Des processus plus simples pour révolutionner les notes de frais
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Comptabilité 4 min

Des processus plus simples pour révolutionner les notes de frais

Chloé Lecerf

Dans le meilleur des mondes, en entreprise, tout le monde à accès à des moyens de paiements adaptés pour dépenser sereinement dans leurs activités professionnelles.

Cependant, il arrive que les collaborateurs doivent avancer leur propre argent pour effectuer des dépenses liées à leurs missions. Par conséquent, ils doivent ensuite soumettre une note de frais à l’entreprise et attendre d’être remboursés.

Les employés qui voyagent souvent et ont des frais élevés peuvent passer jusqu’à une journée complète par mois à soumettre et suivre le traitement de leurs notes de frais. C’est une tâche rébarbative, mais pourtant primordiale pour espérer être remboursé des sommes parfois astronomiques avancées à l’entreprise.

Heureusement, il existe une solution.

Spendesk permet de générer en temps réel et en quelques clics les notes de frais. Dès le paiement est effectué, le collaborateur prend simplement son reçu en photo, renseigne le descriptif de la dépense, et le tour est joué. La dépense est classée automatiquement puis envoyée au responsable pour approbation.

Des dépenses instantanées et la fin des "notes de frais"

L’outil de gestion des dépenses de Spendesk simplifie le processus de gestion des notes de frais et facilite grandement le remboursement des employés. Il fonctionne de la manière suivante :

Pour les demandeurs

Si vous devez effectuer une dépenses avec vos propres revenus dans le cadre de vos missions, c’est très simple de demander un remboursement :

  1. Prenez une photo de votre reçu
  2. Téléchargez le reçu sur l'application Spendesk (mobile ou desktop)
  3. Marvin, notre petit robot remplit automatiquement les détails de votre reçu.
  4. Confirmez le fournisseur ainsi que le motif de la dépense, avant de soumettre la demande.
  5. Vous recevez alors une notification vous informant de votre remboursement !

 

 

Pour les approbateurs

Pour les managers, approuver une demande de remboursement d’un collaborateur est aussi simple qu’approuver un paiement effectué via Spendesk.

  1. Vous recevez une notification (via mail, Slack ou Spendesk) vous informant qu’un membre de votre équipe a soumis une demande de remboursement.
  2. Une fois la demande examinée, cliquez sur “Approuver”, et le tour est joué !

Pour les contrôleurs

Dans le processus de gestion des notes de frais, les contrôleurs ont deux rôles. Premièrement, ils doivent établir la processus de remboursement des employés. Et deuxième lieu, ils doivent valider toutes les dépenses des employés à des fins de comptabilité et de reporting. 

Selon la façon dont votre entreprise est structurée, il se peut que vous ayez une équipe qui s’occupe des deux process ou bien se divisent le travail. Par exemple, l'équipe RH peut gérer les remboursements tandis que l'équipe Finance gère la validation.

 

 

 

Rembourser les notes de frais

  1. Vous recevez une notification indiquant que des dépenses approuvées par les managers sont en attente de remboursement.
  2. Vous vous connectez à Spendesk puis cliquez sur “Paiements” puis “A rembourser”.
  3. Tous les paiements qui se trouvent ici sont déjà approuvés, vous n’avez plus qu’à exporter un fichier (format SEPA) des paiements à rembourser et le transmettre à votre banque.
  4. Il ne vous reste plus qu’à identifier toutes les demandes remboursées en un seul clic.

Valider les dépenses des collaborateurs

  1. Vous recevez une notification Spendesk indiquant que des dépenses sont en attentes de validation.
  2. Vous vous connectez à Spendesk et allez dans “Paiements” puis “ À valider”.
  3. Vérifiez que toutes les informations ont été correctement remplies (ex: TVA, description, etc.) et que les dépenses ont été correctement classées (cette tâche peut être automatisée si vous avez la fonctionnalité autocat).
  4. Après cette vérification, les notes de frais validées peuvent être directement exportées vers votre outil comptable.

Comme vous pouvez le constater, avec Spendesk, l’ensemble du processus de notes de frais est géré à partir d’un seul et même outil. Les processus d’approbation, de remboursement et de validation sont clairs et simples. Une fois que le collaborateur a saisi sa demande, il n’a plus rien à faire et recevra son virement rapidement.

Et le mieux dans tout ça ? Vous n’avez plus besoin de faire des notes de frais papiers. Tout est géré depuis l’application, ce qui rend le processus plus simple et plus rapide.

Pourquoi ai-je besoin de cette solution ?

Les notes de frais traditionnelles nécessitent un traitement manuel et chronophage. Toutes les personnes impliquées (collaborateur et équipe Finance) perdent beaucoup de temps à soumettre puis traiter ces notes de frais.

Grâce à Spendesk :

  1. Toutes les notes de frais sont regroupées au même endroit, classées par employé et par équipe. Terminé les pièces-jointes, les post-its volants et les relances dans les couloirs.
  2. Les collaborateurs n’ont qu’à suivre le processus étape par étape. C’est simple d’utilisation, ils ne peuvent pas se tromper !
  3. Les justificatifs sont aussi enregistrés au même endroit et traités automatiquement par Marvin, notre bot. Il retrouve automatiquement les informations clés, telles que la date, le fournisseur et le montant. Le bon justificatif est donc bien relié à la bonne dépense.
  4. Les validations sont elles aussi automatisées. Chaque nouvelle demande est immédiatement envoyée au responsable approprié pour vérification (sans approbation pas de remboursement).

Bien entendu, vous pouvez également rembourser plusieurs notes de frais en une fois grâce au virement SEPA et exporter en un clic les dépenses validées vers votre outil comptable.

Un petit pas pour l’entreprise et un grand pas vers la suppression des notes de frais

Si les collaborateurs au sein de votre entreprise dépensent régulièrement leur propre argent et font des notes de frais pour des sommes insignifiantes, (ou même pour des sommes conséquentes) pour le travail, sachez qu’il existe une solution qui fera gagner du temps à tout le monde.

Avec Spendesk, je peux contrôler les dépenses tout en laissant toute l’autonomie dont mes équipes ont besoin. Mon esprit est libéré et c’est un vrai gain de temps et d’argent. Depuis que nous utilisons cette solution nous avons gagné deux jours par mois, soit environ 6000€ par an !

Fabien Henaut, Responsable Administratif et Financier chez We are Social

Pour découvrir comment Spendesk peut révolutionner votre quotidien, demandez votre démonstration sur-mesure auprès d’un de nos experts.

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Chloé Lecerf

Chloé Lecerf is Product Marketing Manager at Spendesk.