Quel moyen de paiement choisir pour ses collaborateurs ?

Yasmine Guyot par Yasmine Guyot | 9 mai, 2017
Choisir le bon moyen de paiement pour couvrir les frais des salariés et optimiser la gestion des dépenses en entreprise est un sujet stratégique pour optimiser la politique financière de l'entreprise.

Entre frais de déplacements, restaurants, fournitures ou encore achat de logiciels... les occasions sont nombreuses pour les collaborateurs d'engager des dépenses dans le cadre de leur travail.

Les moyens de paiement classiquement proposés par les banques n'offrent pas toujours le niveau de satisfaction souhaité et certaines habitudes en interne peuvent même présenter un niveau de risque élevé. Des moyens de paiement novateurs et performants existent ! Comment choisir ?

Les moyens de paiement existants

En matière de gestion des dépenses des salariés, les entreprises pratiquent traditionnellement trois types de méthodes :

  1. le prêt de la carte bancaire, qui passe de main en main,
  2. la mise à disposition d'une carte de paiement à certains employés,
  3. et les traditionnelles notes de frais.

Les notes de frais supposent pour l'employé de devoir avancer les frais sur ses revenus personnels.

Frais de déplacement, frais de bouche, achat de fournitures... tout y passe. Mais les sommes engagées ne serait-ce que sur un mois peuvent parfois être importantes et le salarié doit attendre le remboursement sur présentation des factures détaillées.

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Plusieurs écueils à cette méthode : la paperasserie est conséquente, les opérations comptables sont chronophages et on estime que le coût lié au traitement de l'opération est de l'ordre de 50 € par salarié.

Aussi, le prêt de la carte bleue de l’entreprise est une autre pratique répandue. La carte affaire "circule" de main en main, avec le risque évident de perte voire même de piratage. Une solution certes efficace pour les dépenses opérationnelles mais loin d'être optimale du point de vue du contrôle des dépenses, qui de facto ne peut pas se faire en temps réel. Avec en bout de ligne, de mauvaises surprises éventuelles quant au niveau des dépenses totales engagées par tous les collaborateurs ayant utilisé la carte.

Notons aussi que dans certaines structures, les dirigeants et RAF peuvent délivrer une carte de crédit à certains de leurs collaborateurs. Une méthode qui peut être considérée comme valorisante pour certains mais excluante pour d'autres. D'autant que s'agissant de cartes de crédit, cela vient donc souvent avec un débit différé et des plafonds élevés. Conclusion, le contrôle du niveau des dépenses est difficilement réalisable et le suivi en temps réel impossible. Toutefois, des solutions alternatives existent : les cartes prépayées, virtuelles ou physiques.

Les cartes virtuelles, le moyen de paiement idéal pour les dépenses en ligne

Les cartes bancaires virtuelles ont de plus en plus le vent en poupe, car ce nouveau moyen de paiement sécurisé répond à plusieurs défis majeurs tant pour les salariés que pour la direction, et plus spécifiquement pour le département administratif et financier.

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Leur fonctionnement est simple : il s’agit d’une carte à usage unique disposant d'un code généré via une plateforme web sécurisée. Créditée d'un montant déterminé à l'avance, elle permet d'effectuer un achat en ligne 100% sécurisé. Un moyen de paiement sur mesure pour les frais de déplacements, l'achat de billets de train et de billets d'avion. Pour chaque nouvelle dépense, une nouvelle carte virtuelle dotée d'un nouveau code et d'un numéro de carte unique est alors éditée par la plateforme.

Outre l'aspect sécurisé de ce moyen de paiement, l'autre grand point fort du dispositif est la gestion intelligente des dépenses qu'elle permet. Le responsable financier pourra en effet déterminer le plafond précis de chaque carte qu'il remet à ses collaborateurs. Une manière smart de gérer au mieux les montants des frais de déplacement.

Les cartes physiques prépayées, pour les dépenses sur le terrain

A l'instar de ce qui se pratique pour les particuliers, les entreprises peuvent tout à fait utiliser des cartes prépayées pour les dépenses terrain de leurs salariés. La carte prépayée présente comme atout phare de ne pas être une carte de crédit. Exit ainsi tout risque de dépenses incontrôlées et donc de possible découvert bancaire.

La carte est créditée d'un montant là encore déterminé à l'avance pour régler notamment les notes de restaurants, celles de taxi ou de transport en commun ou encore pour l'achat de fournitures diverses. Toutes ces "petites" dépenses terrain récurrentes sont ainsi grandement optimisées grâce à ce moyen de paiement.

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Mais si le montant est déterminé à l'avance, il est en revanche librement défini puisqu'il peut être revu à la hausse ou à la baisse en fonction des besoins. Un moyen de paiement souple et flexible donc et également sécurisé car le responsable financier pourra maîtriser au mieux les dépenses des collaborateurs en fixant lui-même les montants.

Autre avantage et non des moindres : l'ajout de factures directement depuis son Smartphone. Plus besoin de remplir de note de frais pour le salarié et la comptabilité est grandement simplifiée pour l'entreprise. Aussi, ces cartes sont généralement connectées à une interface qui permet de suivre les paiements en temps réel. Un dispositif performant de gestion intelligente des dépenses, de la comptabilité et des finances de l'entreprise.

Les cartes virtuelles et les cartes prépayées s'imposent comme moyen de paiement de choix : sécurisées, intelligentes et flexibles. Elles apportent une réponse sur mesure à la problématique des dépenses en entreprise et sont des solutions plus simples et évolutives que ce que proposent traditionnellement les banques.

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TOPICS : Gestion des dépenses

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