Témoignage du contrôleur financier chez La Ruche Qui Dit Oui

C'est en 2010 que Guilhem Chéron, Marc-David Choukroun et Mounir Majhoubi, fondent la société Equanum, plus connue sous sa marque La Ruche Qui Dit Oui. Il s'agit d'une plateforme web qui favorise les échanges directs entre consommateurs et producteurs agricoles lors de marchés éphémères. En pleine croissance, la startup a choisi Spendesk pour la gestion des dépenses de ses 140 salariés répartis dans 5 pays. Gaëlle Laudet, contrôleur financier, revient sur son expérience et le fonctionnement de La Ruche Qui Dit Oui.

Comment étaient gérées les dépenses des collaborateurs avant Spendesk ?

Gaëlle Laudet : Avant Spendesk, c’était un joyeux bazar. Les salariés se partageaient 8 cartes bancaires pour tous leurs paiements. Nous faisions confiance à nos collaborateurs, mais les cartes passaient librement de main en main et 50% des justificatifs manquaient chaque mois. Le pire étant les dépenses faites au siège, avec les effectifs grandissants, c’était de plus en plus dur à suivre. Chaque bureau régional avait également sa propre carte gérée par le/la responsable, et même si ces équipes étaient plus petites, ce n'était pas l'idéal non plus.

Quels outils avez-vous testé ?

G.L. : En 2016 nous avons décidé de mettre en place des processus de paiements et de validation des dépenses pour nous structurer. Nous avons alors décidé de comparer différentes solutions selon deux critères : la traçabilité des paiements et le système de validation en amont de la dépense. Plusieurs ont retenues notre attention : les cartes achats de la BNP, Spendesk et une solution concurrente.

Qu'est-ce qui vous a décidé à choisir Spendesk ?

G.L. : Dès le début, Spendesk est ressorti comme la solution la plus simple et la mieux conçue. L’équipe finance a apprécié le degré de sécurité des cartes à usage unique que ne propose pas le concurrent. Avec l'autre solution observée, les équipes se transféraient l’image de la carte par email ! C’était même pire que de faire circuler la carte bancaire habituelle. Puis la DSI (utilisateur majoritaire) est très enthousiaste et apprécie particulièrement la gestion des abonnements que permet Spendesk. Les équipes créent des cartes de paiement virtuelles dédiées pour leurs abonnements SaaS et peuvent les suspendre si nécéssaire.

La réactivité exemplaire du support de Spendesk nous a rassuré également, c'est aussi l'une des raison pour laquelle nous avons choisi cette solution plutôt qu'une autre.

Comment se passe la gestion des dépenses aujourd'hui ?

G.L. : Aujourd'hui plus de 80 collaborateurs utilisent presque quotidiennement les cartes virtuelles Spendesk pour leurs achats en ligne et 30 personnes utilisent les cartes physiques pour leurs dépenses sur le terrain. Grâce à cela, les bureaux régionaux sont beaucoup plus autonomes, car ils disposent d’un moyen de paiement facile et le siège conserve le bon niveau de contrôle. Les équipes sont beaucoup plus sereines pour effectuer des paiements, elles savent qu’elles ne seront pas bloquées dans leur travail.

Face à ce succès, les entités internationales (Espagne, Angleterre et Allemagne) veulent elles aussi un compte Spendesk. Vous nous avez permis de réussir la structuration en simplifiant cette étape cruciale.

En tant que contrôleur financier, quel est le plus gros avantage pour vous ?

G.L. : Je peux visualiser tous les paiements de façon claire, par équipe ou par nature, c'est un vrai plus ! Comme  par exemple la récupération des justificatifs qui est automatique, je gagne un temps fou et nous récupérons plus de TVA. Les notes de frais ont presque disparues, c'est un énorme gain en productivité pour tout le monde... bref j'ai enfin le temps de me concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.

À propos de Gaëlle Laudet, Contrôleur Financier

Gaëlle a rejoint l’équipe de La Ruche Qui Dit Oui en 2015, après plusieurs années dans la grande distribution. Les effectifs étaient alors deux fois moins importants, le développement international s’amorçait tout juste et les bureaux régionaux venaient d’ouvrir. En charge de gérer les équipes régionales et internationales, principalement sur les prévisions budgétaires, la trésorerie et les dépenses, Gaëlle a mis en place Spendesk pour structurer ces processus.