Modèle note de frais Excel gratuit et prêt à l'emploi !

Sonya Cercletpar Sonya Cerclet|18 septembre, 2017

Spendesk met à votre disposition un modèle note de frais sur Excel gratuit et prêt à l'emploi. Cet exemple de note de frais peut être utilisé aussi bien par les dirigeants d’une entreprise que par leurs employés.

Les notes de frais font partie de la vie quotidienne de l'entreprise mais peuvent devenir un véritable casse-tête si elles sont mal gérées. Pour gagner en efficacité la première étape consiste à mettre en place une procédure simple en fournissant un modèle de note de frais à ses collaborateurs. Voici un modèle complet qui permet en plus de calculer automatiquement les indemnités kilométriques !

Découvrez Spendesk

La note de frais est le document qui permet à un collaborateur de se faire rembourser des dépenses professionnelles engagées pour le compte de son employeur et pour les besoins de son activité. La note de frais n'a cours que dans les entreprises où les salariés sont remboursés aux frais réels. En effet, quand l'entreprise opte pour le système du remboursement au forfait, en versant une allocation forfaitaire définie par l'Ursaff, l'employé n'a pas besoin de fournir de justificatif pour les dépenses engagées.

En général, les notes de frais concernent des remboursements de déplacements, des frais de bouche (repas d'affaires, par exemple) et des frais de logement. Derrière cette relative simplicité se cache pourtant un véritable casse-tête, à la fois pour les entreprises et les collaborateurs. L'étude Unit4 menée dans neuf pays est à ce titre très révélatrice. En 2016, les salariés français ont renoncé à se faire rembourser un montant global de 600 millions d'euros de frais engagés pour leur entreprise ! Les salariés expliquent ces renoncements par des montants trop faibles, la perte de justificatifs ou une procédure trop longue et décourageante. Les entreprises ont donc tout intérêt à mettre en place des procédures simplifiées pour les notes de frais en commençant par instituer une matrice uniformisée sur une simple feuille Excel.

modele-note-de-frais-excel.png

1 - Trois points importants pour utiliser un modèle note de frais 

  • Une note de frais n'arrive jamais seule : elle est toujours accompagnée d'un justificatif, qu'il s'agisse d'une facture, d'un titre de transport ou d'un simple reçu. Sans quoi, l'entreprise ne pourra pas bénéficier de l'exonération de cotisations sociales. 
  • Le modèle de note de frais doit comporter un nombre minimum de renseignements, dont :
    • L'identité du salarié (nom, prénom, matricule, mail, téléphone)
    • Adresse de l'entreprise
    • Date de la demande de remboursement
    • Date de la dépense
    • Le montant de la dépense (HT, TTC, ainsi que le montant de la TVA)
    • La nature de la dépense
    • Le moyen de paiement
  • Certaines dépenses doivent être plus précisément justifiées :
    • Pour les dépenses de restaurant, il est impératif d'ajouter une colonne "motif de l'invitation" et une autre où sera mentionné le nom des invités.
    • Pour les dépenses d'hébergement, elles ne sont remboursables que si le salarié est à plus de 50 km de son domicile ou que son domicile est à plus d'une heure trente de trajet en transports en commun. Attention ! N'oubliez pas qu'il vous est impossible de récupérer la TVA sur ce type de dépense !
    • En cas d'utilisation du système d'indemnités kilométriques, qui permet un remboursement forfaitaire lors de l'utilisation du véhicule personnel du salarié, il faut également préciser le motif du déplacement, le lieu de la mission, le kilométrage total et la puissance fiscale du véhicule indiquée sur la carte grise, sur laquelle s'appliquera le barème de remboursement de l'administration fiscale. Là encore, attention : le salarié doit garder les justificatifs de ses déplacements, et notamment ses tickets de péage !


2 - Simplifier le process de gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais est un vrai défi pour l'entreprise. La note de frais imprimée, signée par le N+1, et accompagnée des justificatifs agrafés est un véritable calvaire pour le responsable administratif et financier et source d'erreurs comptables. Une des solutions consiste à digitaliser le process, en mettant en ligne et à disposition un modèle de note de frais à remplir par le salarié, qui l'enverra par mail accompagnée des justificatifs scannés.

Pour le département comptable, il est également important de fixer une date limite de remboursement dans le mois, afin de pas avoir à traiter une avalanche de notes de frais au moment d'établir les fiches de paie. L'employé peut toutefois demander une avance sur salaire en cas d'engagement de frais importants. Sachez également que l'employeur peut, quant à lui, fixer une date limite pour la demande de remboursement par une simple note de service.  

La note de frais impose un contrôle à posteriori des dépenses, parfois plusieurs mois après les dépenses effectives ! C'est un processus obsolète qui coute cher à l’entreprise et qu'il convient de moderniser. Une des possibilités pour les entreprises est de proposer un moyen de paiement aux collaborateurs tout en contrôlant le process de dépenses. Des solutions innovantes, telles que Spendesk, peuvent ainsi rendre votre équipe plus autonome et efficace dans la gestion des dépenses pour enfin se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.

Découvrez Spendesk

 

TOPICS : Comptabilité Tips & Tools Note de frais

Ajoutez votre commentaire

0 Commentaire