​À quoi ressemble un justificatif de note de frais ?

Faustine Rohr-Lacostepar Faustine Rohr-Lacoste|18 décembre, 2017
Comprendre les règles encadrant les justificatifs de note de frais est une tâche complexe et fastidieuse. Voici les clés pour produire les bons documents et faciliter vos remboursements.

Un salarié peut être amené dans le cadre de ses activités, à avancer des frais pour une dépense professionnelle. L’entreprise est tenue de les lui rembourser, mais à quelles conditions et sur la base de quelles preuves ?

Il est communément admis qu'un simple justificatif ou une facture mentionnant le montant, la date, le lieu et la nature de la dépense est suffisant. Cependant, de nombreuses obligations encadrent les preuves à fournir pour bénéficier d’un remboursement, et leur manquement peut rapidement conduire à des poursuites de la part de l’URSSAF.

Découvrez les documents acceptés comme justificatifs de note de frais en fonction de la nature des dépenses engagées. 

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Les justificatifs de notes de frais par type de dépense

  • Les frais de repas

Nombreux sont les employés désorientés face à la complexité du système de justification des notes de frais. Il n’est pas rare de lire sur des forums : « mon employeur me demande un justificatif pour mes frais de repas. Est-ce que ce justificatif doit absolument être une note de restaurant ? Est-ce qu’il peut être un bon pour une note de boulangerie? Ou bien une note de supermarché? » La réponse est OUI ! L’original d’un reçu papier est suffisant pour justifier d’une note de frais lorsqu’il ne concerne que le salarié.

Cependant, d’autres renseignements doivent impérativement figurer pour justifier de l’invitation d’un client par exemple. Pour chaque convive, il faudra préciser :

  • Le nom de votre invité 
  • Sa fonction 
  • Le nom de son entreprise
  • Les frais kilométriques

La justification des frais kilométriques requiert plusieurs détails spécifiques. Tout d’abord, le salarié est tenu de fournir la carte grise de sa voiture. Il doit également renseigner :

  • Le motif du déplacement
  • Le lieu de la mission 
  • Le kilométrage total réalisé 
  • La puissance fiscale du véhicule
  • Les frais de transports

Il est impératif de fournir le motif précis de votre déplacement ainsi qu’un justificatif des billets de transports pour avoir le droit à un remboursement. L’entreprise peut également rembourser le trajet à effectuer pour se rendre jusqu’au lieu de départ (gare, aéroport, etc.). Cependant, elle ne rembourse pas le trajet quotidien du domicile jusqu’au lieu de travail du salarié.

S’il s’agit d’un déplacement réalisé avec une voiture de l’entreprise, elle doit rembourser l’ensemble des frais de carburant et de péage sur présentation d’un justificatif.

  • Les frais d’hébergement

Avant même d’engager la moindre dépense d’hébergement dans le cadre d'un déplacement professionnel, veillez à vous assurer du respect de deux conditions :

  • La distance entre le lieu de résidence du salarié et le lieu de travail doit être au moins égale à 50 kilomètres 
  • Il ne doit pas être possible de réaliser ce trajet en moins d’une heure trente en utilisant les transports en commun

Les justificatifs d’hébergement requièrent une facture détaillée qui doit mentionner:

  • La quantité de nuitées 
  • L’ensemble des frais imputés à la chambre occupée 
  • Un solde nul
  • Les frais divers

Quelle que soient les dépenses engagées, vous ne devez jamais oublier que toutes les notes de frais doivent être impérativement justifiées. Les autorités fiscales ne permettent aucun remboursement des frais non justifiés.

Il est préférable de fournir un reçu plutôt qu’une facture. En effet, il contient un nombre plus important d’informations telles que le nom du prestataire, le montant total payé, la date de l’opération, la nature des biens achetés et le mode de paiement.

Une facture comporte seulement le nom du fournisseur et la nature des biens fournis. Elle ne justifie pas de son paiement. Bien que souvent tolérée, elle ne constitue pas une preuve de paiement à elle seule. Seule la mention « Payée » ou un justificatif joint constituent des preuves valables.

Les règles régissant la justification et le remboursement des notes de frais ne sont pas simples à exécuter, et les erreurs sont vite arrivées. Aussi, il est fréquent de faire face à l’égarement de justificatifs, situation face à laquelle l’entreprise ne possède aucun recours sous peine de commettre une infraction vis-à-vis de la loi.

Fini les justificatifs décolorés et illisibles, l’accumulation de paperasse inutile, il existe maintenant des solutions telles que Spendesk pour dématérialiser vos justificatifs et les stocker dans une plateforme en ligne. De plus, la conservation de l’intégralité des justificatifs papiers ne sera bientôt plus obligatoire : une raison supplémentaire pour franchir le pas et simplifier la gestion de vos justificatifs de notes de frais.

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TOPICS : Note de frais

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