Carte affaire, NDF & CB virtuelle : quels moyens de paiement choisir pour ses salariés ?

Carte affaire, NDF & CB virtuelle : quels moyens de paiement choisir pour ses salariés ?

Faustine Rohr-Lacoste

Entre les frais de déplacements, les achats de fournitures ou encore les abonnements à des outils, les salariés ont régulièrement des dépenses professionnelles. C’est pour cette raison que la direction de l’entreprise doit prendre très au sérieux le choix des moyens de paiement qu’elle va mettre à leur disposition.

En effet, le choix des moyens de paiement va être stratégique pour favoriser l’optimisation générale de la politique financière de l’entreprise.

Mais comment choisir entre tous ces moyens de paiement ? Faut-il se fier aux outils “classiques” ou se tourner vers des solutions plus “modernes” ?

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Quels sont les différents moyens de paiement pour les entreprises ?

Dans cet article nous n’allons pas aborder les moyens de paiements types effets de commerce, virement de trésorerie, paiement en espèces, chèques ou titres interbancaires.

Nous allons principalement nous pencher sur les outils traditionnellement utilisés par les entreprises pour les "petites" dépenses, mais également leurs versions modernes.

Les notes de frais (ou NDF)

La note de frais est un grand classique du monde de l’entreprise et est connue de tous. Concrètement il s’agit d’un document qui permet au salarié de se faire rembourser des frais professionnels engagés pour le compte de son entreprise et pour mener à bien ses missions. Il peut s’agir d’un document papier ou numérique, auquel est attaché un justificatif pour la dépense identifiée.

Attention, aucun remboursement n’est envisageable sans un justificatif valide ! Si toutefois vous l’avez perdu, il existe un moyen de traiter une note de frais sans son justificatif.

Avantages de la note de frais :

  • L’employé n’est pas bloqué au moment de faire sa dépense.
  • L’employé est responsabilisé dans son achat.
  • L’entreprise peut suivre les dépenses par salarié et par équipe.

Inconvénients de la note de frais :

  • L’employé peut attendre longtemps le remboursement de l’argent avancé.
  • S'il manque le justificatif, l’employé ne peut pas se faire rembourser.
  • L’entreprise ne peut pas suivre en temps réel l’état de la trésorerie.
  • La gestion des notes de frais représente beaucoup de “paperasse”.
  • Le traitement est chronophage et représente un coût caché conséquent.
  • Les risques d’erreurs et de fraudes sont élevés.

 

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La carte bancaire d’entreprise ou carte affaire

La carte affaire est une carte bancaire émise par un prestataire et qui permet à son détenteur d’effectuer des achats professionnels sans avoir besoin d’avancer d’argent de sa poche. Au contraire, il utilisera cette fois les fonds reliés à la carte.

Les banques traditionnelles proposent des cartes bancaires professionnelles, mais ces dernières sont souvent assez bloquantes pour les entreprises modernes.

Avantages de la carte bancaire professionnelle :

  • Permet au détenteur de la carte de garder le contrôle.
  • L’employé n’a pas à avancer de l’argent de sa poche.

Inconvénients de la carte bancaire professionnelle :

  • La carte passe de main en main en fonction des besoins.
  • Les employés peuvent être bloqués au moment de l’achat (code 3DS).
  • Impossible de suivre en temps réel les achats des salariés.
  • Le risque de perte, vol ou fraude est également présent.

 

Conclusion, le contrôle du niveau des dépenses est difficilement réalisable et le suivi en temps réel impossible. Heureusement, des solutions alternatives existent : les cartes prépayées, virtuelles ou physiques.

Quelles sont les alternatives modernes pour payer en entreprise ?

Dans certaines entreprises, les dirigeants et équipes finance sont prêts à délivrer des CB professionnelles à leurs salariés. Ces solutions permettent plus d’autonomie pour les employés, mais aussi un meilleur contrôle des dépenses pour l’équipe finance.

Mais quelles sont concrètement les solutions à dispositions des entreprises ? Il s’agit d’un ensemble de moyens de paiements, tous reliés à une plateforme pour un contrôle total sur les dépenses de l’entreprise.

Reliés à la plateforme, chaque salarié ou chaque équipe peut disposer :

 

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Les cartes de crédit virtuelles pour sécuriser les dépenses en ligne

Les cartes bancaires virtuelles ont de plus en plus le vent en poupe, car ce nouveau moyen de paiement sécurisé répond à plusieurs défis majeurs tant pour les salariés que pour la direction. 

Plus spécifiquement, c'est aussi le cas pour le département administratif et financier.

Le fonctionnement est simple : c'est une carte à usage unique ou récurrent disposant d'un code généré via une plateforme web sécurisée

L’employé crédite sa carte bancaire virtuelle du montant nécessaire et elle lui permet de faire ses paiements en ligne de manière 100% sécurisée.

C'est un moyen de paiement sur mesure pour tous les frais de déplacements, l'achat de billets de train et de billets d'avion, mais aussi pour les abonnements en ligne. 

Pour chaque nouvelle dépense, une nouvelle carte virtuelle dotée d'un nouveau code et d'un nouveau numéro de carte bancaire est alors éditée par la plateforme.

Outre l'aspect sécurisé de ce moyen de paiement, son autre avantage vient de la gestion plus intuitive qu'elle permet. Le responsable financier pourra en effet déterminer le budget et limites de dépenses précis pour chacun des salariés. Une manière simple et intelligente de gérer au mieux les dépenses de l’entreprise.

Les cartes affaires prépayées pour faciliter les dépenses sur le terrain

A l'instar de ce qui se fait pour les particuliers, les entreprises peuvent tout à fait allouer des cartes corporate prépayées pour les dépenses terrain de leurs salariés

La carte bancaire prépayée présente comme atout phare de ne pas être une carte de crédit. Elle évite ainsi tout risque de dépenses incontrôlées et de possible découvert bancaire.

La carte est créditée d'un montant, là encore, déterminé à l'avance pour régler notamment les notes de restaurants, de taxi ou encore pour l'achat de fournitures diverses. 

Toutes ces "petites" dépenses terrain récurrentes sont ainsi optimisées grâce à ce moyen de paiement intuitif et flexible.

 

Autre avantage et non des moindres : une telle plateforme vous permet d'ajouter les justificatifs directement depuis votre smartphone ou la plateforme web. Désormais, plus besoin de traiter des note de frais, ce qui simplifie grandement la comptabilité

Ces cartes sont généralement connectées à une interface qui permet de suivre les paiements en temps réel. Un dispositif unique et performant de gestion des dépenses, de la comptabilité et des finances de l'entreprise. Avec une vision d’ensemble et un meilleur contrôle, l’équipe finance et la Direction de l’entreprise peut prendre les bonnes décisions !

Les cartes virtuelles et les cartes prépayées s'imposent comme moyen de paiement de choix : sécurisées, intuitives et flexibles.

Elles apportent une réponse sur mesure à la problématique des dépenses en entreprise et sont des solutions plus simples et évolutives que ce que proposent traditionnellement les banques.

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Faustine Rohr-Lacoste

Faustine is Head of Community at Spendesk. She is in charge of CFO Connect, a community of modern finance leaders.