Outil de reporting : comment être certain de faire le meilleur choix ?

Faustine Rohr-Lacoste par Faustine Rohr-Lacoste | 11 juin, 2018

Les outils de reporting permettent au DAF de générer rapidement des indicateurs de performance efficaces pour évaluer l’efficacité des politiques corporate. Les solutions sur le marché se sont diversifiées ces dernières années, et il n’est pas simple d’arrêter son choix sur l’une d’entres elles.

Vous voilà désormais DAF, et il vous appartient d’être le nouvel architecte des politiques stratégiques de croissance, d’en assurer le suivi, de les évaluer et de faire remonter les performances auprès de votre direction. Dans le monde de l’entreprise, on vous demandera de « faire un reporting ». Au delà de la simple feuille de calcul Excel, souvent complexe et peu intuitive, sachez qu’il existe aujourd’hui une multitude de solutions variées et adaptées à chaque type d’entreprise. Effectuer un reporting efficace nécessite de véritables connaissances, une méthode bien rodée et…un outil de qualité ! Vous avez conscience qu’il s’agit d’une décision capitale pour votre projet, et il existe en même temps une multitude de solutions à votre disposition. Cela tombe bien, Spendesk est là pour vous guider.

Qu’est-ce qu’un reporting ?

Le reporting consiste à collecter les données relatives à vos politiques corporate, les organiser et les présenter de telle manière qu’elles soient facilement lisibles et interprétables. Cette étape est indispensable pour évaluer la santé d’une entreprise, et l’efficacité de son fonctionnement. Le reporting permet concrètement de mettre en lumière ce qui fonctionne, et ce qui mérite votre attention en vue d’être amélioré. Le plus souvent, les managers souhaitent obtenir un reporting sur la situation des finances de l’entreprise, son portefeuille client, les opérations menées en interne ou les mesures prises en faveur du développement corporate. Il est surtout utilisé pour suivre le tableau de bord de gestion, et préparer le budget annuel. En tant que DAF, ce travail est donc indispensable pour contribuer à la réussite de l’entreprise. Voilà donc une question à ne surtout pas prendre à la légère ! Et pour y parvenir, vous entourer de l’outil le plus adapté en fonction de vos besoins est indispensable.

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Comment choisir le meilleur outil de reporting ?

Les solutions existantes sur le marché sont multiples, c’est pourquoi il convient de vous poser une question fondamentale : quels sont mes besoins en la matière ? Il n’existe pas de solution universelle, c’est pourquoi observer concrètement ce qui satisfait vos attentes est la première des priorités. Elles vous permettront ensuite de gagner un temps précieux au quotidien.
 
  • Un logiciel flexible : Il doit absolument reconnaître le format des données à exploiter, et doit s’intégrer avec les éventuels logiciels et applications que vous utilisez déjà. Il est possible que vos besoins évoluent dans le temps, au grès de vos décisions ou de la croissance de votre entreprise. Veillez donc à choisir un logiciel capable d’évoluer et de vous apporter de nouvelles fonctionnalités si nécessaire.
  • Un logiciel adapté à votre audience : En fonction du poste occupé par chacun des destinataires du reporting, différentes facettes doivent être mises en avant. La capacité à fournir des feuilles de calcul, des tableaux, des graphiques, des courbes ou des représentations plus évoluées doit être pris en compte. Le traitement des données doit aboutir à des présentations claires et faciles à interpréter. De même, assurez vous de posséder une solution adaptée à la périodicité de vos analyses : elles sont le plus souvent hebdomadaires, mensuelles ou occasionnelles. Un seul outil de reporting doit couvrir toute l’entreprise, tout en s’adaptant aux attentes de chacun.
  • Un logiciel adapté aux connaissances des salariés : Il existe des logiciels d’une grande simplicité, et d’autres nécessitant une véritable expertise pour les manipuler. Avant de vous lancer, analysez le degré de complexité de chacun dans sa manipulation quotidienne, ainsi que la lisibilité des données qu’il génère. Elles doivent pouvoir être comprises par vos collaborateurs experts, ainsi que les plus novices. Les données doivent pouvoir être partagées facilement entre les collaborateurs.

Quels sont les catégories d’outils de reporting ?

Maintenant que vous savez comment choisir l’outil qui vous convient le mieux, à vous de faire le choix parmi tous les types de solutions existantes : 
 
  • Les logiciels externes : Ils servent à collecter et traiter ponctuellement ou régulièrement des données. Il est souvent nécessaire de fournir préalablement les données, ce qui vous contraint à les exporter depuis vos logiciels corporate. La complexité d’utilisation de ces solutions et la qualité de leurs traitements est à prendre en compte en fonction de leurs prix, de l’ampleur de vos besoins, et des connaissances de vos collaborateurs.
  • Les applications intégrées : Elles sont directement imbriquées dans vos systèmes d’informations, et récupèrent directement les données utiles à la source. Elles facilitent souvent la prévision du budget annuel en raison de leur plus grande autonomie. Leur fonctionnement quasi-automatique permet aussi de réduire les marges d’erreurs et les risques d’oublis dans la prise en compte des données utiles. Cependant, vous en serez davantage dépendants à cause de leur implantation au coeur du fonctionnement de votre entreprise.

Dites adieu à votre ancien tableur Excel difficile à prendre en main, inadapté aux reportings, et optez pour de nouveaux outils répondant aux besoins de votre entreprise. Ils amélioreront concrètement la prise de décisions et contribueront à optimiser le fonctionnement de votre entreprise. Il existe aujourd’hui des solutions telles que Spendesk permettant de faciliter vos reporting grâce à la centralisation de toutes vos dépenses, leur visualisation en temps réel, en les réconciliant et en les catégorisant automatiquement dans vos logiciels de gestion. Autant d’outils indispensables pour obtenir des reporting fluides et efficaces. 

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TOPICS : Gestion des dépenses

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