Quel(s) moyen(s) de paiement choisir pour ses collaborateurs ?

Quel(s) moyen(s) de paiement choisir pour ses collaborateurs ?

Faustine Rohr-Lacoste

Choisir le bon moyen de paiement pour couvrir les frais des salariés et optimiser la gestion des dépenses en entreprise est un sujet stratégique pour optimiser la politique financière de l'entreprise.

Entre frais de déplacements, restaurants, fournitures ou encore achat de logiciels, les occasions sont nombreuses pour les collaborateurs d'engager des dépenses dans le cadre de leur travail. Mais les moyens de paiement classiquement proposés par les banques n'offrent pas toujours le niveau de satisfaction souhaité et certaines habitudes en interne peuvent même présenter un niveau de risque élevé. Des moyens de paiement novateurs et performants existent ! Comment choisir ?

Les moyens de paiement existants

En matière de gestion des dépenses des salariés, les responsables financiers des entreprises ont l'habitude de :

  1. Prêter la carte bancaire de l'entreprise, qui passe alors de main en main
  2. Mettre à disposition une carte de paiement à certains employés
  3. Demander aux collaborateurs de faire les traditionnelles notes de frais

L'inconvénient des notes de frais, c'est qu'elles obligent l'employé à avancer les frais sur son budget personnel.

Frais de déplacement, frais de bouche, achat de fournitures, tout y passe. Mais les sommes engagées ne serait-ce que sur un mois peuvent parfois être importantes. Et le salarié doit prendre le temps de créer ses notes de frais, les soumettre et attendre leurs traitement.

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On observe plusieurs problèmes avec cette méthode :

Aussi, le prêt de la carte bleue de l’entreprise est une autre pratique répandue. La carte affaire "circule" de main en main, avec le risque évident de perte voire même de piratage. Une solution certes efficace pour les dépenses opérationnelles mais loin d'être optimale du point de vue du contrôle des dépenses. Les achats sont fait sans réel contrôle et de mauvaises surprises peuvent parfois arriver.

Notons aussi que dans certaines structures, les dirigeants et RAF peuvent délivrer une carte de crédit à certains de leurs collaborateurs. Une méthode qui peut être considérée comme valorisante pour certains mais excluante pour d'autres. D'autant que s'agissant de cartes de crédit, cela vient donc souvent avec un débit différé et des plafonds élevés. Conclusion, le contrôle du niveau des dépenses est difficilement réalisable et le suivi en temps réel impossible. Toutefois, des solutions alternatives existent : les cartes prépayées, virtuelles ou physiques.

Les cartes virtuelles, le moyen de paiement idéal pour les dépenses en ligne

Les cartes bancaires virtuelles ont de plus en plus le vent en poupe, car ce nouveau moyen de paiement sécurisé répond à plusieurs défis majeurs tant pour les salariés que pour la direction. Plus spécifiquement, c'est aussi le cas pour le département administratif et financier.

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Le fonctionnement est simple : c'est une carte à usage unique disposant d'un code généré via une plateforme web sécurisée. La direction détermine à l'avance le montant crédité et elle permet d'acheter en ligne de manière 100% sécurisé. C'est un moyen de paiement sur mesure pour tous les frais de déplacements, l'achat de billets de train et de billets d'avion. Pour chaque nouvelle dépense, une nouvelle carte virtuelle dotée d'un nouveau code et d'un numéro de carte unique est alors éditée par la plateforme.

Outre l'aspect sécurisé de ce moyen de paiement, son autre avantage vient de la gestion intelligente qu'elle permet. Le responsable financier pourra en effet déterminer le plafond précis de chaque carte qu'il remet à ses collaborateurs. Une manière smart de gérer au mieux les dépenses en entreprise.

Les cartes physiques prépayées, pour les dépenses sur le terrain

A l'instar de ce qui se fait pour les particuliers, les entreprises peuvent tout à fait utiliser des cartes prépayées pour les dépenses terrain de leurs salariés. La carte prépayée présente comme atout phare de ne pas être une carte de crédit. Exit ainsi tout risque de dépenses incontrôlées et donc de possible découvert bancaire.

La carte est créditée d'un montant là encore déterminé à l'avance pour régler notamment les notes de restaurants, celles de taxi ou de transport en commun ou encore pour l'achat de fournitures diverses. Toutes ces "petites" dépenses terrain récurrentes sont ainsi grandement optimisées grâce à ce moyen de paiement.

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Mais si le montant est déterminé à l'avance, il est en revanche défini en toute liberté par le collaborateur et le manager. Il peut même être revu à la baisse ou à la hausse en fonction des besoins. Il s'agit donc d'un moyen de paiement souple et flexible, mais aussi sécurisé car le responsable financier peut mieux maîtriser les dépenses des collaborateurs en fixant lui-même les montants.

Autre avantage et non des moindres : une telle plateforme vous permet d'ajouter les factures directement depuis votre smartphone. Désormais, plus besoin de remplir de note de frais pour le salarié et la comptabilité en est grandement simplifiée. Ces cartes sont généralement connectées à une interface qui permet de suivre les paiements en temps réel. Un dispositif unique et performant de gestion des dépenses, de la comptabilité et des finances de l'entreprise.

Les cartes virtuelles et les cartes prépayées s'imposent comme moyen de paiement de choix : sécurisées, intelligentes et flexibles. Elles apportent une réponse sur mesure à la problématique des dépenses en entreprise et sont des solutions plus simples et évolutives que ce que proposent traditionnellement les banques.

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Faustine Rohr-Lacoste

Faustine is Head of Community at Spendesk. She is in charge of CFO Connect, a community of modern finance leaders.