La note de frais, une tâche à faible valeur ajoutée ?

Juliette Hervé par Juliette Hervé | 20 novembre, 2018

Alors la réponse est oui… mais non, enfin cela dépend surtout de quel point de vue on se place. Parce que finalement le traitement de cette note de frais est un sujet très sensible pour la stabilité du climat social de l’entreprise. Pendant que le Directeur Administratif et Financier ne doit plus perdre de temps à traiter ces tâches minimes, le collaborateur, lui, doit rapidement être remboursé des frais qu’il a avancés pour l’entreprise. On est donc ici sur une opération à double tranchant et particulièrement “touchy” !

La solution pour le DAF : Automatiser le traitement de la note de frais

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Bien évidemment, en tant que DAF, le traitement de la note de frais est une tâche particulièrement ingrate, qui prend du temps, très répétitive et, avouons-le qui ne fait pas vibrer !

Mais si on change de perspective maintenant, le collaborateur qui est venu vous déposer cette note de frais, lui, y accorde une très grande importance. C’est son propre budget qui est mis à mal avec cette dépense (qu’elle soit significative ou non).

L’automatisation de cette tâche dans un outil web permet alors :

  • D’améliorer le temps de traitement des notes de frais
  • De sécuriser les informations et éviter les erreurs de traitement
  • D’obtenir une meilleure visibilité sur la charge de travail et la trésorerie de l’entreprise

Afin de vous aider à choisir l’outil qui correspond le mieux à vos besoins, nous avions déjà rédigé sur ce blog un article qui présentait le top 10 des applications de note de frais. Un florilège de solutions SaaS, made in France, collaboratives et sur-mesure.

De plus, intégrer un logiciel pour la gestion de vos notes de frais dans votre ERP Comptable (ou votre système d’information en général) vous permettra un suivi plus précis. En effet, vous pourrez profiter de tableaux de bord, mis à jour en temps réel, de tous les postes de dépenses de votre entreprise. Le reporting auprès de la Direction Générale et des managers en sera alors simplifié.

La solution pour le collaborateur : Utiliser un outil collaboratif pour plus de transparence et de rapidité

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En tant que DAF, il est de votre devoir d’assurer un bon climat de travail, dans l’idée d’obtenir une équipe soudée autour des valeurs et projets de l’entreprise. C’est pourquoi le sujet de la note de frais (parmi d’autres) est particulièrement sensible, mais aussi facilement gérable. Comme vu précédemment, l’installation d’un outil de gestion des notes de frais, vous permettra beaucoup plus de transparence et de rapidité d’action.

Mais ces outils sont surtout collaboratifs, c’est-à-dire que le collaborateur est impliqué dans le traitement de sa note de frais. Il utilise son smartphone ou son ordinateur pour transmettre sa demande, puis suit son traitement en temps réel. Il est alors rassuré et peut ainsi porter toute son attention sur ses missions au sein de l’entreprise.

Le choix de l’outil est important, il vous faudra choisir une solution qui saura séduire tous ses utilisateurs. Une plateforme ergonomique et intuitive vous permettra d’instaurer rapidement ce nouvel outil au sein de votre système d’information et dans le coeur de vos collaborateurs.

Chez Spendesk nous avons compris l’importance de cette thématique car nous connaissons vos problématiques métiers. Vous avez besoin de :

  • Plus de temps pour traiter des tâches de fond, à forte valeur ajoutée
  • Plus de visibilité, en temps réel, sur la santé financière de l’entreprise
  • La satisfaction de vos collaborateurs sur un sujet sensible pour maintenir une équipe soudée

C’est pourquoi nous proposons à nos clients une plateforme sur mesure (et Made in France), simple d’utilisation, en mode SaaS, mais aussi un service support disponible à tout moment. Et si vous découvriez ce que Spendesk peut vous apporter au quotidien ?

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TOPICS : Notes de frais Gestion des dépenses

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