Notes de frais kilométriques, comment fonctionnent-elles ?

Faustine Rohr-Lacoste par Faustine Rohr-Lacoste | 4 avril, 2019

(Article mis à jour avec le barème en vigueur pour l'année 2019)

Avec l'augmentation de l'activité, les collaborateurs se retrouvent de plus en plus souvent sur la route. Il faut alors choisir entre le train, l'avion ou la voiture. Dans ce dernier cas, le collaborateur va privilégier l'utilisation de son véhicule personnel pour effectuer son déplacement professionnel. Il va alors percevoir des indemnités kilométriques dont les montants et conditions sont encadrés par la loi.

Juliette est chef d’une entreprise en pleine croissance, et ses employés sont amenés à se déplacer régulièrement dans le cadre de leurs activités professionnelles. Ne pouvant acheter un véhicule d’entreprise, elle préfère demander à ses salariés d’utiliser leurs véhicules personnels, puis leur verser en contrepartie des indemnités kilométriques. Les montants et conditions sont définis par l’administration fiscale, et sont régulièrement révisés.

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Juliette se pose de nombreuses questions : Comment fonctionne ce système ? Quelles sont les conditions encadrant les notes de frais pour percevoir des indemnités kilométriques ? Quels sont les barèmes en vigueur pour l’année en cours ?

Justement, nous allons répondre à toutes ces questions, et plus encore !

 

Qu’est-ce que les indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques désignent les sommes versées au collaborateur ayant utilisé son véhicule personnel à des fins professionnelles. Elles couvrent l’ensemble des déplacements professionnels, c’est pourquoi les trajets quotidiens domicile-travail ne sont pas concernés.

Les montants à rembourser sont déterminés par l’administration fiscale et prennent en considération une estimation:

  • Des coûts liés à l’usure générale 
  • Des coûts de carburant 
  • De l’entretien et du nettoyage du véhicule 
  • De l’achat de nouveaux pneus 
  • De l’assurance annuelle du véhicule

Leur montant dépend de :

  • La longueur et le nombre de trajets mensuels 
  • La puissance fiscale du véhicule

 

Comment percevoir des indemnités kilométriques ?

Comme pour les autres notes de frais, Juliette ne peut rembourser les indemnités kilométriques que sur présentation d’un justificatif. Il doit comporter les éléments suivants :

  • La date du déplacement 
  • Le motif professionnel 
  • La distance parcourue

La personne percevant les indemnités kilométriques doit être le propriétaire du véhicule concerné (donc inscrit sur la carte grise). Cependant, les indemnités kilométriques ne sont pas cumulables avec un covoiturage entre collègues bénéficiant des mêmes indemnités par exemple.

N’importe quel salarié est éligible au remboursement d’indemnités kilométriques et quel que soit son poste.

 

Comment calculer ses indemnités kilométriques ?

Différents barèmes existent en fonction du type de véhicule utilisé :

  • Voiture
  • Moto
  • Scooter (tous les véhicules dont la cylindrée est inférieure ou égale à 50cc)

Le calcul des indemnités kilométriques n’est pas une démarche très compliquée à partir du moment où tous les éléments sont en notre possession. Pour simplifier ses calculs et accélérer ses démarches, Spendesk met à votre disposition gratuitement un simulateur permettant de calculer automatiquement vos notes de frais kilométriques.

Pour les voitures, le barème de frais kilométriques pour l'année en cours :

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Le barème 2019 étant entré en vigueur en mars, les notes de frais kilométriques pour des déplacements effectués entre le 1er janvier et le 11 mars doivent être réévaluées. En effet, le taux de 2018 (appliqué sur cette période) est différent du taux 2019. Il faut alors compléter le remboursement si besoin.

 

D’autres modes de transport sont éligibles au remboursement d’indemnités kilométriques

Depuis peu, le gouvernement a étendu les remboursements d’indemnités kilométriques à davantage de modes de transport.

Depuis 2016, les collaborateurs se déplaçant en vélo peuvent percevoir 25 centimes par kilomètre parcouru ! Il s’agit du seul mode de transport éligible à un remboursement des trajets domicile-travail. Cette démarche s’inscrit dans le cadre de l’amélioration des politiques RSE des entreprises souhaitant prendre en considération les enjeux environnementaux.

Le traitement des notes de frais coûte cher à votre entreprise et prend beaucoup de temps pour vos collaborateurs et l'équipe finance. Mais aujourd'hui tout devient plus simple grâce à Spendesk et sa fonctionnalité de gestion des frais kilométriques. Le collaborateur peut en quelques clics faire sa propre requête, remplir les détails du voyage et voilà ! Spendesk génère automatiquement la note de frais avec le bon taux et la transmet à l'équipe finance.

Vous souhaitez en savoir plus ? Cet article du Centre d'aide devrait alors vous intéresser !


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TOPICS : Gestion des dépenses Notes de frais

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