Une gestion des factures plus simple et plus rapide avec Spendesk

La gestion des factures fournisseurs n'est jamais simple. Beaucoup de personnes sont impliquées et le processus devient long, complexe et chronophage. Sachant qu’une entreprise paie en moyenne 100 factures par mois, cela peut très rapidement devenir une perte de temps et d’argent.

C'est pourquoi, en parallèle de la gestion de vos autres dépenses opérationnelles (cartes virtuelles, physiques ou note de frais), nous vous proposons d'automatiser la collecte et la gestion des factures fournisseurs sur Spendesk.

Spendesk vous permet de suivre, approuver et payer vos factures sur une seule et même plateforme. Pourquoi est-ce une bonne nouvelle ?

Une gestion plus facile des factures

Dites adieux aux allers-retours incessants et tâches manuelles ! Avec la  fonctionnalité de gestion des factures fournisseurs de Spendesk, tout le monde y gagne. Non seulement l'entreprise observe un gain de temps considérable, mais également une diminution des erreurs humaines et des malentendus. Les équipes sont alors plus sereines et productives.

Comment ça marche ?

Avec notre fonctionnalité de gestion des factures, le traitement des factures ne prend que quelques minutes :

• Le collaborateur soumet une ou plusieurs factures à la fois sur Spendesk.

• La détection automatique de texte pré-remplit les informations (OCR).

• Puis, un responsable est notifié et approuve la facture sur Spendesk.

• La facture est envoyée automatiquement au contrôleur financier, qui la traitera directement dans Spendesk.

L’ensemble du processus étant géré dans un seul et même outil, le contrôleur financier peut visualiser chaque étape, en temps réel. L’équipe finance ne perd plus de temps. Elle n’est plus obligée de se replonger dans des chaînes d’email pour retrouver la bonne facture en pièce-jointe ou se renseigner auprès des managers.

Automatisation de la comptabilité fournisseurs

Plus vous allez automatiser les tâches chronophages telles que la gestion des factures fournisseurs, plus vos collaborateurs pourront se concentrer sur des tâches plus importantes.

La nouvelle fonctionnalité de gestion des factures de Spendesk permet de :

• Garantir que toutes les informations importantes soient renseignées. Si un champ obligatoire est laissé vide, la facture ne pourra pas être soumise.

• S’assurer que les factures soient automatiquement envoyées pour validation au manager qui gère les budgets. Fini les mails perdus ou pièce-jointes manquantes. Le manager reçoit une notification (mail, slack ou via Spendesk) dès qu’une facture est soumise et doit être validée.

• L'équipe finance a une visibilité à 360° sur l’état des comptes fournisseurs. Les contrôleurs financiers peuvent consulter les factures, voir les détails et les différentes approbations données par les managers.

• Les collaborateurs peuvent suivre le traitement de la facture soumise en temps réel et suivent son statut.

Plus besoin de déranger l’équipe finance pour savoir si le paiement a été effectué, ils reçoivent une notification directement quand le paiement a été approuvé.

Payer les factures approuvées devient un jeu d'enfant

Dans un processus classique, les contrôleurs financiers doivent traiter les factures individuellement en créant un nouveau paiement pour chaque fournisseur. Les paiements se font ensuite un par un. Non seulement un tel traitement prend un temps fou, mais cela laisse également la place à beaucoup plus d’erreurs.

Avec la fonctionnalité de gestion des factures de Spendesk, vous pouvez exporter toutes vos factures approuvées dans un seul fichier XML, puis le soumettre à votre banque afin de tout payer en une fois.

Evidemment, le fichier XML ne contient pas d’erreur car il intègre seulement les factures ayant suivi le flux complet d’approbation de Spendesk. Il n’y a donc aucun risque que des factures non approuvées s’y trouvent et donc que des erreurs de paiement soient commises.

Le petit plus ? Nous vous notifions quand une facture a été soumise plusieurs fois, ce qui évite le paiement en double d'une même facture.

Paiements échelonnés

Spendesk vous permet également de fractionner les paiements pour une seule facture. Donc, si vous préférez payer en plusieurs versements, vous pouvez décider de le configurer en même temps que le traitement de la facture. Ce suivi des échéances de paiement vous permettra de gérer plus adroitement votre trésorerie.

Pourquoi c’est intéressant pour mon entreprise ?

Choisir d’implémenter un processus efficace de gestion des factures est un vrai plus pour vous et tous vos collaborateurs.

Les employés

Il y a fort à parier que vos équipes ne soient pas des geeks de la finance. Faire la différence entre la TVA et le numéro de facture n’est pas évident pour tout le monde. Lorsqu'ils doivent soumettre une facture, vos collaborateurs ont très peu de saisie de données à faire, tout est pré-rempli par notre détection de texte (OCR).

Avec Spendesk, c’est simple ! Ils se connectent, cliquent sur le bouton “Faire une demande” puis “Soumettre une facture” et se laissent guider. Le processus est expliqué pas à pas, on ne peut pas se tromper.

Les approbateurs

Avec Spendesk, les managers reçoivent une notification dès qu’une personne de leur équipe soumet une facture. Ils peuvent consulter immédiatement la demande avec les informations associées pour connaître la raison de cette dépense et valider (ou non) la facture.

Plus besoin de collecter des formulaires papiers, zéro risque de supprimer par erreur le mauvais mail, etc. Sans trop faire d'effort, le suivi est carré.

Contrôleurs financiers

Les plus grands bénéficiaires de cette nouvelle fonctionnalité sont les équipes financières. Désormais tout le processus de gestion des factures est disponible en temps réel, dans un seul outil. Terminé les mails dans tous les sens, les post-its volants et les malentendus.

Les contrôleurs peuvent retrouver toutes les factures soumises et validées, parfaitement classées, et donc les traiter plus rapidement. Une fois vérifiées, les données sont regroupées dans des fichiers facilement exportables vers un outil de comptabilité et aussi vers votre banque pour effectuer tous les paiements d’un coup.

C’est plus sûr, plus fluide et ça vous fait gagner un temps considérable. En résumé: tout le monde y gagne !

Simplifiez le traitement de vos factures

Dans un monde où tout est automatisé et optimisé, la gestion des comptes fournisseurs ainsi que le suivi et le paiement des factures restent un fardeau énorme pour la plupart des entreprises.

Mais cette problématique n’a plus lieu d’être !

Si vous utilisez déjà Spendesk, contactez-nous dès aujourd'hui à l'adresse success@spendesk.com pour savoir comment activer la nouvelle fonctionnalité de gestion des factures sur votre compte. Nous vous proposons un mois d'essai gratuit pour tester cette fonctionnalité !

Si vous n'êtes pas encore utilisateur… eh bien qu'attendez-vous ? Demandez votre démonstration sur mesure à l’un de nos experts.