Qu'est-ce qu'un logiciel OCR (et nos préférés) ?

Utiliser un logiciel OCR permet d'optimiser la gestion électronique de vos documents et ainsi fluidifier tous vos processus. Dans cet article nous allons vous expliquer ce qu'est concrètement un OCR, mais aussi quelles solutions proposent ce type d'outil.

Qu’est-ce qu’un logiciel OCR ?

Mais tout d'abord, savez-vous ce que signifie OCR ? En vérité en français on devrait plutôt parler de logiciel ROC pour Reconnaissance Optique de Caractères (et donc Optical Character Recognition pour les anglophones).

Ces logiciels OCR sont utilisés pour dématérialiser n’importe quel document non modifiable en fichier bureautique. Cela permet ensuite de pouvoir les modifier et les exploiter. Ce peut être particulièrement utile, notamment dans le cadre du déploiement de la réforme sur la facturation électronique.

Prenons un exemple :

Vous recevez un fichier PDF par email que vous avez besoin de modifier. Vous n'allez pas perdre du temps à le réécrire au format Word. C'est là que le logiciel OCR va vous être d'une grande aide. Il vous permet de le convertir automatiquement dans ce format, puis de le travailler comme bon vous semble.

Comment fonctionne-t-il ?

Le logiciel OCR (ou ROC) est doté d’une fonction de reconnaissance optique des caractères, plus ou moins perfectionnée, qui permet de transformer le format de tous les fichiers non modifiables. Le choix de la meilleure solution dépendra donc de ce que vous souhaitez en faire. La décision d'achat d'un logiciel doit être donc prise avec soin, car un outil finalement inadapté pourra vite devenir un fardeau pour l'entreprise.

Quels que soient les besoins de votre entreprise, il est nécessaire de s’assurer que la solution choisie possède les meilleures fonctionnalités de base. Être bien conseillé est essentiel pour se repérer parmi la multitude de logiciels gratuits ou payants du secteur.

Quels sont les avantages ?

L'avantage des logiciels OCR, est qu'ils facilitent la recherche et manipulation de données. De plus, la saisie de données devient plus rapide et contribue à la hausse de la productivité de vos collaborateurs. Pour finir, ils peuvent apporter une aide précieuse aux personnes non ou malvoyantes en décodant les textes de documents scannés ou imprimés.

Nos 7 logiciels OCR préférés

Marvin

Marvin c'est le petit robot qui aide les utilisateurs de Spendesk à soumettre en quelques clics leurs justificatifs de dépenses et factures. Il analyse en quelques secondes le document numérisé, puis rempli automatiquement les champs correspondants avec les bonnes informations (fournisseur, IBAN, montant TTC, TVA, etc). Laissez le travailler et gagnez un temps fou, tout en évitant la moindre erreur !

Abbyy Finereader

Abbyy Finereader est un logiciel tout-en-un de traitement des documents PDF. Il permet d'accroître la productivité en facilitant l'accès aux documents PDFs. Reconnu pour sa qualité par ses utilisateurs, il intègre 189 langues et un taux d'erreur de seulement 1%.

PDFelement

PDFelement est l'un des logiciels les plus appréciés par les utilisateurs, surtout pour sa fonction de qualité de reconnaissance optique de caractères. Il analyse et retranscrit de manière très fiable les langues les plus couramment écrites dans le monde. Il possède de nombreux outils d’édition de texte (souligner, mettre en gras ou en italique par exemple).

Adobe Acrobat

Grand classique de la bureautique moderne, Adobe Acrobat, la solution de gestion des PDF produite par l'illustre éditeur de logiciels graphiques, est encore mise à jour régulièrement. L'OCR, parmi les plus performants du marché, est ainsi une raison de plus de prendre un abonnement Adobe si le budget le permet.

Simple OCR

Simple OCR est un outil gratuit relativement basique, permettant de transformer un document scanné au format TXT ou RTF. Il respecte la mise en page du document d’origine, qu'il convertit au format Word.

Microsoft OneNote

OneNote est un bloc-notes numérique permettant de saisir, stocker et partager des documents textes, des images ou nombreux autres formats multimédia. OneNote dispose de son propre outil OCR permettant de convertir des images ou PDFs en texte. Il n’est cependant pas très intuitif ni vraiment simple d'utilisation.

Free OCR

Free OCR est une solution entièrement gratuite et disposant uniquement des fonctionnalités de base pour la reconnaissance optique. Cependant, il ne garantit pas le formatage du texte. Attention également aux polices trop petites ou difficiles à lire.

Vous l’aurez compris, choisir un bon logiciel OCR permet de booster la productivité en gagnant un temps précieux. Se digitaliser est essentiel pour améliorer l'efficacité des processus de votre entreprise. Comme vous avez pu le lire, Spendesk aussi a son OCR : Marvin. Il extrait en temps réel les données pour une gestion des notes de frais en quelques secondes.

Découvrez Spendesk (et Marvin) !