Note de frais : le guide ultime pour la gestion de votre entreprise

Faustine Rohr-Lacoste par Faustine Rohr-Lacoste | 3 juillet, 2017
La gestion des notes de frais peut devenir un véritable cauchemar, en particulier si vous n'avez pas mis un place un processus agile s'adaptant à la croissance de votre entreprise. 

Le guide pour reprendre le contrôle de vos dépenses sans ralentir vos équipes

Votre entreprise se développe, vos effectifs augmentent, la quantité de clients ne cesse de croitre, et vous êtes de plus en plus sollicité pour de multiples déplacements. Alors qu’il y a quelques mois vous n’étiez encore amené qu’à effectuer quelques voyages professionnels pendant l’année, vous voilà désormais régulièrement entre deux voyages d’affaires. Vos salariés suivent la cadence, et chacun se déplace de plus en plus souvent.

Un nouveau problème émerge alors : comment traiter au mieux la quantité spectaculaire de notes de frais générées par mes salariés ? Pour tout savoir à ce propos, suivez le guide.

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I. Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document permettant à un salarié de justifier une dépense effectuée dans le cadre d’un déplacement professionnel, et donnant droit à un remboursement de la part de son employeur. Il s’agit souvent d’un formulaire mis en place par l’entreprise précisant la date, le lieu, le motif et le montant de la dépense engagée. Toute note de frais doit obligatoirement être accompagnée d’un justificatif de frais, sous la forme d’un reçu, ticket de caisse, ou une facture accompagnée de la mention « payée ».

II. Quels sont les différents frais pouvant être remboursés par l’employeur ?

Les frais pris en charge par l’employeur concernent les dépenses liées aux frais de déplacement, d’hébergement, les repas et le télétravail.

  • Les frais de déplacement peuvent être remboursés à condition que le lieu de déplacement soit à plus de 50 kilomètres de distance du domicile du salarié, et que le trajet aller ne puisse être réalisé en moins d’1h30 grâce aux transports en commun. Avion, train, location de véhicule, frais de carburants péages d’autoroute et entretien sont intégralement pris en charge. Si le salarié utilise son véhicule personnel, il perçoit alors des indemnités kilométriques.
  • Les frais d’hébergement sont soumis aux mêmes conditions et l’employeur est également tenu de les prendre en charge.
  • Les frais de repas sont intégralement pris en charge et font aussi l’objet d’une note de frais détaillée, même pour un simple repas avec un client par exemple.
  • Les frais de télétravail sont de plus en plus courants suite à la croissance de ce mode d’organisation. La loi impose dans ce cas de prendre en charge une partie des sommes dépensées par l'employé comme un pourcentage du loyer ou une partie du forfait internet et mobile par exemple.

III. Quels sont les différents modes de remboursement des notes de frais ?

Les deux types de remboursement

  • L’employeur peut rembourser les frais « au réel », c’est à dire à hauteur des sommes engagées. Concrètement, l’employé en déplacement collecte des justificatifs tout au long de son voyage. Une fois de retour, il produit des notes de frais afin de déclarer, justificatifs à l’appui, l’ensemble de ses dépenses. Il s’agit d’une méthode imposant de nombreuses contraintes à l’employé, qui doit avancer tous ses frais avec son argent personnel, et sans connaitre précisément le délai de remboursement. Du côté de l’entreprise, les notes de frais à traiter sont onéreuses et chronophages. Même si elle peut compter sur la prudence du salarié qui ne dépensera pas ses fonds propres sans compter, elle ne maitrise pas totalement les dépenses effectuées sur place.
  • L’employeur peut aussi rembourser les frais « au forfait », c’est à dire en indemnisant toujours le salarié de la même somme, selon un barème déterminé par l’URSSAF. Evidemment, cela ne vous dispense pas de notifier les raisons et les circonstances dans lesquelles ces frais ont été engagés. D’une part, le salarié n’est plus tenu de collecter une importante quantité de justificatifs… sauf que les aléas propres à chaque déplacement implique parfois d’effectuer des dépenses imprévues ce qui peut conduire au dépassement du plafond légal. Du côté de l’entreprise, il n’y a rien de plus simple : le budget alloué est facilement prévisible, la gestion simplifiée et les coûts plafonnés. Sauf qu’il y a nécessairement un manque à gagner, perçu par les employés malins qui jouent en-deçà des limites de leur forfait. Aussi, il faut maitriser toutes les spécificités et subtilités des barèmes de l’URSSAF pour orchestrer les remboursements.

Les barèmes en vigueur

Les frais kilométriques couvrent l’ensemble des dépenses liées à l’usage d’un véhicule personnel pour se rendre sur son lieu de travail. En règle générale, ces frais englobent l’amortissement de l’usure générale, le nettoyage, l’achat de nouveaux pneumatiques, l’assurance annuelle du véhicule et bien sûr les frais de carburant ! À nouveau, posséder toutes les notes de frais est indispensable pour être remboursé.

Les barèmes de remboursements des frais d’hébergement et de repas ne sont pas toujours simples à appliquer, en raison des nombreuses subtilités qu’ils comportent. Chaque dépense doit être engagée dans l’intérêt de l’entreprise, et doit être justifiée. Il ne reste plus qu’à appliquer le barème en vigueur concocté par l’administration fiscale :

Indemnités de grand déplacement en métropole

Pour chaque repas

Logement et petit déjeuner

 

 

 

Paris Hauts-de-Seine (92), Seine-Saint-Denis (93) et Val-de-Marne (94)

Autres départements

Pour les 3 premiers mois

18,60 €

66,50 €

49,40 €

Au-delà du 3e mois et jusqu’au 24e mois

15,80 €

56,50 €

42,00 €

Au-delà du 24e mois et jusqu’au 72e mois

13,00 €

46,60 €

34,60 €

 

 

Le cas des avances sur frais professionnels

Les avances sur frais professionnels interviennent souvent dans le cadre de missions de longue durée, et lorsque les frais à avancer sont importants au regard des revenus du salarié. L’entreprise peut opter pour :

  • Une avance permanente consistant à fournir une enveloppe mensuelle fixe au salarié. Il fournit ensuite une note de frais pour faire état de chacune de ses dépenses et pour solliciter une avance supplémentaire si nécessaire.
  • Une avance ponctuelle consiste à effectuer directement un virement bancaire sur le compte personnel du salarié, en vue de couvrir les frais survenant dans le cadre d’un déplacement ponctuel futur. De la même manière, il fournit ensuite une note de frais pour ajuster le montant de ses remboursements.

IV. Quels sont les documents à fournir pour prétendre à un remboursement ?

Les justificatifs de notes de frais 

Les justificatifs de notes de frais sont source de frustration pour les salariés comme pour les employeurs. Ils sont contraignants à collecter, à conserver ou à ordonner pour le salarié et longs et fastidieux à traiter pour l’entreprise. La loi est claire sur ce sujet : une note de frais non justifiée ne peut être remboursée, sous peine d’être requalifiée comme avantage en nature.

Les notes de frais sans justificatif sont la bête noire des services comptables, qui ne peuvent boucler un bilan avec des dépenses non justifiées. En France, près d'un salarié sur trois renonce à se faire rembourser ses notes de frais, notamment en raison de la perte de ses justificatifs. Il est alors possible de solliciter un duplicata auprès de chaque établissement nécessaire. Autrement, adopter un remboursement au forfait demeure une autre alternative, bien qu’elle comporte aussi des inconvénients. Le salarié peut aussi effectuer ponctuellement une déclaration sur l’honneur. Enfin, l’adoption de solution numérique de type Spendesk, avec des cartes dématérialisées pour les paiements Internet ou des cartes prépayées pour les équipes sur le terrain permet d’en finir avec les notes de frais. Quant aux justificatifs, une simple photo suffit.

Les délais de remboursement

Selon la loi, le remboursement des frais professionnels est soumis à la prescription quinquennale. En théorie, chaque salarié peut légalement être remboursé dans un délai de 5 ans maximum. Pour autant, le chef d’entreprise peut délibérément imposer un délai plus court au travers d’une note de service, ou dans sa politique d’encadrement des frais professionnels.

Une fois les justificatifs fournis, le délai moyen est de 1 mois pour obtenir un remboursement, car l’approbation des dépenses par le manager, leur contrôle par le comptable, et l’exécution du virement sont des étapes souvent longues.

V. Comment comptabiliser ses notes de frais ?

La comptabilisation des notes de frais

L’inscription des notes de frais dans la comptabilité demeure une étape délicate dont il est nécessaire de maitriser tous les aspects. Intégrer les informations dans votre système comptable est toujours plus aisé lorsque vos salariés remplissent des notes de frais standardisées, à l’aide d’un modèle fourni à l’avance. Qu’ils soient remboursés au réel ou au forfait, l’enregistrement d’une note de frais correspond à l’ajout d’une écriture comptable au débit dans un compte de classe 6.

Voici les comptes adéquats selon chaque type de dépense :

  • Les cadeaux offerts à des tiers doivent être inscrits au compte 6234 intitulé « Cadeaux »
  • Le compte 6251 « Voyages et déplacements » est destiné aux frais de transports quel que soit le mode de déplacement utilisé
  • Les frais de logement et ceux de repas sont classés dans le compte 6256 intitulé « Missions »
  • Un repas partagé avec des convives tels qu’un client doit être comptabilisé sur le compte 6257 « Réceptions »
  • Le compte 647 « Autres charges sociales» est utilisé pour recueillir les frais de transport couvrant les trajets entre le domicile et le lieu de travail des salariés
  • Les achats de documents nécessaires à l’entreprise tels que les revues spécialisées ou les lettres d’informations professionnelles doivent être inscrites au compte 6181 intitulé « Document générale »     
  • Enfin, le compte 6064 est destiné aux fournitures administratives et autres matériels de bureau.

Les remboursements à destination des salariés doivent être inclus sur le compte 421 « Personnel – rémunérations dues ».

La récupération de la TVA sur les notes de frais

La TVA sur les notes de frais entre en catégorie « TVA déductible ». L’entreprise récupère donc son montant associé aux dépenses de ses salariés en déplacement, et pourra la déduire du montant de TVA à verser pour ses achats par exemple. Naturellement, la dépense doit être justifiée.

Elle peut être récupérée sur tous types de repas et les déplacements (frais de péage, frais de gazole à raison de 80% pour un véhicule de tourisme et 100% pour un véhicule utilitaire). Il n’est pas possible de récupérer la TVA sur les autres carburants ou tout autre moyen de transport. Les nuits d’hôtels destinées aux dirigeants et aux salariés d’une entreprise ne donnent pas droit à une récupération de la TVA, tandis que les nuitées destinées aux clients et fournisseurs permettent une récupération intégrale. Son montant sur les petits-déjeuners et boissons est également récupérable que cela soit pour un salarié, un dirigeant ou un client.

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VI. Quels sont les inconvénients des notes de frais ?

Les fraudes aux notes de frais

Il arrive que des employés gonflent une note de frais pour obtenir un remboursement plus élevé que prévu, ou en faisant passer des dépenses personnelles pour des dépenses professionnelles. D’après la société KDS, 15% des entreprises sont concernées. Il s’agit parfois de dépenses engagées en dehors du temps de travail, d'une augmentation du kilométrage parcouru, d'une note de restaurant gonflée, d'une fausse facture, etc.

Lutter contre la fraude nécessite d’impulser une véritable politique de dépenses dans l’entreprise, en commençant par fixer un montant maximum pour chaque type de dépenses. Mais pour être réellement efficace, il faut en finir avec les notes de frais en utilisant directement des cartes de paiement virtuelles. Pour les dépenses sur le terrain, telles que restaurants, achats de fournitures ou plein de carburant, les cartes physiques prépayées sont une excellente option. C’est bien la note de frais qui est la cause de nombreux problèmes en générant de la lenteur dans le processus de gestion et en ouvrant la voie à des abus.

Le coût des notes de frais

Chaque note de frais coûte en moyenne 27€ pour l’entreprise en prenant d'une part le salaire moyen en France (2 225€ net) et d'autre part le nombre d'heures de travail annuel (1 646 heures). Son temps de traitement moyen est estimé à 30 jours. Il s’agit aussi d’une perte de temps conséquente qui détourne le salarié de tâches à plus forte valeur ajoutée. Le manager consacre un temps important à la validation des dépenses. Enfin, l’inclusion des données dans le logiciel comptable accapare le service alors qu’il s’agit d’opérations de faible ampleur.

Mais il existe aussi des coûts cachés comme l’insatisfaction du salarié face à ces tâches peu valorisantes, voire sa frustration ! Ce mécontentement est aussi la cause de l’augmentation des tentatives de fraudes au sein des entreprises.

VII. Comment optimiser la gestion des notes de frais ?

Adopter un modèle de note de frais clair permettant de dégager les informations essentielles est une première étape à mettre en oeuvre. Spendesk vous fournit un modèle prêt à l’emploi !

La solution SaaS de Spendesk permet aussi de dématérialiser les notes de frais et évite ainsi aux salariés de transporter avec eux une multitude de justificatifs au quotidien.

Cependant, la meilleure solution demeure de dire adieu aux cartes qui circulent, aux notes de frais et à la paperasse inutile grâce à des outils innovants. Utiliser une carte virtuelle à usage unique pour les achats en ligne, une carte de paiement pour les dépenses de terrain, et une carte virtuelle plafonnée pour les paiements récurrents permet directement de les abolir.

Tandis que l’entreprise possède une vision de ses dépenses en temps réel et peut définir ses budgets accordés à chaque salarié, ce dernier ne doit plus avancer les frais ni accumuler les justificatifs. Enfin, elles permettent d’automatiser vos tâches récurrentes, telles que la récupération et la réconciliation des factures, ou encore l’inclusion des données relatives à vos dépenses et achats dans votre logiciel comptable.

Vous l’aurez compris, des solutions SaaS performantes et innovantes existent pour faire gagner un temps considérable à tous les membres de votre entreprise. Il s’agit d’une manière ingénieuse pour gérer ses frais et suivre ses dépenses, éviter de nombreuses complications et améliorer l’agilité de vos salariés. Alors, qu’attendez-vous pour passer à la vitesse supérieure et améliorer les performances de votre entreprise avec Spendesk ?

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