Notes de frais : ce que permet la loi pour faciliter les remboursements

Faustine Rohr-Lacoste par Faustine Rohr-Lacoste | 24 septembre, 2018

La gestion des notes de frais et le remboursement des frais professionnels peut virer au casse tête si les process de l’entreprise ne sont pas clairement définis et encadrés. Connaître le cadre légal imposé par la loi est indispensable pour optimiser leur traitement et simplifier le quotidien de vos équipes.

Votre entreprise se développe, et la quantité de salariés en déplacement professionnel augmente par la même occasion. Les salariés avancent de plus en plus de dépenses professionnelles qui doivent être remboursées par l’entreprise.

Voilà qu’un beau matin, vous recevez un coup de téléphone de votre DAF croulant sous les factures et les justificatifs suite aux nombreuses notes de frais établies. Il faut réagir. Bien que la note de frais ne soit contrainte à aucun formalisme, il existe plusieurs modes de remboursement autorisés par la loi. Selon les cas, des seuils s’appliquent, bien que le chef d’entreprise puisse fixer une partie des règles. En résumé : leur remboursement peut être simplifié grâce à l’adoption de bons réflexes et en fonction du cadre déterminé par la loi. En complément, la mise en place d’une politique proactive de gestion des notes de frais y concourt également.

Nous vous présentons dans cet article tout ce qu’il faut savoir pour optimiser le remboursement des frais avancés par vos salariés et simplifier la vie de votre DAF.

Comment rembourser les frais professionnels de mes salariés ? 

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La loi offre deux possibilités aux employeurs : rembourser les frais au réel ou au forfait. 
 
Si vous choisissez le remboursement au réel, l’employeur est tenu de rembourser la somme exactement dépensée par l’employé. Pour les justifier, il doit fournir un reçu pour chacune des dépenses. Ceux-ci sont accompagnés d’une note de frais qui récapitule les informations nécessaires pour obtenir le remboursement.
 
Si vous choisissez le remboursement forfaitaire, l’employeur détermine un montant fixe à rembourser au salarié pour chaque type de dépense. Selon les cas, le remboursement peut être automatisé. Par exemple, s'il doit utiliser sa voiture personnelle pour des déplacements professionnels de manière régulière, alors l’entreprise peut verser un montant mensuel fixe au salarié concerné sous forme d’indemnités kilométriques. 
 
L’employeur est libre de choisir son mode de remboursement. Cependant, il est courant et conseillé de consulter les employés pour connaître leur préférence. Bien qu’il ne soit pas obligatoire de choisir le même mode d’indemnisation pour tous les salariés, de nombreuses entreprises ont recours à un système unique pour simplifier les procédures.
 

Surtout, ne perdez jamais de vue qu’une dépense engagée doit être obligatoirement justifiée pour donner lieu à un remboursement. 

Quel est le délai légal pour effectuer le remboursement ?

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Selon la loi, le remboursement des frais professionnels est soumis à la prescription quinquennale, c’est à dire que vous disposez de 5 années maximum pour réclamer et obtenir un remboursement. 
 
Dans la plupart des cas, chaque entreprise fixe son propre délai dans une note de service pour que le salarié fournisse les justificatifs et envoie sa note de frais au service comptable. Malgré cela, un salarié peut demander à appliquer la loi et bénéficie de la prescription quinquennale suite à un arrêt de la Cour de cassation de 2009.
 

En moyenne, les entreprises remboursent leurs employés dans un délai compris entre 3 et 5 semaines. 

Puis-je rembourser n’importe quelle somme à mes salariés ?

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La loi encadre les montants qu’un employeur peut rembourser à ses salariés. Au delà, les sommes versées sont requalifiées en tant qu’avantage en nature. 
 
De nombreuses dépenses telles que les repas pris au restaurant, les indemnités kilométriques, les frais de déplacements, l’achat de nouveau matériel ou les frais engagés pour le télétravail sont règlementées.
 
Les taux et barèmes sont directement consultables et mis à jour sur le site de l’administration fiscale. 
 
 

Rembourser les notes de frais des salariés n’est pas si difficile que cela lorsque l’entreprise possède des process clairs et correctement définis. N’hésitez pas à rédiger une politique d’encadrement des frais professionnels récapitulant tous les droits et devoirs du salarié. Cependant, des solutions SaaS telles que Spendesk permettent aux salariés de ne plus avancer de frais en les dotant de moyens de paiement adaptés en amont et pendant tous leurs déplacements. Spendesk, permet aussi aux salariés de déclarer en ligne leurs éventuelles notes de frais annexes, facilitant ainsi leur suivi sur une plateforme centralisée et la récupération des factures. Consultez notre checklist « Choisir sa solution de gestion des notes de frais », et passez à la vitesse supérieure avec Spendesk ! 

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