Pourquoi et comment choisir votre logiciel de gestion des achats ?

Faustine Rohr-Lacoste par Faustine Rohr-Lacoste | 2 janvier, 2018
Adopter le meilleur logiciel de gestion des achats est un élément déterminant pour votre entreprise. Avec une solution adaptée à vos besoins, simplifier votre processus d'achat, améliorer la satisfaction de vos clients et augmenter votre productivité ainsi que vos marges !

Voici un risque souvent sous-estimé par les chefs d’entreprise : certains systèmes de gestion des achats obsolètes peuvent entraver le développement de vos activités. La croissance de votre entreprise doit vous conduire à apporter de nouvelles solutions pour la gestion de vos achats afin d’accompagner son essor. C'est pourquoi, de nombreuses solutions existent de nos jours, du tableur traditionnel au logiciel dédié à la gestion des achats. Voici comment choisir et tirer profit de ces nouvelles opportunités.

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I. Pourquoi mettre en place un logiciel de gestion des achats ?

Les entreprises doivent s’adapter en permanence à la concurrence, et ne peuvent pas augmenter leurs prix de manière disproportionnée pour augmenter leurs marges. Il existe une solution beaucoup simple pour y parvenir : le logiciel de gestion des achats.

La politique d'achat nécessite un véritable protocole afin de répondre aux besoins de l’entreprise et de ses clients. D’après Synapscore (2015), l’amélioration de la performance du processus d'achat est l’une des 3 priorités les plus importantes pour les Responsables administratifs et financiers.

Grâce au logiciel de gestion des achats :

  • réduisez le temps consacré en interne au ciblage des bons fournisseurs
  • réduisez le temps consacré à la constitution des appels d’offres
  • réduisez le temps consacré aux démarches administratives et commerciales
  • réduisez le temps consacré au suivi des commandes

Il s’agit véritablement d’une solution stratégique conférant directement de nombreux avantages pour votre entreprise :

  • Un gain de productivité pour vos salariés qui pourront se concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée
  • Une augmentation de vos marges sans augmenter les prix de vos produits
  • Une croissance directe de vos profits

En déléguant ces tâches peu attractives et valorisantes, vous permettez à vos collaborateurs de se focaliser sur le cœur de votre métier. Des outils informatiques adaptés sont les mieux à même d’optimiser la performance de vos achats et donc d'augmenter celle de votre entreprise !

II. Quelles sont les logiciels de gestion des achats existants sur le marché ?

Plus de 82% des acheteurs (source : enquête décision achats 2015) ont recours à Excel pour concevoir leurs tableaux de suivi des commandes et planifier leurs besoins. Solution peu onéreuse et simple d’utilisation, Excel n’est pourtant pas la solution qui convienne à toutes les entreprises.

En effet, cette solution possède plusieurs inconvénients :

  • Adapté lorsque le nombre de fournisseurs et de produits est limité, Excel est mal conçu lorsque la gestion de vos achats se complexifie
  • Vous êtes contraint de créer par vous-même l’ensemble de l’architecture de gestion de vos achats au lieu de profiter d’une solution informatique intégralement conçue par une équipe de professionnels qualifiés pour saisir, actualiser et partager vos informations

Excel semble adapté pour les très petites entreprises dont le processus d’achat demeure simple. Au-delà, il représente davantage un handicap au développement de l’activité, créant un manque de visibilité et des lacunes pour le bon fonctionnement de votre politique d’achat.

L’offre de logiciels de gestion des achats est en pleine expansion suite à la demande très forte de nombreuses entreprises :

  • Ce sont des outils complets permettant de centraliser l’intégralité de vos données
  • Ils facilitent leur consolidation
  • Ils offrent des solutions simples pour actualiser et partager les données

32% des entreprises déclarent utiliser un logiciel de gestion des achats aujourd’hui, un chiffre en voie de progresser très rapidement.

En définitive, ils permettent d’obtenir une vision claire et précise de votre politique d’achat afin de répondre à vos besoins et à ceux de vos clients. En quelques clics, vous connaitrez précisément chaque produit que vous possédez, son destinataire, le stock actuel, l’état des approvisionnements, le suivi des performances de chaque acheteur ou la mise en confrontation avec la demande du côté de vos clients. Elle vous permettra aussi de localiser les éléments qui peuvent être améliorés dans votre politique d’achat.

Certaines solutions vont encore plus loin en proposant :

  • De recueillir automatiquement des informations sur votre fournisseur 
  • De lancer des appels d’offres en ligne
  • Les outils d’e-procurement permettent à vos clients de choisir directement les produits qu’ils désirent en ligne

III. Comment choisir son logiciel de gestion des achats ?

Nous retenons 3 critères essentiels à prendre en considération afin de choisir le meilleur logiciel d’achat pour votre entreprise :

  • La compatibilité avec vos outils de comptabilité et de gestion actuels afin de faciliter votre travail
  • La capacité du logiciel à être dynamique afin d’optimiser les achats actuels et anticiper les achats futurs
  • La clarté des informations transmises afin qu’elles soient directement utiles et exploitables par l’entreprise
Disposer d’un logiciel de gestion des achats est un enjeu stratégique pour votre entreprise afin d’accompagner au mieux la croissance de vos activités. C'est une solution simple et immédiatement opérationnelle pour augmenter vos marges, améliorer vos relations-clients et développer vos activités. 

De nombreuses solutions SaaS telles que Spendesk vous proposent un logiciel de gestion des achats en entreprise avec un suivi en temps réel, une réconciliation et une catégorisation automatique des dépenses par client, par projet ou selon leur nature ainsi qu’une intégration comptable de tous les ordres passés.

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TOPICS : Gestion des dépenses

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