Fraude aux notes de frais : nos conseils pour lutter contre de manière efficace

Faustine Rohr-Lacoste par Faustine Rohr-Lacoste | 3 septembre, 2018

Adopter les bonnes pratiques pour lutter contre la fraude aux notes de frais est indispensable pour mettre un terme aux abus de manière pérenne. Nous vous présentons ici les meilleures méthodes utilisées par les chefs d’entreprises pour y parvenir. Tour d’horizon.

Saviez-vous que, selon une étude réalisée par Captio, environ 12% des dépenses des entreprises revêtent un caractère potentiellement frauduleux. Vous ne rêvez pas, quelle que soit la taille de votre entreprise ou son secteur d’activité, aucune n’est totalement épargnée. Le célèbre éditeur de logiciels a découvert que le montant s’élève à 700€ par salarié et par an en moyenne ! De plus, les PME sont de loin les plus exposées aux risques de fraude interne. En effet, toutes n’ont pas créé de véritable politique de gestion des notes de frais. Pour guérir le mal, encore faut il le connaître ! C’est pourquoi nous vous proposons dans cet article d’analyser les pratiques déguisant le plus souvent des fraudes, et un ensemble de recommandations pour y mettre un terme définitif. 

Jamais sans une carte bancaire plafonnée pour les dépenses sur le terrain

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Les fraudes aux notes de frais sont souvent effectuées lorsque le salarié est en déplacement, loin de son entreprise. Lors d’un repas, les techniques sont nombreuses. La première consiste à recevoir une copie du reçu alors que vous étiez invité. Vous récupérez ainsi le montant du repas que vous n’avez pas réglé. Certains employés gonflent le nombre d’invités pour justifier d’un tarif très élevé et masquer leur préférence pour le grand menu dégustation.
 

Pour faire face à ces travers, nous vous conseillons d’imposer une véritable politique de gestion des notes de frais. Par exemple, si vous invitez des partenaires à déjeuner, exigez d’indiquer leur identité à l’arrière du justificatif. Pour ne pas devoir rembourser des frais non engagés, mettez en place des cartes bancaires plafonnées et exigez qu’elles soient l’unique moyen de paiement de vos collaborateurs. Vous êtes donc libre de déterminer le montant maximum de leurs dépenses tout en gardant un contrôle en temps réel sur vos budgets. 

Pour les achats en ligne, une carte virtuelle à usage unique

Les cartes virtuelles à usage unique permettent de réserver les billets de transport, chambres d’hôtels ou encore les voitures de location par exemple. Les paiements sont réglés automatiquement et toujours en fonction de la limite que vous aurez établie. Il possède aussi l’avantage d’être très sécurisé puisque le numéro de la carte bancaire à renseigner est différent à chaque paiement. Face à la recrudescence du risque de cyber-fraude, cette solution s’avère être une excellente alternative.
 
La carte virtuelle permet d’identifier chaque paiement sur un relevé bancaire ce qui met fin aux doubles remboursements. Prenons un exemple : vous vous rendez au restaurant de votre hôtel, et vous demandez un reçu de la note, avant de la facturer sur le montant global de votre réservation. Une fois de retour, vous soumettez le reçu du restaurant ainsi que la note globale de l’hôtel dans laquelle votre dîner est inclus.
 

Vous l’aurez compris, la meilleure solution pour lutter contre les notes de frais, c’est de les abolir !

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En parallèle, fondez une réelle politique de gestion des dépenses

Bien sur, toutes les dépenses de terrain ne peuvent pas être toujours réglées par carte bancaire , faute d’un montant suffisant ou si le commerçant ne les accepte pas. Dans ce cas, il faut déterminer une véritable politique de remboursement des frais professionnels au travers de règles claires, simples et efficaces. Chaque dépense effectuée avant le départ en voyage doit être approuvée par un manager. C’est à lui que revient la responsabilité de déterminer les budgets attribués à chacun.
 
Surtout, assurez vous de faire connaître les nouvelles règles à tous les employés, en diffusant une sorte de guide à leur attention.
 
Tout au long de l’année, réalisez des contrôles par sondage en inspectant la légalité d’un certain pourcentage de notes de frais de manière totalement aléatoire. Contrôler à plusieurs reprises les fraudeurs soupçonnés est également une méthode efficace pour traquer les récidivistes.
 
Surtout, soyez attentifs à la présence de justificatifs. Sachez qu’une note de frais sans justificatif ne peut, en aucun cas, être remboursée. En cas de contrôle par l’administration fiscale, cette pratique peut être passible d’un redressement.
 
 

Vous connaissez le proverbe : « Un DAF averti en vaut deux ! » Et pourtant, mettre en place de véritables mesures de lutte contre les notes de frais est relativement simple grâce à des solutions SaaS telles que Spendesk. Vous procurez alors toute l’agilité nécessaire à vos salariés tout en gardant un strict contrôle sur la maîtrise des budgets de votre entreprise. Améliorez la gestion de vos notes de frais grâce à notre checklist !

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TOPICS : Notes de frais

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