Le guide ultime pour devenir un expert de la note de frais
Notes de frais 12 min

Le guide ultime pour devenir un expert de la note de frais

Faustine Rohr-Lacoste

La gestion des notes de frais peut devenir un véritable cauchemar, en particulier si vous n'avez pas mis un place un processus agile qui s'adapte à la croissance de votre entreprise.

Votre entreprise se développe, vos effectifs augmentent, la quantité de clients ne cesse de croître, et vous êtes de plus en plus sollicité pour de multiples déplacements. Alors qu’il y a quelques mois vous étiez encore amené à effectuer que quelques déplacements professionnels pendant l’année, vous voilà désormais régulièrement entre deux voyages d’affaires. Vos salariés suivent la cadence, et chacun se déplace de plus en plus souvent.

Un nouveau problème émerge alors : comment traiter au mieux la quantité spectaculaire de notes de frais générées par les salariés ? 

Pour devenir un expert du sujet, suivez le guide !

New call-to-action

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document permettant à un salarié de justifier une dépense effectuée dans le cadre professionnel, et donnant droit à un remboursement de la part de son employeur. 

Il s’agit souvent d’un formulaire mis en place par l’entreprise précisant pour chaque dépense : 

  • La date.
  • Le lieu.
  • Le motif.
  • Le montant engagé. 

Attention : Toute note de frais doit obligatoirement être accompagnée d’un justificatif de paiement, sous la forme d’un reçu, ticket de caisse, ou une facture accompagnée de la mention « payée ».

Quels frais peuvent être remboursés ?

Les frais pris en charge par l’employeur concernent les dépenses liées aux frais de déplacement, d’hébergement, de repas, de télétravail ou toute autre dépenses effectuée pour le compte de l’entreprise.

Frais de déplacement

Les frais de déplacement peuvent être remboursés à condition que le lieu de déplacement soit à plus de 50 kilomètres de distance du domicile du salarié. Il est aussi important que le trajet aller ne puisse être réalisé en moins d’1h30 via des transports en commun.

Avion, train, location de véhicule, frais de carburants, péages d’autoroute et entretien sont intégralement pris en charge. Et si le salarié utilise son véhicule personnel, il perçoit alors également des indemnités kilométriques.

note-frais-kilometrique-comprendre-article

Frais d’hébergement

Les frais d’hébergement sont soumis aux mêmes conditions que les frais de déplacement. L’employeur est également tenu de les prendre en charge.

Frais de repas

Les frais de repas sont intégralement pris en charge et font aussi l’objet d’une note de frais détaillée, même pour un simple repas avec un client par exemple.

Frais de télétravail

Les frais de télétravail sont de plus en plus courants suite à la croissance de ce mode d’organisation. La loi impose dans ce cas de prendre en charge une partie des sommes dépensées par l'employé, comme un pourcentage du loyer ou une partie du forfait internet et mobile par exemple.

Autres dépenses professionnelles

Il est aussi possible de se faire rembourser d’autres frais professionnels éventuels, directement liés à l’exercice de la mission pour le compte de l’entreprise (achat de matériel, d'abonnement à des outils saas, etc).

Quels sont les différents modes de remboursement des notes de frais ?

Remboursement au réel

L’employeur peut rembourser les frais « au réel », c’est-à-dire à hauteur des sommes engagées.

Concrètement, l’employé en déplacement collecte des justificatifs tout au long de son voyage. Une fois de retour, il fait des notes de frais afin de déclarer, justificatifs à l’appui, l’ensemble de ses dépenses. 

Cette méthode impose à l’employé d’avancer de l’argent de sa poche, sans connaître précisément le délai de remboursement.

Du côté de l’entreprise, les notes de frais à traiter sont onéreuses et chronophages. Même si les salariés seront plus économes du fait qu’il s’agit de leur argent, elle ne peut pas maîtriser totalement les dépenses effectuées.

Remboursement au forfait

L’employeur peut aussi rembourser les frais « au forfait », c’est-à-dire en indemnisant toujours le salarié de la même somme, selon un barème déterminé par l’URSSAF.

Évidemment, cela ne dispense pas l’employé de notifier les raisons et circonstances dans lesquelles ces frais ont été engagés. Mais le salarié n’est plus tenu de collecter une importante quantité de justificatifs. Sauf que les aléas propres à chaque déplacement implique parfois d’effectuer des dépenses imprévues, ce qui peut conduire au dépassement du plafond légal.

Du côté de l’entreprise, il n’y a rien de plus simple : le budget alloué est facilement prévisible, la gestion simplifiée et les coûts plafonnés. Sauf qu’il y a nécessairement un manque à gagner, perçu par les employés malins qui jouent en-deçà des limites de leur forfait. Il faut également maîtriser toutes les spécificités et subtilités des barèmes de l’URSSAF pour orchestrer les remboursements.

justificatif-note-frais-document-obligatoires

Barèmes URSSAF en vigueur

Les frais kilométriques couvrent l’ensemble des dépenses liées à l’usage d’un véhicule personnel pour se rendre sur son lieu de travail. En règle générale, ces frais englobent l’amortissement de l’usure générale, le nettoyage, l’achat de nouveaux pneumatiques, l’assurance annuelle du véhicule et bien sûr les frais de carburant ! À nouveau, posséder toutes les notes de frais est indispensable pour être remboursé.

Les barèmes de remboursement des frais d’hébergement et de repas ne sont pas toujours simples à appliquer, en raison des nombreuses subtilités qu’ils comportent. Chaque dépense doit être engagée dans l’intérêt de l’entreprise, et doit être justifiée. Il ne reste plus qu’à appliquer le barème en vigueur concocté par l’administration fiscale :

Type de dépense

Montant du remboursement

Restauration sur le lieu de travail (ticket restaurant)

6,70€

Frais de repas en déplacement

19€

Frais de repas grand déplacement en métropole :

- Les 3 premiers mois

- Entre 3 et 24 mois

- Entre 24 et 72 mois



19€

16,20€

13,30€

Dépenses supplémentaires de logement et petit déjeuner à Paris, Hauts de Seine (92), Seine Saint Denis (93), Val de Marne (94) :

- Les 3 premiers mois

- Entre 3 et 24 mois

- Entre 24 et 72 mois





68,10€

57,90€

47,70€

Dépenses supplémentaires de logement et petit déjeuner dans les autres départements :

- Les 3 premiers mois

- Entre 3 et 24 mois

- Entre 24 et 72 mois

 

 

50,50€

42,90€

35,40€

Allocations forfaitaires de mobilité professionnelle :

Indemnités compensatoires des dépenses d'hébergement provisoire et frais supplémentaires de nourriture dans l'attente d'un logement définitif (dans la limite de 9 mois)

 

Indemnités compensatoires des dépenses liées à l'installation dans le nouveau logement

75,60€/jour

(après 9 mois, seulement remboursement au réel)

 

1515,20€

(+126,30€/enfant à charge dans la limite de 3 enfants, plafonnée à 1893,90€)

Avances sur frais professionnels

Les avances sur frais professionnels interviennent souvent dans le cadre de missions de longue durée, et lorsque les frais à avancer sont importants au regard des revenus du salarié. L’entreprise peut opter pour :

  • Une avance permanente qui consiste à fournir une enveloppe mensuelle fixe au salarié. Ce dernier doit ensuite soumettre une note de frais pour chaque dépense.
  • Une avance ponctuelle qui consiste à virer directement un montant sur le compte personnel du salarié, en vue de couvrir les frais d’un déplacement ponctuel futur. Il doit également soumettre ses dépenses via notes de frais.

Quels sont les éléments à prendre en compte dans le traitement des notes de frais ?

Les justificatifs de notes de frais

Les justificatifs de notes de frais sont source de frustration pour les salariés comme pour les employeurs. Ils sont contraignants à collecter, à conserver ou à ordonner pour le salarié, puis longs et fastidieux à traiter pour l’entreprise. 

Pourtant, la loi est claire sur ce sujet : une note de frais non justifiée ne peut être remboursée, sous peine d’être requalifiée comme avantage en nature.

C’est pour cette raison que les notes de frais sans justificatif sont la bête noire des services comptables. Ces derniers ne peuvent pas boucler un bilan avec des dépenses non justifiées

En France, près d'un salarié sur trois renonce à se faire rembourser ses notes de frais, notamment en raison de la perte de ses justificatifs. Dans certains cas il est possible de solliciter un duplicata auprès de l’établissement si nécessaire. 

Autrement, adopter un remboursement au forfait demeure une alternative intéressante, bien qu’elle comporte aussi des inconvénients. 

Le salarié peut aussi effectuer ponctuellement une déclaration sur l’honneur de perte de justificatif.

Les délais de remboursement

Selon la loi, le remboursement des frais professionnels est soumis à la prescription quinquennale. C’est-à-dire, qu’en théorie, chaque salarié peut légalement être remboursé dans un délai de 5 ans maximum. 

Pour autant, le chef d’entreprise peut délibérément imposer un délai plus court au travers d’une note de service, dans la convention collective ou dans sa politique d’encadrement des frais professionnels.

Une fois les justificatifs fournis, le délai moyen est de 1 mois pour obtenir un remboursement. En effet l’approbation des dépenses par le manager, leur contrôle par le comptable, et l’exécution du virement sont des étapes souvent longues.

Comment comptabiliser ses notes de frais ?

Comptabilisation des notes de frais

L’inscription des notes de frais dans la comptabilité demeure une étape délicate dont il est nécessaire de maîtriser tous les aspects. 

Intégrer les informations dans votre système comptable est toujours plus facile lorsque vos salariés remplissent des notes de frais standardisées, à l’aide d’un modèle fourni à l’avance. 

Qu’ils soient remboursés au réel ou au forfait, l’enregistrement d’une note de frais correspond à l’ajout d’une écriture comptable au débit dans un compte de classe 6.

Voici les comptes correspondants à chaque type de dépense :

  • Les cadeaux offerts à des tiers doivent être inscrits au compte 6234, intitulé « Cadeaux ».
  • Le compte 6251, « Voyages et déplacements », est destiné aux frais de transports quel que soit le mode de déplacement utilisé.
  • Les frais de logement et ceux de repas sont classés dans le compte 6256, intitulé « Missions ».
  • Un repas partagé avec des convives, tels qu’un client, doit être comptabilisé sur le compte 6257, « Réceptions ».
  • Le compte 647 « Autres charges sociales» est utilisé pour recueillir les frais de transport entre le domicile et le lieu de travail des salariés.
  • Les achats de documents nécessaires à l’entreprise tels que les revues spécialisées ou les lettres d’informations professionnelles doivent être inscrites au compte 6181 intitulé « Document générale ».
  • Enfin, le compte 6064 est destiné aux fournitures administratives et autres matériels de bureau.

Attention : Les remboursements à destination des salariés doivent être inclus sur le compte 421 « Personnel – rémunérations dues ».

top-9-outils-aimer-comptabilite-article

Récupération de la TVA sur les notes de frais

La TVA sur les notes de frais entre en catégorie « TVA déductible ». L’entreprise récupère donc son montant associé aux dépenses de ses salariés en déplacement, et pourra la déduire du montant de TVA à verser pour ses achats par exemple. Naturellement, la dépense doit être justifiée.

Elle peut être récupérée sur tous types de repas et de déplacements (frais de péage, frais de gazole à 80% pour un véhicule de tourisme et 100% pour un véhicule utilitaire). A noter qu’il n’est pas possible de récupérer la TVA sur les autres carburants ou tout autre moyen de transport. 

Les nuits d’hôtels destinées aux dirigeants et aux salariés d’une entreprise ne donnent pas droit à une récupération de la TVA, tandis que les nuitées destinées aux clients et fournisseurs permettent une récupération intégrale. Son montant sur les petits-déjeuners et boissons est également récupérable que cela soit pour un salarié, un dirigeant ou un client.

Quels sont les inconvénients des notes de frais ?

La fraude aux notes de frais

Il arrive que des employés gonflent une notes de frais pour obtenir un remboursement plus élevé que prévu, ou en faisant passer des dépenses personnelles pour des dépenses professionnelles

D’après la société KDS, 15% des entreprises sont concernées. Il s’agit parfois de dépenses engagées en dehors du temps de travail, d'une augmentation du kilométrage parcouru, d'une note de restaurant gonflée, d'une fausse facture, etc.

Lutter contre la fraude nécessite d’établir une véritable politique de dépenses dans l’entreprise, en commençant par fixer un montant maximum pour chaque type de dépenses. 

Mais pour être réellement efficace, il faut en finir avec les notes de frais en utilisant directement des cartes de paiement modernes et connectées. 

Pour les dépenses sur le terrain, telles que les restaurants, les achats de fournitures ou les pleins de carburant, les cartes de paiement physiques prépayées sont une excellente option. Pour les dépenses en ligne, privilégiez les cartes de paiement virtuelles.

C’est bien la note de frais qui est la cause de nombreux problèmes en générant de la lenteur dans le processus de gestion et en ouvrant la voie à des abus.

article-fraudes-note-de-frais-lutter-contre-spendesk

Le coût des notes de frais

Chaque note de frais coûte en moyenne 27€ pour l’entreprise si on compte :

  • Le salaire moyen en France (2225€ net)
  • Le nombre d'heures de travail annuel (1 646 heures). 

Son délai de traitement moyen est estimé à 30 jours. Il s’agit aussi d’une perte de temps conséquente qui détourne le salarié de tâches à plus forte valeur ajoutée. Le manager consacre un temps important à la validation des dépenses. Enfin, l’inclusion des données dans le logiciel comptable accapare l’équipe finance alors qu’il s’agit d’une tâche à faible valeur.

ROI-calculator-outil-calculatrice-frais-professionnels-remboursement-coût

Sans parler de l’insatisfaction du salarié face à ces tâches peu valorisantes, voire sa frustration ! Ce mécontentement est aussi la cause de l’augmentation des tentatives de fraudes au sein des entreprises.

Comment optimiser la gestion des notes de frais ?

Adopter un modèle de note de frais clair et simple à utiliser est une première étape. Voici un modèle gratuit et prêt à l’emploi.

Mais pour passer réellement à l’étape supérieure, Spendesk vous propose de dématérialiser les notes de frais et évite ainsi aux salariés de transporter avec eux une multitude de justificatifs au quotidien.

Spendesk permet également d’arrêter de partager la carte bancaire de l’entreprise en attribuant des cartes de paiements modernes et connectées. Celles-ci rendent les employés plus autonomes, tout en laissant 100% le contrôle à l’équipe finance. 

La plateforme permet de suivre l’ensemble des transactions, de la demande d’achat à l’export comptable, en temps réel. Elle permet aussi de profiter de données précises et justes pour ensuite prendre les bonnes décisions.

L’utilisation d’un logiciel de gestion des dépenses professionnelles comme Spendesk est un véritable atout pour toute l’entreprise. Elle fait gagner du temps, mais aussi en conséquence permet de faire des économies.

Alors, qu’attendez-vous pour passer à la vitesse supérieure et améliorer les performances de votre entreprise avec Spendesk ?

controle-depenses-entreprise-operationnelles-spendesk

Notes de frais Carte de paiement Outils et astuces
Restez au courant des dernières actualités !

Toutes les tendances de la gestion administrative et financière directement dans votre boîte mail.

rocket

Faustine Rohr-Lacoste

Faustine is Head of Community at Spendesk. She is in charge of CFO Connect, a community of modern finance leaders.