Nouvelle fonctionnalité : faites de vos budgets une réalité
Comptabilité 4 min

Nouvelle fonctionnalité : faites de vos budgets une réalité

Maylis Amram

69% des équipes financières considèrent qu’elles sont perçues comme “le gendarme” par les responsables de budgets. 

Suivre et contrôler les budgets n’est pas une tâche facile, non seulement pour la finance, mais aussi pour les managers qui se sentent désarmés, jonglant entre les fichiers Excel, les données extraites par la finance, les cartes bancaires partagées, les factures fournisseurs à valider… 

Toute l’entreprise y perd de l’énergie, du temps, et de l’argent. 

Et s’il était possible pour les équipes opérationnelles et financières de voir les dépenses des équipes en temps réel et de valider les demandes d'achat en fonction ? Et s'ils pouvaient également suivre l'évolution de leur budget en temps réel afin d'être toujours sur la même longueur d'onde ?

Avec notre nouvelle fonctionnalité “Spendesk Budgets”, c’est désormais possible.

Le contrôle budgétaire est fastidieux pour toute l’entreprise

Chaque année, la préparation des budgets est un chantier considérable pour les équipes financières. Mais faire de ces budgets une réalité reste problématique. 

Les budgets sont dans des fichiers Excel totalement déconnectés de la gestion et des outils quotidiens :

  • Les managers n’ont pas de visibilité en temps réel sur leurs budgets. Ils doivent prendre des décisions rapidement pour savoir s’ils peuvent engager des dépenses, valider des achats etc. Ils perdent souvent du temps à analyser les données de la finance et finissent par dépasser leur budget.
  • La finance n’a pas de visibilité sur ce qui a été dépensé par rapport au budget prévisionnel, et ne peut que constater que les budgets ont été dépassés, souvent lorsque c’est trop tard. 
  • Finance et managers travaillent en silos et perdent leur énergie et leur temps dans un processus de contrôle budgétaire inefficace. D’ailleurs, ce sont 94% des responsables qui disent suivre leurs budgets dans un système différent de celui de la finance.

Tous nos clients racontent la même histoire: ils partageaient les cartes bancaires, n’avaient pas de visibilité sur les paiements ni sur les engagements de dépenses, et devaient manuellement sommer tous les achats pour les imputer au bon budget.

Avec Spendesk, ils peuvent valider toutes les demandes d’achats, vérifier les dépenses effectuées ou engagées en temps réel avec toutes les informations nécessaires pour les allouer au bon budget.

Nouvelle fonctionnalité : Spendesk Budgets

Spendesk aide désormais les entreprises à contrôler leurs budgets simplement, efficacement et sans effort, en centralisant au même endroit les budgets des équipes, la validation des achats et bons de commandes, et les paiements.

Les équipes finance responsabilisent ainsi leurs équipes dans le suivi et la gestion de leurs budgets grâce à une visibilité en temps réel sur ce qui a été dépensé par rapport au prévisionnel.

L’équipe finance centralise les budgets dans Spendesk

Les budgets sont directement liés à la validation opérationnelle des achats et aux paiements faits avec Spendesk. Chaque centre de coût a un responsable et un budget liés aux dépenses validées ou effectuées.

Les responsables de budgets peuvent prendre des décisions éclairées lorsqu’ils doivent valider des achats

Les responsables peuvent suivre leur budget et valider les nouvelles demandes d’achat en fonction de celui-ci. Le budget est donc vérifié avant validation et mis à jour automatiquement par Spendesk.

Tout le monde peut suivre en temps réel ce qui a été dépensé

Les budgets sont automatiquement mis à jour sur la base des engagements de dépenses validés et des dépenses déjà effectuées. Les bons de commande, demandes de cartes et factures fournisseurs sont intégrés.

L’équipe finance responsabilise toute l’entreprise

Plus de surprise en fin de trimestre grâce à une visibilité en temps réel sur les dépenses engagés par rapport au budget estimé. 

Pilotez votre entreprise avec vos budgets

Avec Spendesk Budgets, tout le monde y gagne :

  • L’équipe finance bénéficie d'une visibilité en temps réel sur ce qui a été dépensé par rapport au prévisionnel. Elle peut responsabiliser ses équipes dans le suivi et le respect de leurs budgets.
  • Les managers peuvent suivre leurs budgets en temps réel et prendre les bonnes décisions.
  • Toute l’entreprise gagne du temps, de l’argent et de l’énergie !

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Construit avec et pour les équipes finance

Nous tenions à remercier tous nos clients qui ont participé à notre bêta privée. Merci de nous avoir aidé à créer une fonctionnalité que nous sommes fiers de vous dévoiler aujourd'hui.

Merci également à l’équipe qui a construit cette fonctionnalité en travaillant toujours très étroitement avec les équipes finances de nos clients pour s’assurer de vous offrir la meilleure solution.

Ce n’est que le début 

Depuis le premier jour, chez Spendesk notre mission est de libérer les entreprises et les leurs équipes de la bureaucratie interne. En s’attaquant aux processus de gestion des dépenses fastidieux et chronophages et en supprimant toutes les tâches à faible valeur ajoutée, nous permettons à nos clients de se concentrer sur l’essentiel.

Après presque cinq ans, nous sommes toujours engagés à aller plus loin et prévoyons de sortir de nombreuses fonctionnalités et services pour libérer les équipes finance de tout ce qui ne mérite pas leur énergie.

Ce n’est que le début.

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Maylis Amram

Maylis Amram is Product Marketing Manager at Spendesk.