu’il n’existe pas de processus « type».

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Réalisez des benchmarks

Un benchmark consiste à comparer directement ses performances avec celles de la concurrence sur la base de plusieurs critères. Cependant, il est parfois difficile d’avoir accès à ce type d’informations. Ne réalisez ce type d’analyses qu’à la condition de posséder des données fiables, autrement, vous risquez d’effectuer une analyse erronée, qui sera une perte de temps.

Une fois les données obtenues, Camille a effectué une cartographie complète afin de les structurer et de les rassembler en plusieurs catégories. Ensuite, elle s’est assurée de comparer des éléments similaires entre ses résultats et ceux de la concurrence. Choisissez les grandeurs les plus pertinentes et capitalisez ces informations pour mettre en avant les bonnes et les mauvaises pratiques. Il sera ensuite très simple de savoir sur quels points porter vos efforts.

Distinguez chaque type de performance et les indicateurs associés

Armés de ces outils et des bonnes pratiques indispensables pour réaliser une évaluation opérationnelle de ses achats, Camille doit simplement garder en tête qu’il existe plusieurs types de performances à ne pas confondre :

  • La performance économique désigne l’augmentation du retour sur investissement et de la profitabilité de l’entreprise. Elle ne doit pas être confondue avec la baisse du prix d’achat, qui ne prend pas en compte la variation de la qualité des achats. Ne sacrifiez pas la qualité contre un prix plus avantageux, vous risqueriez d’en payer les conséquences sur le long terme. C’est pourquoi l’analyse de la profitabilité est plus pertinente, car elle prend en compte les éléments de logistique, de durée, de qualité, l’impact sur l’équipement qui utilise les produits achetés, etc... Il est également possible d’analyser l’évolution du risque sur les résultats de l’entreprise perçu par les investisseurs. Enfin, mesurer la manière dont l’innovation a contribué à l’amélioration de vos revenus est un indicateur particulièrement significatif. Par exemple, une entreprise commercialisant des gobelets en plastique ou en carton à destination de chaines de fast-food peut directement tirer profit d’un avantage concurrentiel si elle est la première à proposer de nouveaux modèles plus respectueux de l’environnement dans le cadre d’une démarche RSE. Cela améliore immédiatement la performance de sa fonction Achats.

Une fois ces données collectées, Camille peut aisément mesurer l’amélioration de son coût d’usage, et l’évolution de sa position concurrentielle.

  • La performance organisationnelle désigne la satisfaction de vos clients et de l’ensemble des parties prenantes dans vos relations d’affaires. Par exemple, le délai moyen de traitement d’une demande et le temps nécessaire pour y apporter une solution est facilement quantifiable. L’écoute, l’anticipation des besoins, le professionnalisme, la qualité d’engagement des équipes et l’efficacité des solutions sont autant de points supplémentaires à étudier.

Il est alors possible de tirer concrètement les enseignements de l’apport de la fonction Achats dans les performances globales de l’entreprise.

Nous sommes bien d’accord avec vous : il fallut beaucoup d’efforts à Camille pour bâtir l’ensemble de ses indicateurs, benchmarks et autres catégories de performance. Mener une réelle évaluation digne de ce nom est donc complexe et chronophage. Pour vous simplifier la vie, vous entourer des outils adaptés est la clé du succès : grâce à Spendesk, la visibilité en temps réel et la catégorisation des dépenses par types d’achat vous facilitent le quotidien dans vos reportings et l’évaluation de vos politiques Achats. Doté de tous les éléments grâce à notre solution complète et en communication directe avec vos systèmes d’informations, le casse-tête de Camille n’est déjà plus qu’un lointain souvenir !

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TOPICS : Gestion des dépenses

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