Note de frais : impôts, URSSAF, tout ce qu'il faut savoir

Sonya Cercletpar Sonya Cerclet|3 juillet, 2017

Savez-vous quelles sont les différentes dépenses professionnelles que vous devez obligatoirement rembourser à vos collaborateurs ? Connaissez-vous les règles en matière de notes de frais ? L’URSSAF et les services des impôts surveillent de très près les frais professionnels, alors assurez-vous d’être bien en règle car il existe une procédure en bonne et due forme à suivre.

Alors, quels sont les frais à rembourser ? 
Comment procéder ? 
Quelles sont les règles fiscales existantes ? 

Nous vous aidons à faire le point sur ces questions.

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La note de frais : les dépenses que l'employeur doit rembourser

L'employeur est légalement tenu de rembourser de nombreux types de frais engagés par les salariés de l'entreprise, comme il est également dans l'obligation de conserver les justificatifs. Des dépenses sont en effet indissociables des missions confiées aux collaborateurs, et elles doivent être supportées par l'entreprise.

Les frais pris en charge par l'employeur couvrent quatre domaines principaux : les frais de déplacement / d'hébergement, les repas, les transports, le télétravail.

  • Les frais de déplacement et d'hébergement des salariés doivent être intégralement remboursés pour autant que deux conditions soient réunies simultanément :
    •  la distance entre le lieu de résidence du salarié et le lieu de travail doit être supérieure ou égale à 50km pour un trajet aller
    • les transports en commun ne donnent pas la possibilité au salarié d'effectuer cette distance dans un laps de temps inférieur à 1h30, toujours pour un trajet aller

Aussi, les frais d'hébergement (hôtel, location de meublé...) doivent également être assumés par l'employeur lorsque le salarié est en déplacement.

  • Les frais de repas :
    • en déplacement : les frais de repas du salarié seront pris en charge en partie ou en totalité par l'employeur
    • hors déplacement : en cas de repas avec des clients, la note doit être remboursée au salarié

Ces frais feront également l'objet d'un remboursement si l'employé est contraint de prendre son repas sur son lieu de travail.

  • Les frais de transport : que cela soit l'avion, le train ou encore la location d’un véhicule, l'employeur doit prendre en charge les frais correspondants. Idem pour les frais de carburant ou encore les tickets de péage d'autoroute. Et dans le cas de figure où le salarié utilise son véhicule personnel pour des rendez-vous clients par exemple, des indemnités kilométriques doivent obligatoirement être mises en place dans l'entreprise.
  • Les frais de télétravail : dans certaines structures, le télétravail est proposé par l'employeur. La loi impose dans ce cas de prendre en charge une partie des sommes dépensées par l'employé comme un pourcentage du loyer ou une partie du forfait internet et mobile par exemple.

Les méthodes de remboursement

Pour rembourser les salariés, vous pouvez procéder de deux façons : selon la méthode aux frais réels ou en appliquant une allocation forfaitaire.

  • Le remboursement aux frais réels est la solution la plus courante et aussi la plus simple. L'employeur rembourse le salarié sur présentation des justificatifs de paiement.
  • L'allocation forfaitaire : ici, le remboursement se base sur un forfait qui s'appuie sur un barème défini par l'URSSAF. Déplacement, transport, hébergement, repas... toutes ces catégories de dépenses font l'objet d'un cadre strict et d'un barème complexe.

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A savoir :

L'employeur doit se conformer à un délai de remboursement précis. Mais l'employé est également tenu de respecter un délai de présentation des notes de frais, un délai fixé par l'employeur et qui peut être par exemple de 20 jours ouvrés.

Impôts, URSSAF, quelle fiscalité ?

Des règles fiscales existent quant aux remboursements des frais professionnels. Les services de l'URSSAF comme ceux des impôts sont très vigilants et des erreurs ou des omissions de la part de l'employeur peuvent entraîner des sanctions financières souvent lourdes. Notez bien que :

  • le remboursement des frais réels engagés par l'employé de même que les montants forfaitaires sont exonérés du paiement de cotisations sociales par l'URSSAF  
  • les frais professionnels sont déductibles du bénéfice imposable de l'entreprise

Bon à savoir :

    • côté salarié le remboursement des frais professionnels n'est pas soumis au paiement de l'impôt sur le revenu

note-de-frais-tva-remboursement.pngLes erreurs à ne pas commettre !

Le remboursement des notes de frais peut dans bien des situations entraîner des erreurs. 

  • Les justificatifs sont insuffisants voire égarés : vous êtes légalement obligé de conserver l'intégralité des preuves des dépenses des salariés (factures, tickets..) au risque sinon de recevoir une amende de la part de l'administration fiscale
  • L'employeur se montre trop "généreux" : des dépenses peuvent être jugées comme étant disproportionnées de la part de l'URSSAF lors de contrôles. Les inspecteurs de l'organisme passent au crible les notes de frais et s'ils estiment que l'employeur a été trop laxiste dans les dépenses des salariés, ces frais peuvent alors être requalifiés en tant qu'avantage en nature. Un exemple ? Passés 5 repas mensuels - hors déplacement - remboursés par l'employeur, l'URSSAF peut juger que les montants représentent en réalité un avantage en nature accordé à l'employé.  

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Sachez par ailleurs que la fraude aux
fausses notes de frais est bien plus répandue qu'il n'y paraît. Limiter, voire en finir avec la fraude permet donc de limiter les coûts et d'éviter les erreurs qui peuvent coûter un prix fou.

Les notes de frais impliquent une gestion administrative et financière rigoureuse et même complexe. Pour simplifier les processus de remboursement des frais professionnels, la mise en place d'un plafond maximal de dépenses est une bonne solution. Utiliser des outils performants de récupération des justificatifs de paiement est nécessaire pour optimiser le processus et gérer les dépenses des équipes de manière idéale.

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TOPICS : Comptabilité Note de frais

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