Valoptia & Spendesk boostent la gestion des dépenses des entreprises
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Témoignages 3 min

Valoptia & Spendesk boostent la gestion des dépenses des entreprises

Juliette Hervé

Depuis 2020, Valoptia et Spendesk collaborent pour accompagner les entreprises vers une meilleure gestion de leurs tâches quotidiennes. Et ce tout particulièrement dans la gestion de leurs frais.

"Depuis que nous utilisons Spendesk intégré à Valoptia.PSA, j’ai gagné un temps précieux (que j’estime autour de 40%) sur des tâches habituellement ingrates. Plus d’erreur possible, l’interface utilisateur Spendesk est vraiment simple et ludique à utiliser mais permet aussi de rentrer en profondeur et de façon intuitive dans la manipulation des données." nous explique Véronique Voisin, Responsable Comptable du Groupe Cost House.​

Valoptia, qu'est-ce que c'est ?

Valoptia est un éditeur de solutions logicielles dédiées au pilotage optimisé de la Performance Économique des organisations.

En 10 ans, l'entreprise s'est imposée comme acteur majeur sur le segment des outils de Costing and Profit Management, sur 4 continents.

Valoptia propose une offre logicielle déclinée :

  • PSA (Professional Services Automation) pour piloter son activité de service de la saisie des temps à la facturation. Cette solution couvre l’ensemble de la chaîne de valeur : client, mission, équipe, suivi des temps, gestion des frais, facturation, pilotage prévisionnel des charges et des revenus, gestion des clôtures, gestion des compétences et des dispositifs.
  • ABC (Activity Based Costing) pour calculer et simuler les coûts complets des produits et services.
  • SIM pour simuler les budgets et analyser l’impact d’hypothèses économiques et opérationnelles.
  • CER (Cost Estimating Relationship) pour estimer facilement un coût par approche paramétrique.
  • APM (Action Plan Management) pour piloter et partager les plans de compétitivité.
  • Cleopatra pour piloter le coût des projets industriels.
  • TechniQuote pour estimer le coût des composants mécaniques par approche analytique.

 

Cette offre s’articule autour de quatre fondamentaux :

  • Des fonctionnalités centrées sur les besoins réels des utilisateurs
  • La simplicité d’utilisation et la convivialité des interfaces
  • Des connecteurs vers les outils bureautiques et les principales solutions de Business Intelligence du marché
  • Des coûts d’acquisition, de mise en œuvre et d’exploitation ajustés aux enjeux métiers

Spendesk, qu'est-ce que c'est ?

Spendesk est la solution de gestion des dépenses professionnelles qui apporte du contrôle, de la visibilité, mais aussi de l’automatisation aux entreprises modernes.

Validation des dépenses, émission de cartes virtuelles et physiques, remboursement des notes de frais, paiement des factures fournisseurs : le tout pour la première fois dans une solution unique pour garder la main sur toutes les dépenses.

En instaurant des politiques de dépense et en automatisant la réconciliation bancaire, nous permettons aux collaborateurs de se concentrer davantage sur leurs missions à plus forte valeur ajoutée.

Entres autres, avec Spendesk :

  • Chaque dépense effectuée a été préalablement autorisée dans le cadre d’une politique de dépense.
  • Les dépenses des collaborateurs sont consolidées dans une interface unique pour ne se fier qu’à une seule source de données.
  • La récupération des justificatifs et la réconciliation bancaire sont automatisées.

Une collaboration autour du logiciel Valoptia.PSA

En pratique, Valoptia.PSA c’est :

  • Une ergonomie optimisée pour faciliter le travail des équipes.
  • Une large couverture fonctionnelle.
  • Une intégration aisée avec les outils CRM, comptables et BI.
  • Un déploiement rapide et économique (historiques des temps passés, profils des équipes, données issues de référentiels en vigueur dans l’entreprise).

 

Cette solution s’adresse en particulier :

  • Aux bureaux d’études 
  • Aux DSI
  • Aux cabinets de conseil
  • Aux cabinets d’expertise comptable
  • Aux sociétés de services

 

Valoptia et Spendesk ont des valeurs communes qui permettent de compléter la panoplie fonctionnelle de Valoptia.PSA et apporter ainsi une véritable plus-value aux utilisateurs de ces outils.

Nos deux entreprises voient le « besoin client » comme une « exigence » et ont en commun cette forte volonté de concevoir des outils intuitifs et collaboratifs, qui redonnent le sourire aux équipes !

Plusieurs bénéfices ont déjà été constatés :

  • Un gain de 3 heures de saisie mensuelle par consultant 
  • Un gain de 7 jours calendaires pour l’émission des factures clients
  • Un gain annuel de 150 heures de traitement administratif des frais 
  • Une diminution par 5 du nombre de remboursements sans justificatifs (observée sur 6 mois d’utilisation)

 

Nous espérons que ce partenariat permettra de répondre aux trois principales attentes fortes de nos clients respectifs : 

  • Proposer des outils intuitifs aux interfaces ergonomiques, aux environnements utilisateurs personnalisables. Nous souhaitons que les tableaux de chiffres compliqués à compléter au quotidien, par exemple pour saisir ses temps, ne soient plus qu’un mauvais souvenir pour les équipes.
  • Faciliter le processus de gestion individuelle de ses frais professionnels, (une tâche souvent ingrate), éliminer les erreurs provenant de retards de saisie, de pertes de tickets, et autres désagréments associés.
  • Simplifier le processus comptable pour, par exemple, faciliter le pointage, la récupération des justificatifs dans un laps de temps très court​, l’identification des justificatifs manquant d’informations, etc.

 

Cette double expertise que nous souhaitons associer, dans la conception de nos solutions, dans l’analyse des attentes des utilisateurs que nous ciblons, semble répondre à des besoins exprimés depuis longtemps.

Nous sommes impatients de poursuivre la rencontre de nouveaux clients pour les accompagner vers une gestion plus sereine de leurs activités de service et leur permettre une meilleure maîtrise de leurs coûts, pour les aider à soulager d’incontournables tâches administratives, débarrassées des contraintes comptables habituelles !

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Juliette Hervé

Juliette is Content Marketing Manager at Spendesk since Octobre 2018. By joining the tribe, she wants to make the finance world easier to understand for people who, just like her, aren't coming from that sector.