Optimisation des frais généraux en startup : réduisez les coûts !

Yasmine Guyot par Yasmine Guyot | 22 juin, 2017
Les frais généraux de votre startup sont nombreux entre le loyer du bureau, les assurances, l'électricité, les frais de déplacements, la maintenance d’une tripotée de Macbooks, les licences de logiciels, sans parler des outils SaaS...

Vous gagnerez nettement en rentabilité et en performance financière si vous parvenez à les réduire. Une enquête révèle d'ailleurs qu'ils peuvent représenter de 25% à 50% du CA de l'entreprise en fonction de sa taille et de son secteur. Une part importante qui peut être diminuée.

Alors comment faire une optimisation des frais généraux ? Comment réduire la note globale et mieux gérer ses dépenses ?

Nos conseils pour y parvenir.

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Renégociez avec vos principaux fournisseurs et limitez leur nombre

Pour commencer, posez-vous la question de savoir qui sont vos plus gros fournisseurs ? Passez au crible vos factures et identifiez vos principaux prestataires, ceux envers qui vous dépensez le plus.

Vous pourrez ensuite engager des négociations avec eux en mettant en avant qu'en tant que client régulier et fidèle, une remise de leur part serait plus que bienvenue ! Aussi, pour un même service, cherchez à limiter leur nombre. Il y a peut être des doublons au sein de vos fournisseurs, à vous de les éliminer.

Tool Tip : Sachez que pour les déplacements de vos équipes en taxi par exemple, certains VTC comme LeCab proposent aux entreprises des formules d'abonnements avantageuses en termes de tarif.

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Réduisez les charges de vos locaux, recyclez les consommables

Cherchez à diminuer le montant des factures d'eau, de gaz et d'électricité, car c'est un levier que vous pouvez actionner efficacement pour réduire les charges de vos locaux.
La consommation d'un bureau en énergie peut vite se traduire par des sommes parfois folles. Les bonnes vieilles méthodes font encore leurs preuves, alors sensibilisez vos équipes à une démarche eco-responsable en consommation d'énergie : mettre les PC en veille durant les pauses, éteindre les lumières en partant, ne pas surchauffer les bureaux en hiver et limiter la climatisation en été...

Les consommables représentent un autre poste budgétaire conséquent : réduire leur utilisation fait aussi baisser la note globale. Tendre vers le zéro papier est une excellente solution en cessant d'imprimer systématiquement les factures et les emails.

Aussi, recyclez les gobelets, canettes, dosettes de café et bouteilles en plastique. Un bon sens écologique et économique également.

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Tool Tip : Certaines entreprises comme Les Joyeux Recycleurs mettent à disposition des entreprises des box de recyclage spécialement conçues pour. Pensez-y !

Diminuez les frais de location

Avez-vous pensé à partager des bureaux à plusieurs ? Cette pratique se répand de plus en plus surtout chez les startups dont l'effectif n'est pas encore trop important. En optant pour cette formule de location à plusieurs, vous diminuerez forcément vos dépenses en loyer. 

Tool Tip : Des sites comme Bureaux à Partager recensent les espaces de travail à plusieurs et vous permettront de trouver votre bonheur.

Centralisez le suivi des dépenses en ligne

En mettant des cartes de paiement virtuelles à disposition de vos équipes, vous aurez l'opportunité de suivre à la trace toutes leurs dépenses en ligne. Pour chaque achat, vos employés pourront obtenir une carte virtuelle plafonnée associée à ce fournisseur. Cela permet un suivi centralisé de toutes les dépenses dans un tableau de bord et de voir si les factures ont bien été fournies ou pas ! Simple et efficace, idéal pour maîtriser les frais d’abonnements à des services en mode SaaS.

Tool Tip : Si vous ne connaissez pas encore Spendesk, c’est le moment de tester ;-)

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Dématérialisez les appels téléphoniques

Les sommes que votre startup dépense en appels téléphoniques et en maintenance des appareils peuvent aussi être considérablement réduites. Optez alors pour des modes d'appels dématérialisés.
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Tool Tip : La société Aircall permet de passer des appels via le cloud avec comme avantage direct de ne plus avoir de frais de maintenance puisque vous n'avez plus besoin de combinés.

Les deux autres grands intérêts de la formule sont les tarifs avantageux et les services comme le fait d'être équipé d'un véritable standard téléphonique mais totalement dématérialisé.

Misez sur l'assurtech pour vos contrats d'assurance

Vous avez la possibilité de faire baisser les coûts de vos différentes assurances (RC pro, locaux, complémentaire santé..) en vous adressant à des acteurs de l'assurtech. Ils proposent des solutions d'assurance disruptives car très compétitives en termes de couverture et de tarif en comparaison avec les assureurs traditionnels.

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Tool tip: C'est le cas de Alan notamment qui promet de trouver l'assurance complémentaire santé qui correspond parfaitement aux besoins et au budget des entreprises. Tout se passe en ligne et en quelques clics pour bénéficier d'une offre sur mesure et au prix le plus juste.

Ces alternatives sont vraiment compétitives car ces prestataires n'ont pas de bureaux physiques, leur frais de fonctionnement sont donc réduits et leurs honoraires plus intéressants.

Pour terminer, sachez que votre startup peut certainement prétendre à des réductions d'impôts, de taxes et de charges (CFE, charges sociales et patronales...). C'est le cas si votre entreprise relève du statut de Jeune Entreprise Innovante : JEI. Cet article vous en dira plus sur la question.

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TOPICS : Gestion des dépenses

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