Une comptabilité sans fausses notes grâce à Autocat

Juliette Hervé par Juliette Hervé | 30 avril, 2019

Chaque entreprise a besoin de processus financiers robustes et efficaces. En effet, les comptes doivent être précis et bien organisés si vous voulez rester conforme à la loi.

Pour autant, les processus doivent être constamment améliorés , pour les rendre toujours plus rapides et plus simples. Ce qui n’est pas souvent le cas dans la majorité des entreprises.

Chaque jour nous avons la chance de pouvoir échanger avec des équipes financières. Ces dernières nous disent qu’elles passent chaque mois des journées entières à gérer la réconciliation des dépenses et à préparer les comptes. Ce n’est pas normal et nous sommes déterminés à régler ce problème ! 

C’est pour cette raison que nous avons décidé d’automatiser l’une des tâches les plus chronophages de votre comptabilité : la réconciliation des dépenses aux bons comptes de charges.

Découvrez la catégorisation automatique des comptes de charges ou “Autocat”

Chaque dépense liée à l’activité des collaborateurs doit être affectée au bon compte de charges. C’est un élément essentiel de la comptabilité. Mais en même temps, c’est un processus qui prend du temps, qui exige précision et patience.

Ainsi, dans le but d’améliorer votre quotidien, nous avons conçu un outil qui vous permet d’automatiser cette étape fastidieuse du processus.

C’est pourquoi la nouvelle fonctionnalité Autocat de Spendesk permet de :

  • Lier la dépense avec le compte de charge automatiquement s’il en existe qu’un seul
  • Faire des suggestions de comptes de charges quand il existe plusieurs comptes de charges par catégorie de dépense
  • Lier les fournisseurs avec les bons comptes de charges

Vous constaterez un gain de temps indéniable lors de la revue de vos paiements et c’est tout ce qu’on vous souhaite. Gagnez du temps pour vous consacrez à des tâches à forte valeur ajoutée.

Comment ça marche ?

A chaque dépense, le fournisseur attribue un code spécifique qui permet d’identifier le type de transaction et d’achat. C’est ce code que nous utilisons pour renseigner automatiquement le champ du compte de charge dans le panneau de paiement.

Par exemple, supposons que vous réservez un vol avec Air France. Une fois que le paiement aura été traité, grâce au code fourni, Spendesk sera en mesure d’identifier qu’il s’agissait d’un achat de billet d’avion et l’attribuera automatiquement au compte de charge lié aux vols.

Concrètement, le processus est très simple :

  1. Un collaborateur effectue une dépense avec un moyen de paiement de chez Spendesk (carte physique ou virtuelle)
  2. L’achat est enregistré dans Spendesk, comme toutes les autres dépenses de l’entreprise.
  3. Spendesk extrait automatiquement les détails du paiement (y compris le code mentionné précédemment) et catégorise automatiquement la dépense avec le compte de charge associé
  4. Et voilà ! La dépense est prête à être exportée vers votre logiciel comptable.

Terminé les processus fastidieux qui consistent à lier chaque paiement au bon compte de charges. Votre quotien est à quelques clics de connaître une petite révolution !

Comment mettre en place Autocat ?

La fonctionnalité Autocat est disponible pour tous les utilisateurs de la plan Spendesk Standard. Pour plus d’informations, veuillez vous adresser à votre responsable de compte.

Une fois activée, vous pouvez commencer à configurer Autocat (avec l’aide de votre responsable de compte si besoin). Pour cela, allez dans “Paramètres”, puis “Comptabilité” et enfin “Comptes de charges”. Vous y trouverez les comptes de charges que vous avez déjà ajoutés à Spendesk.

Il suffit ensuite d’associer vos comptes de charges aux catégories. Nous avons créé pour vous 19 catégories. Il ne vous reste plus qu’à choisir, en vous assurant qu’une catégorie soit bien attribuée à chaque compte de charges.

Remarque: Vous pouvez avoir plusieurs catégories par compte.

Une fois que vous avez lié des catégories à vos comptes de charges, Spendesk va pouvoir lier automatiquement les dépenses aux catégories et comptes de charges adaptés.

Qui choisit les catégories?

Afin d’établir ces 19 catégories nous avons défini des centaines de règles (par fournisseur et comptes de charges les plus courants).

Mais nous savons que chaque entreprise est différente, et vous avez sûrement vos propres noms de comptes de charges. Si c'est le cas, vous pouvez créer vos propres règles en quelques secondes. 

C'est parfait pour les fournisseurs que vous avez l’habitude d’utiliser. Il suffit de le configurer la première fois et le tour est joué !

Comment cette fonctionnalité va aider les comptables et les entreprises ?

Il y a différents avantages concrets à laisser l'automatisation prendre le relais:

  • Vous gagnez du temps et vous débarrassez des tâches chronophages (plus besoin de lier manuellement pour chaque dépense).
  • Vous réduisez les erreurs manuelles (les robots n’ont pas les yeux fatigués).
  • Vous garantissez des reporting précis (une seule nomenclature bien respectée) et tout cela en temps réel. 

Voici les bénéfices que cela aura dans votre business.

Équipes financières

Moins les équipes finances auront de tâches manuelles à faire, plus elles pourront se concentrer sur ce qui est important. En effet, l’équipe finance consacre chaque mois des heures à lier les paiements aux bons comptes de charges. Grâce à Autocat, elles n’auront même plus besoin d’y penser !

Les chefs d'entreprise

Chaque fondateur ou CEO veut s'assurer que ses équipes utilisent leur temps au mieux. Donc plus les tâches vont être automatisées et éliminées, moins les équipes vont perdre de temps, et plus elles seront productives et épanouies.

Et pour les entreprises qui paient des sommes astronomiques aux comptables (internes ou externes), c’est un moyen facile de réduire la facture.

Les autres collaborateurs

La bonne nouvelle, c’est que rien ne change pour vos équipes. Les collaborateurs peuvent toujours dépenser quand et comme ils en ont besoin. Tant qu’ils utilisent Spendesk, les dépenses seront toujours associées automatiquement aux bons comptes de charges.

Alors qu'est-ce que vous attendez ?

La fonctionnalité Autocat vous enlève une véritable épine du pied. Votre comptabilité n’aura jamais été aussi claire et précise aussi rapidement. 

Grâce à cet outil votre entreprise est plus efficace, vos reportings plus précis et vos équipes ravies. Vous êtes gagnant sur tous les fronts !

Contactez dès à présent votre responsable de compte pour activer et paramétrer la nouvelle fonctionnalité Autocat sur votre compte Spendesk. 

Si vous n'êtes pas encore utilisateur… et bien qu'attendez-vous ? Demandez votre démonstration sur mesure à l’un de nos experts !

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TOPICS : Comptabilité Gestion des dépenses Fonctionnalités

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