Adopter les bonnes pratiques pour lutter contre la fraude aux notes de frais est indispensable pour mettre définitivement un terme aux abus. Dans cet article nous allons vous présenter les meilleures méthodes utilisées par les chefs d’entreprises pour y parvenir. Tour d’horizon.
Saviez-vous que, selon une étude réalisée par Captio, environ 12% des dépenses en entreprises sont potentiellement frauduleuses. Et ce, quelle que soit la taille de l'entreprise ou son secteur d’activité, aucune n’est totalement épargnée. D'après l'analyse de Captio, le montant moyen de fraude à la note de frais s’élève à 700€ par salarié et par an !
Les PME sont de loin les plus exposées aux risques de fraude interne. En effet, toutes n’ont pas créé de véritable politique de gestion des notes de frais.
Pour guérir le mal, encore faut il le connaître ! C’est pourquoi nous vous proposons dans cet article d’analyser les techniques qui cachent souvent des pratiques frauduleuses, mais également nos recommandations pour y mettre un terme.
Jamais sans une carte bancaire plafonnée pour les dépenses sur le terrain
- L'employé peut obtenir une copie du reçu, alors qu'il a été invité. Dans ce cas il sera remboursé du montant sans avoir déboursé un centime.
- L'employé peut gonfler le nombre d’invités pour justifier d’un tarif très élevé et masquer ainsi leur préférence pour un menu plus cher.
Une carte virtuelle pour les achats en ligne
- 70% des entreprises françaises ont été victimes d’au moins une tentative de fraude en 2018.
- 60% d’entre elles n’ont toujours pas alloué de budget pour lutter contre la cybercriminalité.
- Pourtant 69% de ces entreprises estiment que leur dispositif de cybersécurité est satisfaisant.
- Et 2/3 n’ont pas estimé nécessaire de s’assurer contre le risque de fraude.
Vous l’aurez compris, la meilleure solution pour lutter contre les notes de frais, c’est de les abolir !
En parallèle, mettez en place une vraie bonne politique de gestion des dépenses
Vous connaissez le proverbe : « Un DAF averti en vaut deux ! ». Mettre en place de véritables mesures de lutte contre la fraude aux notes de frais est relativement simple grâce aux solutions modernes à votre disposition. Spendesk, par exemple, vous permet de donner à vos salariés des cartes physiques et virtuelles, reliées à des comptes dont le budget est limité, mais aussi d'intégrer à l'outil votre politique de dépense, de créer des seuils de validation et autoriser ou non tel ou tel type de dépense.
L'avantage est double : vous gardez 100% le contrôle, pendant que vos équipes ne sont pas bloquées pour faire leurs dépenses.
Spendesk, c'est le bon mix entre sécurité, contrôle et flexibilité. Contactez notre équipe et posé leur toutes vos questions :