Barème notes de frais kilométriques : le modèle prêt à l'emploi

Faustine Rohr-Lacoste par Faustine Rohr-Lacoste | 22 février, 2018
Assurer les déplacements professionnels avec le véhicule personnel du salarié est une solution fréquemment plébiscitée. Le salarié perçoit alors des indemnités kilométriques dont les montants et conditions sont encadrés par la loi.

Le bon modèle de notes de frais kilométriques

Juliette est chef d’une entreprise en pleine croissance, et ses employés sont amenés à se déplacer régulièrement dans le cadre de leurs activités professionnelles. Ne pouvant acheter un véhicule d’entreprise, elle préfère demander à ses salariés d’utiliser leur véhicule personnel, et leur verser en contrepartie des indemnités kilométriques. Les montants et conditions sont définis par l’administration fiscale, et sont régulièrement révisés.

Juliette se pose de nombreuses questions : Comment fonctionne ce système ? Quelles sont les conditions encadrant les notes de frais des indemnités kilométriques ? Quels sont les barèmes en vigueur pour l’année 2018 ?

Justement, nous allons répondre à toutes ces questions, et plus encore !

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I - Qu’est-ce que les indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques désignent les sommes versées au salarié ayant utilisé son véhicule personnel à des fins professionnelles. Elles couvrent l’ensemble des déplacements professionnels, c’est pourquoi les trajets quotidiens domicile-travail ne sont pas concernés.

Les montants à rembourser sont déterminés par l’administration fiscale et prennent en considération une estimation:

  • Des coûts liés à l’usure générale 
  • Des coûts de carburant 
  • De l’entretien et du nettoyage du véhicule 
  • De l’achat de nouveaux pneumatiques 
  • De l’assurance annuelle du véhicule

Leur montant dépend de :

  • La longueur et le nombre de trajets mensuels 
  • La puissance fiscale du véhicule

II - Comment percevoir des indemnités kilométriques ?

Comme pour les autres notes de frais, Juliette ne peut rembourser les indemnités kilométriques que sur présentation d’un justificatif. Il doit comporter les éléments suivants :

  • La date du déplacement 
  • Le motif professionnel 
  • La distance parcourue

La personne percevant les indemnités kilométriques doit être le propriétaire du véhicule concerné. Cependant, les indemnités kilométriques ne sont pas cumulables avec un covoiturage entre collègues bénéficiant des mêmes indemnités par exemple.

N’importe quel salarié est éligible au remboursement d’indemnités kilométriques et quel que soit son poste.

III - Comment calculer ses indemnités kilométriques en 2018 ?

Différents barèmes existent en fonction du type de véhicule utilisé. Il est possible d’être défrayé en utilisant une automobile, une motocyclette ou un cyclomoteur (sont considérés comme tels tous les véhicules dont la cylindrée est inférieure ou égale à 50cc) principalement.

Le calcul des indemnités kilométriques n’est pas une démarche très complexe si on possède l’ensemble des éléments nécessaires. Pour simplifier ses calculs et accélérer ses démarches, Spendesk met à votre disposition gratuitement un simulateur permettant de calculer automatiquement vos notes de frais kilométriques. Téléchargez-le gratuitement en cliquant ici.

Voici les différents barèmes de frais kilométriques pour 2018 :

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IV - D’autres modes de transport éligibles au remboursement d’indemnités kilométriques !

Depuis peu, le gouvernement a étendu les remboursements d’indemnités kilométriques à davantage de modes de transport.

Depuis 2016, les salariés se déplaçant en vélo peuvent percevoir 25 centimes par kilomètre parcouru ! Il s’agit du seul mode de transport éligible à un remboursement des trajets domicile-travail, si le besoin d’utiliser le vélo est justifié après un premier trajet en transport en commun par exemple. Cette démarche s’inscrit dans le cadre de l’amélioration des politiques RSE des entreprises souhaitant prendre en considération les enjeux environnementaux.

Malgré l’utilisation d’un simulateur de note de frais performant, remplir et traiter des notes de frais coûte cher à votre entreprise. Spendesk a créé spécialement une solution innovante permettant de gérer efficacement l’ensemble des dépenses, tout en donnant davantage d’agilité aux salariés. Gagnez du temps tout en améliorant directement les performances de votre entreprise grâce aux solutions Saas de Spendesk !

le bon modèle de note de frais kilométriques pour gagner du temps

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