Modèle de note de frais à télécharger gratuitement
Publié le 21 février 2023
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Pour bien gérer ses notes de frais, il faut d'abord choisir le bon modèle de note de frais. Celui qui fera gagner rapidité et efficacité à vos collaborateurs ainsi qu'à vos comptables. Pour vous aider dans cette tâche, notre équipe met à votre disposition un modèle note de frais sur Excel gratuit et prêt à l'emploi. Adoptez-le dès aujourd'hui et simplifiez la gestion de vos dépenses.
Impossible d'échapper à la note de frais dans le cadre professionnel. Mais pour autant on peut en simplifier sa gestion et ne pas les laisser devenir un véritable casse-tête. Pour gagner en efficacité, la première étape consiste à mettre en place une procédure agile en fournissant un modèle de note de frais à ses collaborateurs.
Qu'est-ce qu'une note de frais ?
La note de frais est le document qui permet à un collaborateur de se faire rembourser des dépenses professionnelles engagées pour le compte de son employeur et pour les besoins de son activité. La note de frais n'a cours que dans les entreprises où les salariés sont remboursés aux frais réels. En effet, lorsque le système du remboursement au forfait est choisi, l'entreprise verse une allocation forfaitaire définie par l'Ursaff. L'employé n'a alors pas besoin de fournir de justificatif pour les dépenses engagées.
En général, les notes de frais concernent:
Des frais de bouche (repas d'affaires, par exemple)
Des frais de logement
Derrière cette relative simplicité se cache pourtant un véritable casse-tête, à la fois pour les entreprises et les collaborateurs. D'après l'étude Unit4 menée dans neuf pays, en 2016, les salariés français ont renoncé à se faire rembourser environ 600 millions d'euros au total de frais engagés pour leur entreprise. Les raisons pour lesquelles les salariés y ont renoncé sont:
Des montants trop faibles
Une procédure trop longue et décourageante
Les entreprises ont donc tout intérêt à mettre en place des procédures simplifiées pour les notes de frais en commençant par instituer une matrice uniformisée sur une simple feuille Excel.
Trois points importants pour utiliser un modèle de note de frais
1. Une note de frais est toujours accompagnée d'un justificatif
Qu'il s'agisse d'une facture, d'un titre de transport ou d'un simple reçu, le justificatif doit toujours être associé à la note de frais. Sans quoi, l'entreprise ne pourra pas bénéficier de l'exonération de cotisations sociales et donc rembourser le salarié.
2. Le modèle de note de frais doit comporter un certain nombre d'informations
Pour être valide et donc traitée, une note de frais doit comporter :
L'identité du salarié (nom, prénom, matricule, mail, téléphone)
Adresse de l'entreprise
Date de la demande de remboursement
Date de la dépense
Le montant de la dépense (HT, TTC, ainsi que le montant de la TVA)
La nature de la dépense
Le moyen de paiement
3. Certaines dépenses doivent être plus précises
Il arrive que des dépenses nécessites plus de détails que d'autres, comme :
Les dépenses de restaurant (dans le cas où un client a été invité) : il est impératif d'ajouter une colonne "motif de l'invitation" et une autre où sera mentionné le nom de chaque invité.
Les dépenses d'hébergement : ne sont remboursables que si le salarié est à plus de 50 km de son domicile ou que son domicile est à plus d'1h30 de trajet en transports en commun. Attention : N'oubliez pas qu'il est impossible de récupérer la TVA sur ce type de dépense !
Les indemnités kilométriques : l'utilisation d'un véhicule personnel est soumis au remboursement à condition de préciser le motif du déplacement, le lieu de départ et d'arrivée, le kilométrage total et la puissance fiscale du véhicule. Là encore, attention : le salarié doit garder tous les justificatifs (ex: tickets de péage) !
Simplifier le process de gestion des notes de frais
La gestion des notes de frais est un vrai défi pour l'entreprise et ce n'est plus envisageable d'avoir des notes de frais papiers qui circulent. Une des solutions consiste à digitaliser le process, en mettant à disposition un modèle de note de frais pré-rempli pour le collaborateur. Il pourra alors l'envoyer par mail, accompagné du(des) justificatif(s) scanné(s).
Pour l'équipe comptable, il est aussi important de se fixer un planning pour traiter le plus rapidement et efficacement les notes de frais, et ainsi déclencher les remboursements. L'idée est de ne pas avoir à traiter une avalanche de notes de frais au moment d'établir les fiches de paie. L'employé peut toutefois demander une avance sur salaire en cas d'engagement de frais importants. Sachez également que l'employeur peut, quant à lui, fixer une date limite pour la demande de remboursement par une simple note de service.
La note de frais a également pour désavantage de nécessiter un contrôle pour éviter les erreurs ou fraudes. C'est aujourd'hui un processus obsolète et archaïque qui coute cher à l’entreprise et qui a besoin d'un coup de jeune. Une option pour les entreprises est de proposer un moyen de paiement aux collaborateurs tout en contrôlant le process de dépenses.
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