Logiciels OCR : top 6 des meilleures solutions

Faustine Rohr-Lacoste par Faustine Rohr-Lacoste | 28 mars, 2018
Mettre en place un logiciel OCR permet d'optimiser la gestion électronique de vos documents et ainsi fluidifier tous vos process. Découvrez notre sélection des meilleures solutions (payantes et gratuites) et choisissez la plus adaptée à votre entreprise.

Le guide pour reprendre le contrôle de vos dépenses sans ralentir vos équipes

Qu’est-ce qu’un logiciel OCR ?

Les logiciels OCR sont utilisés pour dématérialiser n’importe quel document non modifiable en fichier bureautique qu’il est ensuite possible d’exploiter et de modifier. Prenons un exemple : vous recevez un fichier PDF par email, mais vous n’avez pas le temps de le réécrire au format Word. Un logiciel OCR vous permet alors de le convertir automatiquement dans ce format, et de le travailler comme bon vous semble.
 

Ils font parti du quotidien des entreprises gérant une quantité importante de documents de manière électronique.

Comment fonctionne-t-il ?

Les logiciels OCR sont dotés d’une fonction de reconnaissance optique des caractères plus ou moins perfectionnée qui permet de transformer le format de tous vos fichiers non modifiables. L’aboutissement de cette fonction est le premier critère à prendre en compte au moment de l’achat d’un logiciel OCR. Si l'outil que vous avez choisi est peu efficace, il va vite devenir un fardeau pour votre entreprise. Il vous obligera à relire et corriger à de multiples reprises l’ensemble des documents traités.

Quels que soient les besoins de votre entreprise, il est nécessaire de s’assurer que votre solution possède des fonctionnalités de base de qualité. Être bien conseillé est essentiel pour se repérer parmi la multitude de logiciels gratuits ou payants existant dans ce secteur.

Quels sont les avantages ?

L'avantage des logiciels OCR, c'est qu'ils facilitent la recherche et la manipulation de données. De plus la saisie de donnée devient plus rapide et contribue à l’augmentation de la productivité de vos collaborateurs. Et pour finir, ils apportent une aide précieuse aux personnes aveugles ou malvoyantes en décodant les textes présents dans les documents scannés ou imprimés.

Notre top : les six logiciels OCR les plus adaptés à vos besoins

Abbyy Finereader (payant)

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Abbyy Finereader est un logiciel « tout-en-un », de traitement des documents PDF. Il permet de démultiplier la productivité pour faciliter gestion de documents. De bonne qualité et reconnu par ses utilisateurs, il intègre 189 langues et un taux d'erreur autour de 1%.

PDFelement (payant)

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PDFelement est un des logiciels les plus appréciés par les utilisateurs, surtout pour sa fonction de reconnaissance optique de caractères. Il analyse et retranscrit de manière très fiable les langues les plus couramment écrites dans le monde. Il possède de nombreux outils d’édition permettant de souligner, mettre le texte en gras et en italique par exemple.

OmniPage (payant)

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OmniPage transforme les documents scannés, les fichiers PDF et les photos numériques. Compatible avec de nombreux scanners, vous pouvez vous contenter de photographier un document avec votre téléphone pour qu’il le déchiffre.

Simple OCR (gratuit)

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Simple OCR est un outil relativement basique, permettant de transformer un document scanné au format TXT ou RTF. Il respecte la mise en page du document d’origine, transformé au format Word.

Microsoft OneNote (gratuit)

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OneNote est un bloc-notes numérique permettant de saisir, stocker et partager des documents textes, des images ou de nombreux autres formats multimédia. OneNote dispose de son propre outil OCR permettant de convertir des images ou des PDF en texte. Il n’est cependant pas très intuitif ni simple d'utilisation. 

Free OCR (gratuit)

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Free OCR est une solution entièrement gratuite et disposant uniquement des fonctionnalités de base pour la reconnaissance optique. Cependant, il ne garantit pas le formatage du texte. Attention également aux polices trop petites ou difficiles à lire.

Vous l’aurez compris, choisir un bon logiciel OCR permet chaque jour aux collaborateurs de gagner un temps précieux. Se digitaliser est essentiel pour améliorer la productivité de votre entreprise en matière de gestion électronique de documents. Chez Spendesk, nous utilisons Marvin, notre OCR qui extrait en temps réel les données des reçus pour faciliter la gestion de votre note de frais.

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